Dokumentu dzīves cikli
Dzīves cikls apraksta dokumenta posmus, piemēram, Saņemts, Pārbaude un Gatavs. Pāreja savieno divus posmus. Tā var pieprasīt informāciju, pārbaudīt nosacījumu vai sākt uzdevumus. Komanda izvēlas savam darbam piemērotus posmus un noteikumus.
Procesus pārvalda Workspace Settings → Lifecycles. Publish izveido versiju jauniem dokumentiem. Make Active izvēlas darbvietas noklusējuma dzīves ciklu. Vienībai var būt atsevišķs dzīves cikls. Esošie dokumenti saglabā sākotnējo versiju. Tālākās pamācības izskaidro katru daļu, izmantojot izolētas piemēra vērtības.
Kas ir dzīves cikls
Jūsu process
Dzīves cikls ir jūsu pašu process, tāpēc katrs dokuments iet vienu ceļu.
- Noklusējuma cikls jau ir gatavs, un varat veidot savu
- Piemēram: apstiprināšana, grāmatvedis pārbauda vēlreiz, tad dokumentu nosūta tālāk
- Add Lifecycle: jauns process ar vienu statusu un bez pārejām
- Katra pāreja var sākt darbplūsmas
- Katra pāreja un lēmums tiek ierakstīts dokumenta aktivitātē un vēsturē
More actions
⋮ rindā satur Duplicate. Tas izveido neaktīvu šī dzīves cikla kopiju un atver to.
Name
Name ir nosaukums, pēc kura komanda atpazīst procesu, piemēram, Piegādātāju rēķinu pārbaude.
- Description pasaka, kad šis dzīves cikls ir īstais
Statusi
Add Status
Statuss visiem parāda, kur dokuments ir jūsu procesā. Add Status atver paneli jaunam posmam.
- Pirmajā statusā sākas katrs dokuments
Name
Name ir uzraksts, ko cilvēki redz statusam, piemēram, Awaiting approval.
- Colour un Icon nosaka, kā uzraksts izskatās
Lock the Document
Lock the Document aizliedz labot dokumentu, kamēr tas ir šajā statusā.
- Only When attiecina slēgšanu tikai uz dokumentiem, kas atbilst nosacījumam
Can Still Edit
Can Still Edit nosauc cilvēkus, grupas vai lomas, kas drīkst labot slēgtu dokumentu.
Who Sees It
Who Sees It satur noteikumus. Noteikums dod tā People līmeni Access dokumentiem, kas atbilst When.
Delete
Delete noņem statusu un katru pāreju uz to vai no tā. Pirmo statusu dzēst nevar.
Pārejas starp statusiem
Add Move
Pāreja ir veids, kā dokuments virzās uz priekšu jūsu procesā.
- Add Move savieno divus statusus un atver paneli jaunajai pārejai
From un Goes To
From ir statuss, no kura pāreja sākas, un Goes To ir statuss pēc tās.
- Any Status ļauj pārejai sākties katrā statusā
Trigger
Trigger nosaka, kā pāreja notiek.
- Button: dokumentā redzama poga ar tekstu, kas norādīts laukā Button Name
- Automatic: dokuments pāriet pats, kad izpildās nosacījumi
Who May Make This Move
Who May Make This Move nosauc cilvēkus, grupas vai lomas, kas drīkst spiest pogu.
Conditions
Conditions nosaka, vai pāreju var izmantot dokumentam. Automātiska pāreja notiek, kad tie izpildās.
Test on a Document
Test on a Document pārbauda nosacījumu uz viena dokumenta. Dokuments nepāriet.
- Matches: nosacījums šiem datiem izpildās
- Does not match: nosacījums neizpildās
- Cannot be decided: trūkst vajadzīgas vērtības
Informācija pārejas laikā
Ask on This Move
Pāreja var savākt to, kas vajadzīgs nākamajam posmam.
- Ask on This Move: lauki, ko vaicā, kad nospiež pogu
Required Fields
Required Fields jāaizpilda, pirms dokuments var veikt šo pāreju.
Confirmation Message
Confirmation Message ir jautājums, ko rāda pirms pārejas.
Nosacījumi sīkāk
Source
Nosacījumi ļauj iestatījumiem reaģēt uz katra dokumenta datiem. Source ir tas, ko nosacījums lasa.
- Dokumenta lauks
- Tabula
- Iepriekšējas darbības rezultāts
Operator un Compare against
Operator salīdzina avotu ar to, ko nosaka Compare against, piemēram, is over vai differs by more than.
- Tolerance: pieļaujamā atšķirība starp divām vērtībām
- Value: ievadīts skaitlis vai teksts
- Field: cits tāda paša tipa lauks
- Days ago: dienu skaits, tikai datumiem
Combine conditions
Combine conditions savieno viena līmeņa nosacījumus.
- AND: jāizpildās visiem nosacījumiem
- OR: pietiek ar vienu nosacījumu
- NOT: izpildās, ja nosacījums neizpildās
Calculation
Calculation nosaka, kā tiek pārbaudītas tabulas rindas.
- Any Line: vismaz viena rinda atbilst nosacījumam
- All Lines: katra rinda atbilst nosacījumam
- Sum of, Average of, Smallest, Largest: viens skaitlis no kolonnas
- Number of: cik rindu ir
Darbplūsmas sākums
Tie paši nosacījumi nosaka, kuri dokumenti sāk darbplūsmu. Which Documents uzskaita, kam dokumentam jāatbilst.
- Bez nosacījuma izpildi sāk katrs dokuments
Lauka iestatījums
Arī lauka iestatījums var sekot nosacījumam. Only when… dod iestatījumam vērtību tikai dokumentiem, kas atbilst When.
- Add a case: pievieno vēl vienu gadījumu
Pārejas darbības
Action
Darbības ļauj pārejai uzsākt to, kam jānotiek tālāk.
- Action notiek pēc pārejas, piemēram, Send Notification vai Start Workflow
Name
Name identificē darbības rezultātu vēlākos nosacījumos, piemēram, Tell the approvers.
Send Notification
Jautājumi zem Action un Name ir atkarīgi no darbības tipa. Dažām kartītēm vairāk ir sadaļā More settings.
Add Action
Add Action pievieno pārejai vēl vienu darbību. Katru kartīti var atvērt, aizvērt vai noņemt.
Dzīves cikla publicēšana un uzturēšana
Publish
Jūsu izmaiņas gaida melnrakstā, tāpēc nepabeigta maiņa nekad nenonāk līdz dokumentiem.
- Publish pārbauda melnrakstu un padara to par versiju jauniem dokumentiem
- Esošie dokumenti paliek ar savu versiju
More actions
More actions satur to, kas maina visu dzīves ciklu, ne publicēšanu.
- Make Active: padara to par darbvietas noklusējuma dzīves ciklu
- Restore Default: atjauno Finpilo noklusējumu, pielāgotiem noklusējumiem
- Discard Draft: atmet nepublicētās izmaiņas
History
History parāda publicētās versijas, kas tās publicēja un kas mainījās. Restore Version pārnes vecāku versiju melnrakstā.
Delete Lifecycle
Delete Lifecycle noņem pielāgotu dzīves ciklu, kas nav aktīvs, un Restore Lifecycle to atgriež.