Entity Management

Entītijas pārstāv jūsu uzņēmumus vai juridiskās personas Finpilo ietvaros. Katrai entītijai ir savi dokumenti, partneri, dimensijas, dokumentu veidi un lauku iestatījumi.

Entītiju apskate

Navigējiet uz Entity Management sānjoslā. Lapa rāda tabulu ar visām entītijām jūsu darbvietā ar šādām kolonnām:

• Display Name — īsais nosaukums, kas tiek rādīts visā saskarnē.
• Legal Name — oficiālais reģistrētais nosaukums.
• Registration No. — uzņēmuma reģistrācijas numurs.
• VAT No. — PVN reģistrācijas numurs.
• Created By — kas izveidoja entītiju.
• Created — izveides datums un laiks.

Izmantojiet meklēšanas lauku, lai filtrētu entītijas pēc nosaukuma, reģistrācijas numura vai PVN numura.

Jaunas entītijas izveide

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

1. Noklikšķiniet pogu Add Entity labajā augšējā stūrī.
2. Aizpildiet entītijas datus:
   • Display Name (obligāts) — īss, atpazīstams nosaukums.
   • Legal Name — pilns juridiskais nosaukums.
   • Registration Number — uzņēmuma reģistrācijas numurs.
   • VAT Number — PVN reģistrācijas numurs.
   • Legal Address — juridiskā adrese.
   • Bank Accounts — ievadiet bankas konta numuru un nospiediet Enter, lai pievienotu. Var pievienot vairākus kontus.
   • Reference ID — iekšējā atsauce. Ja atstāts tukšs, tiek ģenerēts automātiski (formātā: ENT-00001).
3. Noklikšķiniet Save, lai izveidotu entītiju.

Entītijas rediģēšana

Noklikšķiniet uz jebkuras entītijas sarakstā, lai atvērtu tās detalizēto lapu. Entītijas detalizētajā lapā ir vairākas cilnes:

General cilne

Rāda visus entītijas rekvizītus (display name, legal name, registration number, VAT number, address, bank accounts, reference ID). Rediģējiet jebkuru lauku un noklikšķiniet Save, lai atjauninātu.

General cilnē tiek rādīts arī:

• Delete Entity — sadaļa apakšā, lai neatgriezeniski dzēstu entītiju. Ja entītijai ir piesaistīti dokumenti, tie vispirms jānoņem. Sazinieties ar help@finpilo.com, lai pieprasītu dzēšanu.

Dimensions cilne

Skatiet Dimensions.

Document Types cilne

Skatiet Document Types.

Field Settings cilne

Skatiet Field Settings.

Email cilne

Entītijas e-pasta saņemšana vienuviet, sadalīta divos skatos:

Addresses rāda entītijas e-pasta adreses automātiskai dokumentu saņemšanai. Katrai entītijai sākumā ir ģenerēta adrese (piem., abc123@in.finpilo.com), un blakus tai varat pievienot savas vieglāk iegaumējamas adreses (piem., acme-rekini@in.finpilo.com). Dokumenti, kas nosūtīti uz jebkuru aktīvo adresi, tiek apstrādāti zem šīs entītijas. Noklikšķiniet kopēšanas ikonu, lai nokopētu adresi starpliktuvē.

• Lai pievienotu adresi, ierakstiet daļu pirms @ (3-64 rakstzīmes: mazie burti, cipari, punkti, defises vai pasvītrojumi) un noklikšķiniet Add Address. Katrai adresei jābūt unikālai starp visiem Finpilo klientiem, tāpēc var parādīties "This address is already taken". Tādā gadījumā izvēlieties citu nosaukumu. Bieži lietoti pastkastīšu nosaukumi, piemēram, info vai admin, ir rezervēti. Katrai entītijai varat pievienot līdz trīs savām adresēm.
• Atspējojiet adresi ar tās slēdzi, lai tā pārstātu saņemt dokumentus, bet paliktu rezervēta jūsu entītijai. To jebkurā brīdī varat atkal iespējot. Atspējota adrese ir pelēka un apzīmēta ar "Disabled".
• Noņemiet adresi ar dzēšanas ikonu, lai no tās pilnībā atteiktos. Tādējādi adrese tiek atbrīvota, un vēlāk to var pieprasīt cits uzņēmums. Uz veco adresi joprojām sūtītie dokumenti tad var nonākt pie kāda cita. Ja vēlaties adresi tikai apturēt, atspējojiet to. Sākotnējo ģenerēto adresi nevar ne atspējot, ne noņemt.

Receipt Replies (Addresses skatā) nosaka, vai Finpilo atbild katra saņemtā e-pasta sūtītājam. Atbilde nonāk sūtītāja pastkastē kā atbilde uz viņa e-pastu, ar rezultātu temata rindā (Email received | Success | ... vai Email received | Failed | ...) un visu pielikumu sarakstu ar to statusu. Divi slēdži, abi pēc noklusējuma ieslēgti:

• Reply when an email is accepted — sūtītājs saņem apstiprinājumu, ka viņa dokumenti tiek apstrādāti.
• Reply when an email fails — sūtītājam paziņo, ja kādu pielikumu nevarēja pieņemt vai ja e-pastā vispār nebija pielikumu.

Atbildes nekad netiek sūtītas automātiskiem sūtītājiem (no-reply adresēm, automātiski ģenerētam pastam), tāpēc tās nevar radīt cilpu ar citām sistēmām. Atbilde netiek sūtīta arī tad, ja sūtītāja serveris neiztur e-pasta autentifikācijas pārbaudes. Tas norāda uz iespējami viltotu sūtītāja adresi.

Logs rāda katru e-pastu, kas saņemts uz entītijas adresēm: kad tas pienāca, kas to sūtīja, tematu, katra pielikuma rezultātu un to, vai sūtītājam tika nosūtīta atbilde. Noklikšķiniet uz rindas, lai redzētu detaļas. Pieņemtie pielikumi ir saites uz izveidotajiem dokumentiem. Filtrējiet pēc rezultāta, meklējiet pēc sūtītāja, temata vai faila nosaukuma un izmantojiet Export CSV, lai lejupielādētu sarakstu. Ieraksti tiek glabāti 90 dienas.

Integrācijas cilne

Tās pašas trīs apakšcilnes, kas darbvietas Integrāciju cilnē — Send To, API Keys un Logs — rādot tikai to, kas attiecas uz šo entītiju.

Atveriet galamērķi šeit un ieslēdziet Entity's Destination, lai noteiktu, kurp aiziet šīs entītijas dokumenti. Entitāte bez galamērķa nevar sūtīt, un cilne to pasaka augšpusē. Poga New Destination izveido galamērķi, kas pieder tikai šai entītijai. Skatiet Integrācijas.

Šī cilne ir redzama tikai Admin un Owner lomām esošām entītijām (nav pieejama entītijas izveides laikā).

Member lomas piekļuve

Lietotāji ar Member lomu var skatīt entītiju informāciju, bet nevar rediģēt laukus, izveidot jaunas entītijas, pievienot partnerus, pievienot dimensijas vai mainīt lauku iestatījumus. Visas rediģēšanas vadīklas Member lomā ir atspējotas vai paslēptas.