Entity Management

Entītijas pārstāv jūsu uzņēmumus vai juridiskās personas Finpilo ietvaros. Katrai entītijai ir savi dokumenti, partneri, dimensijas un dokumentu veidi.

Entītiju apskate

Navigējiet uz Entity Management sānjoslā. Lapa rāda tabulu ar visām entītijām jūsu darbvietā ar šādām kolonnām:

• Display Name — īsais nosaukums, kas tiek rādīts visā saskarnē.
• Legal Name — oficiālais reģistrētais nosaukums.
• Registration No. — uzņēmuma reģistrācijas numurs.
• VAT No. — PVN reģistrācijas numurs.
• Last Changed — kad entītija pēdējo reizi mainīta. Saraksts sāk ar jaunākajām izmaiņām.
• Changed By — kas veica šo izmaiņu.

Izmantojiet meklēšanas lauku, lai filtrētu entītijas pēc nosaukuma, reģistrācijas numura vai PVN numura. Ritinot ielādējas nākamās entītijas.

Ja jums ir tiesības dzēst entītijas, filtrs Status rāda arī dzēstās. Izvēlieties Deleted, lai tās redzētu.

Jaunas entītijas izveide

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

1. Noklikšķiniet pogu Add Entity labajā augšējā stūrī.
2. Aizpildiet entītijas datus:
   • Display Name (obligāts) — īss, atpazīstams nosaukums.
   • Legal Name — pilns juridiskais nosaukums.
   • Registration Number — uzņēmuma reģistrācijas numurs.
   • VAT Number — PVN reģistrācijas numurs.
   • Legal Address — juridiskā adrese.
   • Bank Accounts — ievadiet bankas konta numuru un nospiediet Enter, lai pievienotu. Var pievienot vairākus kontus.
3. Noklikšķiniet Create joslā lapas apakšā. Entītija saņem savu Reference ID (formātā: ENT-00001), ko var mainīt tās lapā.

Ja Finpilo parāda "Could not create the entity.", nekas netika izveidots. Mēģiniet vēlreiz pēc brīža.

Entītijas rediģēšana

Noklikšķiniet uz jebkuras entītijas sarakstā, lai atvērtu tās detalizēto lapu. Entītijas detalizētajā lapā ir vairākas cilnes:

General cilne

Rāda visus entītijas rekvizītus (display name, legal name, registration number, VAT number, address, bank accounts, reference ID). Kad maināt lauku, lapas apakšā parādās josla. Noklikšķiniet Save, lai izmaiņas saglabātu, vai Discard, lai tās atceltu. Ja atstājat lapu ar nesaglabātām izmaiņām, Finpilo vispirms pajautā.

Lifecycle izvēlas dzīves ciklu, kurā sākas šīs entītijas jaunie dokumenti. Workspace lifecycle (…) patur visai darbvietai aktīvo dzīves ciklu un seko tam, kad kāds aktivizē citu. Jebkurš cits dzīves cikls ir šīs entītijas paša: pārējās entītijas patur darbvietas dzīves ciklu. Jau iesākti dokumenti patur savu dzīves ciklu, un tiem tiek piedāvāts Move to Current Lifecycle (skatiet Document View). Tā jaunu dzīves ciklu var izmēģināt testa entītijā pirms darba entītijas. Izvēlei vajag atļauju rediģēt dzīves ciklus.

Entītijas dzēšana un atjaunošana

Nepieciešamas tiesības dzēst entītijas.

Atveriet izvēlni ⋮ entītijas lapas augšējā labajā stūrī un izvēlieties Delete Entity. Finpilo parāda, cik dokumentu entītijai ir, un lūdz ierakstīt DELETE, lai apstiprinātu.

Dzēšana pārvieto entītiju uz dzēstajām. Tās dokumenti, adreses un iestatījumi tiek saglabāti, un to var atjaunot. Kamēr entītija ir dzēsta, tā nav redzama un tajā nekas jauns nenonāk. Lai entītiju dzēstu neatgriezeniski, sazinieties ar help@finpilo.com.

Lai to atjaunotu, Entity Management sadaļā izvēlieties Status: Deleted, atveriet entītiju un lapas augšā noklikšķiniet Restore Entity.

Dimensions cilne

Skatiet Dimensions.

Cilne Document Types

Dokumentu veidi, ko entītija saņem, un ko AI katrā no tiem nolasa. Skatiet Document Types.

Email cilne

Entītijas e-pasta saņemšana vienuviet, sadalīta divos skatos.

Addresses ir entītijas e-pasta adrešu saraksts automātiskai dokumentu saņemšanai. Katrai adresei redzams tās veids (System vai Custom), statuss, kā arī kad un kas to pēdējo reizi mainīja. Katrai entītijai sākumā ir ģenerēta System adrese (piem., abc123@in.finpilo.com), un varat pievienot līdz trīs savām Custom adresēm (piem., acme-rekini@in.finpilo.com). Dokumenti, kas nosūtīti uz jebkuru aktīvo adresi, tiek apstrādāti zem šīs entītijas.

• Add Address atver paneli labajā pusē. Ierakstiet daļu pirms @ (3-64 rakstzīmes: mazie burti, cipari, punkti, defises vai pasvītrojumi) un noklikšķiniet Create. Katrai adresei jābūt unikālai starp visiem Finpilo klientiem, tāpēc var parādīties "This address is already taken". Bieži lietoti pastkastīšu nosaukumi, piemēram, info vai admin, ir rezervēti.
• Noklikšķiniet uz adreses, lai to atvērtu panelī. Copy Address to nokopē. Izslēdziet Receives documents, lai adrese pārstātu saņemt dokumentus, bet paliktu rezervēta jūsu entītijai, un noklikšķiniet Save. Ar bultām augšpusē varat pāriet uz nākamo adresi.
• Delete (panelī) Custom adresi atbrīvo pilnībā. E-pasts uz to vairs netiek saņemts, un šo nosaukumu var aizņemt jebkurš. Ja vēlaties adresi tikai apturēt, izslēdziet Receives documents. System adresi nevar ne izslēgt, ne dzēst.

Replies zem saraksta nosaka, vai Finpilo atbild katra saņemtā e-pasta sūtītājam. Atbilde nonāk sūtītāja pastkastē ar rezultātu temata rindā (Email received | Success | ... vai Email received | Failed | ...) un visu pielikumu sarakstu ar to rezultātu. Divi slēdži, abi pēc noklusējuma ieslēgti. Izmaiņa tiek saglabāta, kad noklikšķināt Save joslā, kas parādās:

• When documents are accepted: sūtītājs saņem apstiprinājumu, ka viņa dokumenti tiek apstrādāti.
• When a document fails: sūtītājam paziņo, ja kādu pielikumu nevarēja pieņemt vai ja e-pastā vispār nebija pielikumu.

Atbildes nekad netiek sūtītas automātiskiem sūtītājiem (no-reply adresēm, automātiski ģenerētam pastam), tāpēc tās nevar radīt cilpu ar citām sistēmām. Atbilde netiek sūtīta arī tad, ja sūtītāja serveris neiztur e-pasta autentifikācijas pārbaudes. Tas norāda uz iespējami viltotu sūtītāja adresi.

Logs rāda katru e-pastu, kas saņemts uz entītijas adresēm: kad tas pienāca, kas to sūtīja, tematu, cik tajā bija pielikumu, rezultātu (Accepted, Failed vai Processing) un to, vai tika nosūtīta atbilde. Noklikšķiniet uz rindas, lai to atvērtu panelī. Tur redzams, kas notika ar katru pielikumu (Document created, Not a document, Could not be processed vai Not taken in, ja darbvieta jaunus dokumentus nepieņem vai pielikums ir lielāks par 25 MB), un kāpēc atbilde netika nosūtīta. Izveidoto dokumentu var atvērt no faila nosaukuma. Filtrējiet pēc rezultāta, meklējiet pēc sūtītāja, temata vai faila nosaukuma un izmantojiet Export ⋮ izvēlnē, lai lejupielādētu sarakstu. Ieraksti tiek glabāti 90 dienas.

Integrācijas cilne

Destination rāda, uz kurieni šī entitāte sūta dokumentus. Izvēlieties to laukā Sends to no galamērķiem, kas drīkst to apkalpot, un nospiediet Save joslā, kas parādās. Entitāte bez galamērķa nevar sūtīt. Pašus galamērķus pievieno un maina sadaļā Darbvietas iestatījumi → Integrācijas (skatiet Integrācijas).

Zem tā ir entitātes pašas izsaukumi abos virzienos, tāpat kā darbvietas Logs: filtrējiet pēc virziena vai iznākuma, meklējiet pēc adreses un nospiediet uz izsaukuma, lai redzētu tā pieprasījumu un atbildi.

Šī cilne ir redzama tikai Admin un Owner lomām esošām entītijām (nav pieejama entītijas izveides laikā).

Member lomas piekļuve

Lietotāji ar Member lomu var skatīt entītiju informāciju, bet nevar rediģēt laukus, izveidot jaunas entītijas, pievienot partnerus vai pievienot dimensijas. Visas rediģēšanas vadīklas Member lomā ir atspējotas vai paslēptas.