E-rēķini

Finpilo saņem strukturētus e-rēķinus — XML rēķinu formātu, kas kļūst par standartu visā ES un būs obligāts Latvijas uzņēmumiem. E-rēķinā visi rēķina dati ir mašīnlasāmā formā, tāpēc Finpilo tos nolasa tieši tā, kā sūtītājs tos ierakstījis. Nav skenēšanas soļa un nav nekā, ko labot: skaitļi, datumi un puses dokumentā ir paša sūtītāja dati.

E-rēķinu funkcijai jābūt ieslēgtai jūsu darbvietā. Ja to neredzat, sazinieties ar atbalstu.

Ko Finpilo pieņem

• E-rēķinu XML failus — rēķinus Eiropas e-rēķinu standartā (EN 16931), tostarp Peppol un XRechnung rēķinus. Tie parasti ir .xml faili.
• Hibrīdos PDF rēķinus (Factur-X / ZUGFeRD) — PDF rēķinus, kuros iekšā ir iegulti e-rēķina dati. Tie izskatās kā parasti PDF faili. Finpilo iegultos datus atpazīst automātiski un izmanto tos skenēšanas vietā.
• Visi ierastie formāti (PDF, JPG, PNG) turpina darboties tāpat kā līdz šim.

Kā e-rēķini nonāk sistēmā

E-rēķini ienāk tāpat kā jebkurš cits dokuments:

• Manuāla augšupielāde — Documents lapā noklikšķiniet Upload Documents un pievienojiet XML failu tāpat kā PDF.
• Pārsūtīšana e-pastā — nosūtiet vai pārsūtiet e-rēķinu uz sava uzņēmuma Finpilo e-pasta adresi. Darbojas gan XML pielikums, gan hibrīdais PDF.

Kas notiek pēc tam

Rēķins tiek apstrādāts dažu sekunžu laikā un parādās ar visiem aizpildītiem laukiem: numurs, datumi, piegādātāja un pircēja dati, bankas konti, rēķina rindas, PVN sadalījums un summas. Dimensijas (izmaksu centri, konti, PVN kodi) e-rēķinu standartā nav iekļautas, tāpēc Finpilo tās joprojām iesaka, tāpat kā skenētiem dokumentiem. Pārskatiet un pielāgojiet tās kā ierasts.

Ja viens un tas pats rēķins ienāk divreiz — piemēram, vienreiz e-pastā un vienreiz augšupielādēts — Finpilo dokumentā atzīmē iespējamo dublikātu.

E-rēķina apskate

Atveriet dokumentu kā parasti. Priekšskatījuma panelī parādās cilnes, ja pieejami vairāki skati:

• Invoice — pārskatāma rēķina lapa, kas veidota no paša e-rēķina datiem.
• PDF — cilvēkam lasāmā PDF kopija, ja sūtītājs to iekļāvis e-rēķinā.

Visi sūtītāja iegultie pavaddokumenti (piemēram, detalizēts izmaksu atšifrējums) parādās kā papildu cilnes, un tos var lejupielādēt no ⋮ izvēlnes līdzās Download original, kas lejupielādē pašu XML failu. Oriģinālais XML vienmēr tiek saglabāts nemainīts. Tas ir juridiski nozīmīgais dokuments.

Ja failu nevar nolasīt

• XML fails, kas nav e-rēķins (piemēram, bankas izraksts), tiek noraidīts ar skaidru paziņojumu. Nekas netiek minēts.
• Bojāts e-rēķina fails nonāk Failed statusā, un iemesls ir redzams pie dokumenta.