Document View

Document View ir skats, kurā pārskatāt, rediģējat un validējat apstrādātu dokumentu. Tas atveras, noklikšķinot uz jebkura dokumenta dokumentu sarakstā.

Izkārtojums

Document View izmanto dalīta paneļa izkārtojumu:

• Kreisais panelis — oriģinālā dokumenta (PDF vai attēla) priekšskatījums. Var tuvināt/tālināt, pāriet starp lappusēm (daudzlappušu dokumentiem) un sakļaut priekšskatījuma paneli, lai atvēlētu vairāk vietas datu panelim.
• Labais panelis — izgūtie un papildinātie dati, sakārtoti sakļaujamās sadaļās.

Virs paneļiem galvene rāda faila nosaukumu, statusa nozīmīti, virziena apzīmējumu (Incoming/Outgoing) un dokumenta dzīves cikla informāciju:

Uploaded [datums] by [vārds] · Validated [datums] by [vārds] · Sent [datums] by [vārds] · Ref: [id]

• Uploaded tiek rādīts vienmēr.
• Validated parādās pēc dokumenta validēšanas.
• Sent parādās pēc dokumenta nosūtīšanas uz ārēju sistēmu.
• Ref parādās, ja ārējā sistēma nosūtīšanas laikā atgriezusi grāmatvedības atsauces ID.

Darbību pogas ir augšējā labajā zonā: Save, Validate (vai Unlock), Send (kad webhook ir konfigurēts) un trīs punktu izvēlne ar Reprocess, Download un Delete.

Document Information panelis

Labais panelis ir sadalīts šādās sadaļās. Katru sadaļu var izvērst vai sakļaut, noklikšķinot uz tās virsraksta.

Basic Information

Satur dokumenta pamatmetadatus:

• Document Type — AI noteiktais veids (Invoice, Receipt u.c.). Var mainīt manuāli.
• Document Number — rēķina vai čeka numurs.
• Issue Date — dokumenta izsniegšanas datums.
• Due Date — maksājuma termiņš.
• Period Start / Period End — pakalpojuma vai norēķinu periods, ja piemērojams.

Supplier

Rāda ārējās puses (piegādātāja) datus, kā tie izgūti no dokumenta:

• Partner — nolaižamais saraksts, lai atlasītu vai meklētu atbilstošu partneri no partneru datubāzes. Ja AI atrada atbilstību, partneris jau ir atlasīts.
• Legal Name — piegādātāja nosaukums, kā tas uzdrukāts uz dokumenta.
• Reg. No. — reģistrācijas numurs.
• VAT No. — PVN reģistrācijas numurs.
• Address — piegādātāja adrese.
• Bank Accounts — dokumentā atrastie bankas kontu numuri.

Blakus katram laukam ir atbilstības indikators:

• Zaļa atzīme — izgūtā vērtība precīzi atbilst piesaistītā partnera ierakstam.
• Sarkans krustiņš — izgūtā vērtība neatbilst partnera ierakstam. Uzvelkot kursoru, parādās padoms "Values do not match."
• Pelēka svītra — partneris nav piesaistīts vai lauks ir tukšs dokumentā vai partnera ierakstā.

Recipient

Rāda jūsu entītijas datus, kā tie izgūti no dokumenta. Tāda pati lauku struktūra kā Supplier sadaļā. Entītija tiek automātiski atpazīta pēc reģistrācijas un PVN numuriem.

Financial Summary

Apkopo dokumenta finanšu kopsummas:

• Currency — dokumenta valūta (piem., EUR, USD).
• Subtotal — summa pirms korekcijām.
• Allowances — atlaides vai samazinājumi.
• Charges — papildu maksas (piegāde, apkalpošana).
• Retention — ieturētās summas (depozīti, garantijas).
• Total — neto kopsumma (Subtotal − Allowances − Retention + Charges).
• Tax — kopējā nodokļu summa.
• Total Incl. Tax — kopsumma ar nodokļiem.
• Payable — maksājamā summa (Total Incl. Tax − Prepaid).

Finanšu lauki tiek izcelti ar sarkanu fonu, ja attēlotā vērtība atšķiras no aprēķinātās vērtības (piem., ja rindas pozīciju summa neatbilst galvenes kopsummai). Tas palīdz pamanīt neatbilstības.

Comment

Brīva teksta lauks piezīmju vai komentāru pievienošanai par dokumentu.

Dimensions

Ja entītijai ir konfigurētas dimensijas un dokumenta veida izgūšanas shēma ietver galvenes līmeņa dimensijas, tās šeit parādās kā nolaižamie saraksti.

Supplier un Recipient datu apmaiņa

Ja AI novietoja datus nepareizajās sadaļās (piemēram, jūsu entītijas dati parādās Supplier sadaļā), varat tos apmainīt:

1. Noklikšķiniet ⇄ apmaiņas pogu blakus Supplier vai Recipient sadaļas virsrakstam.
2. Visu lauku vērtības starp abām sadaļām tiek apmainītas nekavējoties.
3. Partnera piesaiste tiek noņemta (partneri būs jāatlasīta no jauna).
4. Noklikšķiniet Save, lai saglabātu izmaiņas.

Apmaiņas poga ir paslēpta, kad dokuments ir validēts (bloķēts).

Line Items (rindas pozīcijas)

Zem Document Information paneļa sadaļa Line Items rāda tabulu ar visām izgūtajām rindas pozīcijām. Katra rinda pārstāv vienu pozīciju no dokumenta.

Rindas pozīciju kolonnas

Redzamās kolonnas ir atkarīgas no jūsu Field Settings konfigurācijas. Biežāk izmantotās kolonnas:

• No — rindas numurs.
• Title — īss pozīcijas apraksts.
• Description — detalizēts apraksts.
• Partner Code — piegādātāja artikula numurs.
• Unit — mērvienība.
• Quantity — vienību skaits.
• Price — vienības cena bez nodokļa.
• Total — rindas kopsumma bez nodokļa.
• Tax Rate (%) — nodokļa likme procentos.
• Tax Amount — aprēķinātā nodokļa summa.
• Total Inc. Tax — rindas kopsumma ar nodokli.
• Dimensiju kolonnas — viena kolonna katrai konfigurētajai dimensijai (piem., VAT Rate, Cost Center, Employees, Product). Katrā ir nolaižamais saraksts dimensijas vērtības atlasei.

Rindas pozīciju rediģēšana

Kad dokumentam ir statuss Processed (vēl nav validēts), visi rindas pozīciju lauki ir rediģējami. Noklikšķiniet uz jebkura lauka, lai mainītu tā vērtību.

Rindas pozīcijas pievienošana

Noklikšķiniet pogu + Add blakus "Line Items" virsrakstam, lai pievienotu jaunu tukšu rindu tabulas apakšā.

Rindas pozīcijas dzēšana

Noklikšķiniet sarkano dzēšanas ikonu rindas pozīcijas labajā galā, lai to noņemtu. Parādīsies apstiprinājuma dialogs.

Rindas pozīciju atlasīšana

Katrai rindas pozīcijai rindas sākumā ir izvēles rūtiņa. Atlasot vienu vai vairākas rindas, tiek aktivizēta atlases rīkjosla, kas parādās pa labi no Add pogas:

[+ Add]   N selected   [Bulk Update]   [Merge | Split]

• Bulk Update parādās, kad ir atlasīta jebkura rinda.
• Merge parādās, kad ir atlasītas 2 vai vairāk rindu.
• Split parādās, kad ir atlasīta tieši 1 rinda.

Atlase un grupveida darbības ir pieejamas tikai tad, kad dokuments nav bloķēts.

Bulk Update

Izmantojiet Bulk Update, lai piemērotu vienas un tās pašas lauku izmaiņas vairākām rindas pozīcijām vienlaikus.

1. Atlasiet rindas, ko vēlaties atjaunināt.
2. Rīkjoslā noklikšķiniet Bulk Update.
3. Dialogā aizpildiet tikai tos laukus, ko vēlaties mainīt. Tukšie lauki tiek ignorēti.
4. Noklikšķiniet Apply. Izmaiņas tiek piemērotas visām atlasītajām rindām. Finanšu lauki (total, tax amount u.c.) tiek pārrēķināti automātiski.

Dialoga kolonnas precīzi atbilst rindas pozīciju tabulai — tās pašas kolonnas tajā pašā secībā.

Merge

Merge apvieno vairākas atlasītās rindas pozīcijas vienā. Noderīgi, kad AI ir izgūtas vairākas rindas, kas patiesībā pārstāv vienu apvienotu summu.

1. Atlasiet 2 vai vairāk rindas.
2. Rīkjoslā noklikšķiniet Merge.

Rindas tiek apvienotas nekavējoties, bez dialoga:

• total summa tiek saskaitīta no visām atlasītajām rindām.
• Teksta lauki (title, description, tax rate, dimensijas u.c.) tiek ņemti no augšējās atlasītās rindas.
• Quantity tiek iestatīts uz 1, un price kļūst par apvienoto kopsummu.
• Apvienotā rinda tiek ievietota augšējās atlasītās rindas pozīcijā. Neatlasītās rindas saglabā savu secību.

Split

Sadalīšana sadala vienu rindas pozīciju vairākās — piemēram, lai piešķirtu dažādas daļas dažādiem izmaksu centriem.

1. Atlasiet tieši 1 rindu.
2. Rīkjoslā noklikšķiniet Split.
3. Split Line Item dialogā izvēlieties, cik daļās sadalīt (piem., 2).
4. Izvēlieties sadalīšanas režīmu: Units (sadalīt pēc daudzuma) vai % (sadalīt procentuāli).
5. Ievadiet daudzumu vai procentuālo sadalījumu katrai iegūtajai pozīcijai. Kopējai summai jāsakrīt ar oriģinālo daudzumu.
6. Noklikšķiniet Split.

Oriģinālā rindas pozīcija tiek aizstāta ar jaunajām sadalītajām rindām. Katrai sadalītajai rindai var piešķirt atšķirīgas dimensiju vērtības.

Grupveida darbības mobilajās ierīcēs

Bulk Update, Merge un Split ir pieejamas tikai datorā. Mobilo ierīču un planšetdatoru izkārtojumā rindas pozīciju tabula tiek rādīta bez atlases rīkjoslas.

AI piešķirtās dimensijas

Kad AI ir piešķīris dimensijas vērtību rindas pozīcijai, dimensijas kolonnā redzama vērtība ar krāsainu indikatoru:

• Zaļš punkts — AI ir pārliecināts par savu piešķīrumu.
• Dzeltens/oranžs punkts — AI piešķīra vērtību, bet ar zemāku ticamību.

Uzvelkot kursoru uz jebkuras AI piešķirtās dimensijas vērtības, parādās padoms ar:

• Dimensijas vērtības nosaukumu un atsauces ID.
• Ticamības līmeni procentos (piem., "Confidence: 100%").
• Skaidrojumu, kāpēc AI izvēlējās šo vērtību (piem., "The line item 'Telpu noma/ Rent object: Office 22' directly relates to office space, which is classified under the 'Office' cost center.").

Jebkuru AI piešķīrumu var mainīt, izvēloties citu vērtību no nolaižamā saraksta.

Virziena pārslēgšana

Blakus statusa nozīmītei dokumenta galvenē redzami uzraksti Incoming un Outgoing. Noklikšķiniet uz neaktīvā uzraksta, lai mainītu virzienu.

Mainot virzienu:

• Partnera piesaiste tiek noņemta (partneri būs jāatlasa no jauna pēc saglabāšanas).
• Izmaiņas tiek saglabātas, noklikšķinot Save vai Validate.

Virziena pārslēgšana ir bloķēta, kad dokuments ir validēts.

Izmaiņu saglabāšana

Noklikšķiniet pogu Save labajā augšējā stūrī, lai saglabātu visas veiktās izmaiņas dokumenta informācijā, rindas pozīcijās un virzienā. Dokuments paliek statusā Processed.

Dokumenta validēšana

Noklikšķiniet pogu Validate, lai apstiprinātu, ka visi dati ir pareizi. Validēšana veic divas lietas:

1. Saglabā visas pašreizējās izmaiņas.
2. Iestata dokumenta statusu uz Validated, kas bloķē visus laukus no rediģēšanas.

Validēti dokumenti galvenē rāda zaļu "Validated" nozīmīti un validēšanas laika zīmogu.

Validēta dokumenta atbloķēšana

Ja nepieciešams veikt izmaiņas validētā dokumentā:

1. Noklikšķiniet pogu Unlock (kas aizstāj Validate pogu validētos dokumentos).
2. Dokuments atgriežas statusā Processed un visi lauki kļūst atkal rediģējami.
3. Pēc izmaiņu veikšanas validējiet dokumentu atkārtoti.

Dokumenta nosūtīšana

Ja jūsu entītijai vai darbvietai ir konfigurēta webhook integrācija (skatiet Integrations), dokumenta galvenes labajā augšējā stūrī parādās poga Send. Send poga tiek rādīta tikai Validated un Sent statusā esošiem dokumentiem — dokumentu, kas vēl nav validēts, nosūtīt nevar.

Pirmā nosūtīšana

1. Noklikšķiniet pogu Send. Finpilo nosūta dokumenta datus uz konfigurēto webhook URL.
2. Ja nosūtīšana ir veiksmīga, dokumenta statuss mainās uz Sent. Galvene atjauninās, rādot nosūtīšanas laika zīmogu un, ja saņemošā sistēma to atgriezusi, grāmatvedības atsauces ID (Ref: ...).
3. Ja nosūtīšana neizdodas, parādās kļūdas ziņojums un statuss nemainās. Biežākie iemesli: webhook URL nav konfigurēts, ārējā sistēma noraidīja datus vai pieprasījumam iestājies noildzis (30 sekunžu limits).

Atkārtota nosūtīšana

Jau nosūtīti dokumenti rāda pogu Re-send Send vietā. Noklikšķiniet to, lai nosūtītu dokumentu vēlreiz. Parādās apstiprinājuma dialogs ar oriģinālo nosūtīšanas datumu — apstipriniet, lai turpinātu.

Atkārtota nosūtīšana aizstāj iepriekšējo grāmatvedības atsauces ID ar jauno, ko atgriezusi webhook sistēma.

Dokumenta statusa plūsma

Dokumenti tiek pārvietoti pa šādiem statusiem:

Processing → Processed → Validated → Sent
                ↘ Failed
                ↘ Unsupported

Bloķētie dokumenti (Validated un Sent) paslēpj Save, Validate un Reprocess pogas un padara visus laukus tikai lasāmus. Send/Re-send poga paliek pieejama arī bloķētiem dokumentiem.

Dokumenta atkārtota apstrāde

Ja AI izgūšana deva vāju rezultātu (piemēram, tika augšupielādēts sākotnēji nelasāms dokuments), varat to apstrādāt atkārtoti:

1. Noklikšķiniet trīs punktu izvēlni (⋮) dokumenta galvenes labajā augšējā stūrī.
2. Atlasiet Reprocess.
3. Apstipriniet parādītajā dialogā. Piezīme: visi esošie izgūtie dati tiks pārrakstīti.
4. Dokumenta statuss mainās uz Processing. Lapa paliek atvērta — saraksts atsvaidzinās automātiski, kad apstrāde ir pabeigta.

Reprocess ir pieejams dokumentiem ar statusu Processed un Failed. Nav pieejams validētiem dokumentiem — vispirms atbloķējiet dokumentu.

Oriģinālā faila lejupielāde

1. Noklikšķiniet trīs punktu izvēlni (⋮) labajā augšējā stūrī.
2. Atlasiet Download, lai saglabātu oriģinālo augšupielādēto failu datorā.

Dokumenta dzēšana

1. Noklikšķiniet trīs punktu izvēlni (⋮) labajā augšējā stūrī.
2. Atlasiet Delete.
3. Apstipriniet dzēšanu parādītajā dialogā.

Dzēšana ir neatgriezeniska. Delete ir pieejams jebkuram dokumentam, kas nav validēts. Validēti dokumenti jāatbloķē pirms dzēšanas.

Navigācija starp dokumentiem

Dokumenta galvenes labajā augšējā zonā redzamas navigācijas bultiņas un skaitītājs (piem., "5/25"). Izmantojiet kreiso un labo bultiņu, lai pārietu uz iepriekšējo vai nākamo dokumentu sarakstā, neatgriežoties Documents lapā. Saraksta secība un filtri no Documents lapas tiek saglabāti.