Document View

Document View ir skats, kurā pārskatāt, rediģējat un validējat apstrādātu dokumentu. Tas atveras, noklikšķinot uz jebkura dokumenta dokumentu sarakstā.

Izkārtojums

Document View izmanto dalīta paneļa izkārtojumu:

• Kreisais panelis — oriģinālā dokumenta (PDF vai attēla) priekšskatījums. Var tuvināt/tālināt, pāriet starp lappusēm (daudzlappušu dokumentiem) un sakļaut priekšskatījuma paneli, lai atvēlētu vairāk vietas datu panelim.
• Labais panelis — izgūtie un papildinātie dati, sakārtoti sakļaujamās sadaļās.

Virs paneļiem galvene rāda faila nosaukumu, virziena apzīmējumu (Incoming/Outgoing) un dokumenta dzīves cikla informāciju. Pašreizējais statuss tiek rādīts uz statusa pogas augšējā labajā stūrī (skatiet "Dokumenta statusa maiņa"):

Uploaded [datums] by [vārds]

Pilns audits — katra statusa maiņa, kas to veica un kad (tostarp kad dokuments validēts un kas to izdarīja, kad tas nosūtīts un ko atbildēja grāmatvedības sistēma) — atrodams cilnē History (skatiet "Vēsture" zemāk), nevis šajā rindā.

Augšējā labajā zonā ir poga Save (redzama, kamēr dokuments ir rediģējams), statusa poga, kas rāda dokumenta pašreizējo statusu, un trīs punktu izvēlne (⋮) ar Download, Reprocess un Delete. Statusa poga ir arī vieta, kur virzīt dokumentu tālāk — noklikšķinot uz tās, atveras izvēlne ar darbībām, kas pieejamas no pašreizējā statusa (skatiet "Dokumenta statusa maiņa" zemāk).

Document Information panelis

Labais panelis ir sadalīts šādās sadaļās. Katru sadaļu var izvērst vai sakļaut, noklikšķinot uz tās virsraksta.

Basic Information

Satur dokumenta pamatmetadatus:

• Document Type — AI noteiktais veids (Invoice, Receipt u.c.). Var mainīt manuāli.
• Document Number — rēķina vai čeka numurs.
• Issue Date — dokumenta izsniegšanas datums.
• Due Date — maksājuma termiņš.
• Period Start / Period End — pakalpojuma vai norēķinu periods, ja piemērojams.

Supplier

Rāda ārējās puses (piegādātāja) datus, kā tie izgūti no dokumenta:

• Partner — nolaižamais saraksts, lai atlasītu vai meklētu atbilstošu partneri no partneru datubāzes. Ja AI atrada atbilstību, partneris jau ir atlasīts.
• Legal Name — piegādātāja nosaukums, kā tas uzdrukāts uz dokumenta.
• Reg. No. — reģistrācijas numurs.
• VAT No. — PVN reģistrācijas numurs.
• Address — piegādātāja adrese.
• Bank Accounts — dokumentā atrastie bankas kontu numuri.

Blakus katram laukam ir atbilstības indikators:

• Zaļa atzīme — izgūtā vērtība precīzi atbilst piesaistītā partnera ierakstam.
• Sarkans krustiņš — izgūtā vērtība neatbilst partnera ierakstam. Uzvelkot kursoru, parādās padoms "Values do not match."
• Pelēka svītra — partneris nav piesaistīts vai lauks ir tukšs dokumentā vai partnera ierakstā.

Recipient

Rāda jūsu entītijas datus, kā tie izgūti no dokumenta. Tāda pati lauku struktūra kā Supplier sadaļā. Entītija tiek automātiski atpazīta pēc reģistrācijas un PVN numuriem.

Financial Summary

Apkopo dokumenta finanšu kopsummas:

• Currency — dokumenta valūta (piem., EUR, USD).
• Subtotal — summa pirms korekcijām.
• Allowances — atlaides vai samazinājumi.
• Charges — papildu maksas (piegāde, apkalpošana).
• Retention — ieturētās summas (depozīti, garantijas).
• Total — neto kopsumma (Subtotal − Allowances − Retention + Charges).
• Tax — kopējā nodokļu summa.
• Total Incl. Tax — kopsumma ar nodokļiem.
• Payable — maksājamā summa (Total Incl. Tax − Prepaid).

Finanšu lauki tiek izcelti ar sarkanu fonu, ja attēlotā vērtība atšķiras no aprēķinātās vērtības (piem., ja rindas pozīciju summa neatbilst galvenes kopsummai). Tas palīdz pamanīt neatbilstības.

Comment

Brīva teksta lauks piezīmju vai komentāru pievienošanai par dokumentu.

Dimensions

Ja entītijai ir konfigurētas dimensijas un dokumenta veida izgūšanas shēma ietver galvenes līmeņa dimensijas, tās šeit parādās kā nolaižamie saraksti.

Supplier un Recipient datu apmaiņa

Ja AI novietoja datus nepareizajās sadaļās (piemēram, jūsu entītijas dati parādās Supplier sadaļā), varat tos apmainīt:

1. Noklikšķiniet ⇄ apmaiņas pogu blakus Supplier vai Recipient sadaļas virsrakstam.
2. Visu lauku vērtības starp abām sadaļām tiek apmainītas nekavējoties.
3. Partnera piesaiste tiek noņemta (partneri būs jāatlasīta no jauna).
4. Noklikšķiniet Save, lai saglabātu izmaiņas.

Apmaiņas poga ir paslēpta, kad dokuments ir validēts (bloķēts).

Line Items (rindas pozīcijas)

Zem Document Information paneļa sadaļa Line Items rāda tabulu ar visām izgūtajām rindas pozīcijām. Katra rinda pārstāv vienu pozīciju no dokumenta.

Rindas pozīciju kolonnas

Redzamās kolonnas ir atkarīgas no jūsu Field Settings konfigurācijas. Biežāk izmantotās kolonnas:

• No — rindas numurs.
• Title — īss pozīcijas apraksts.
• Description — detalizēts apraksts.
• Partner Code — piegādātāja artikula numurs.
• Unit — mērvienība.
• Quantity — vienību skaits.
• Price — vienības cena bez nodokļa.
• Total — rindas kopsumma bez nodokļa.
• Tax Rate (%) — nodokļa likme procentos.
• Tax Amount — aprēķinātā nodokļa summa.
• Total Inc. Tax — rindas kopsumma ar nodokli.
• Dimensiju kolonnas — viena kolonna katrai konfigurētajai dimensijai (piem., VAT Rate, Cost Center, Employees, Product). Katrā ir nolaižamais saraksts dimensijas vērtības atlasei.

Dokumenti ar daudzām rindām

Lielākajai daļai dokumentu ir krietni mazāk par 100 rindām, un visa tabula ietilpst vienā lapā. Ja dokumentam ir vairāk par 100 rindas pozīcijām, tabula tās sadala lapās pa 100 — izmantojiet lapu vadīklas, kas parādās tabulas apakšā, lai pārvietotos starp tām.

Rindas pozīciju rediģēšana

Kad dokumentam ir statuss Processed (vēl nav validēts), visi rindas pozīciju lauki ir rediģējami. Noklikšķiniet uz jebkura lauka, lai mainītu tā vērtību.

Rindas pozīcijas pievienošana

Noklikšķiniet pogu + Add blakus "Line Items" virsrakstam, lai pievienotu jaunu tukšu rindu tabulas apakšā.

Rindas pozīcijas dzēšana

Noklikšķiniet sarkano dzēšanas ikonu rindas pozīcijas labajā galā, lai to noņemtu. Parādīsies apstiprinājuma dialogs.

Rindas pozīciju atlasīšana

Katrai rindas pozīcijai rindas sākumā ir izvēles rūtiņa. Atlasot vienu vai vairākas rindas, tiek aktivizēta atlases rīkjosla, kas parādās pa labi no Add pogas:

[+ Add]   N selected   [Bulk Update]   [Merge | Split]

• Bulk Update parādās, kad ir atlasīta jebkura rinda.
• Merge parādās, kad ir atlasītas 2 vai vairāk rindu.
• Split parādās, kad ir atlasīta tieši 1 rinda.

Atlase un grupveida darbības ir pieejamas tikai tad, kad dokuments nav bloķēts.

Bulk Update

Izmantojiet Bulk Update, lai piemērotu vienas un tās pašas lauku izmaiņas vairākām rindas pozīcijām vienlaikus.

1. Atlasiet rindas, ko vēlaties atjaunināt.
2. Rīkjoslā noklikšķiniet Bulk Update.
3. Dialogā aizpildiet tikai tos laukus, ko vēlaties mainīt. Tukšie lauki tiek ignorēti.
4. Noklikšķiniet Apply. Izmaiņas tiek piemērotas visām atlasītajām rindām. Finanšu lauki (total, tax amount u.c.) tiek pārrēķināti automātiski.

Dialoga kolonnas precīzi atbilst rindas pozīciju tabulai — tās pašas kolonnas tajā pašā secībā.

Merge

Merge apvieno vairākas atlasītās rindas pozīcijas vienā. Noderīgi, kad AI ir izgūtas vairākas rindas, kas patiesībā pārstāv vienu apvienotu summu.

1. Atlasiet 2 vai vairāk rindas.
2. Rīkjoslā noklikšķiniet Merge.

Rindas tiek apvienotas nekavējoties, bez dialoga:

• total summa tiek saskaitīta no visām atlasītajām rindām.
• Teksta lauki (title, description, tax rate, dimensijas u.c.) tiek ņemti no augšējās atlasītās rindas.
• Quantity tiek iestatīts uz 1, un price kļūst par apvienoto kopsummu.
• Apvienotā rinda tiek ievietota augšējās atlasītās rindas pozīcijā. Neatlasītās rindas saglabā savu secību.

Split

Sadalīšana sadala vienu rindas pozīciju vairākās — piemēram, lai piešķirtu dažādas daļas dažādiem izmaksu centriem.

1. Atlasiet tieši 1 rindu.
2. Rīkjoslā noklikšķiniet Split.
3. Split Line Item dialogā izvēlieties, cik daļās sadalīt (piem., 2).
4. Izvēlieties sadalīšanas režīmu: Units (sadalīt pēc daudzuma) vai % (sadalīt procentuāli).
5. Ievadiet daudzumu vai procentuālo sadalījumu katrai iegūtajai pozīcijai. Kopējai summai jāsakrīt ar oriģinālo daudzumu.
6. Noklikšķiniet Split.

Oriģinālā rindas pozīcija tiek aizstāta ar jaunajām sadalītajām rindām. Katrai sadalītajai rindai var piešķirt atšķirīgas dimensiju vērtības.

Grupveida darbības mobilajās ierīcēs

Bulk Update, Merge un Split ir pieejamas tikai datorā. Mobilo ierīču un planšetdatoru izkārtojumā rindas pozīciju tabula tiek rādīta bez atlases rīkjoslas.

AI piešķirtās dimensijas

Kad AI ir piešķīris dimensijas vērtību rindas pozīcijai, dimensijas kolonnā redzama vērtība ar krāsainu indikatoru:

• Zaļš punkts — AI ir pārliecināts par savu piešķīrumu.
• Dzeltens/oranžs punkts — AI piešķīra vērtību, bet ar zemāku ticamību.

Uzvelkot kursoru uz jebkuras AI piešķirtās dimensijas vērtības, parādās padoms ar:

• Dimensijas vērtības nosaukumu un atsauces ID.
• Ticamības līmeni procentos (piem., "Confidence: 100%").
• Skaidrojumu, kāpēc AI izvēlējās šo vērtību (piem., "The line item 'Telpu noma/ Rent object: Office 22' directly relates to office space, which is classified under the 'Office' cost center.").

Jebkuru AI piešķīrumu var mainīt, izvēloties citu vērtību no nolaižamā saraksta.

Virziena pārslēgšana

Blakus statusa nozīmītei dokumenta galvenē redzami uzraksti Incoming un Outgoing. Noklikšķiniet uz neaktīvā uzraksta, lai mainītu virzienu.

Mainot virzienu:

• Partnera piesaiste tiek noņemta (partneri būs jāatlasa no jauna pēc saglabāšanas).
• Izmaiņas tiek saglabātas, noklikšķinot Save vai Validate.

Virziena pārslēgšana ir bloķēta, kad dokuments ir validēts.

Izmaiņu saglabāšana

Noklikšķiniet pogu Save labajā augšējā stūrī, lai saglabātu visas veiktās izmaiņas dokumenta informācijā, rindas pozīcijās un virzienā. Dokuments saglabā savu pašreizējo statusu.

Dokumenta statusa maiņa

Krāsainā statusa poga labajā augšējā stūrī rāda dokumenta pašreizējo statusu. Noklikšķiniet uz tās, lai atvērtu izvēlni ar darbībām, kas pieejamas no šī statusa. Katrs izvēlnes elements rāda darbību un statusu, uz kuru tā ved — piemēram, Validate → Validated, Send → Sent vai Reprocess → Processing.

Izvēlne rāda tikai tās darbības, kas no pašreizējā statusa ir loģiskas, tāpēc redzamais mainās, dokumentam virzoties uz priekšu. Kamēr darbība tiek izpildīta, poga rāda griežamo indikatoru un ir atspējota, līdz tā pabeidzas, tāpēc vienu un to pašu darbību nevar palaist divreiz. Ja statusam nav pieejamu darbību, pogai vienkārši nav izvēlnes.

Tālāk aprakstīta katra darbība, ko var izvēlēties no šīs izvēlnes.

Dokumenta validēšana

Atveriet statusa izvēlni un izvēlieties Validate, lai apstiprinātu, ka visi dati ir pareizi. Validēšana veic divas lietas:

1. Saglabā visas pašreizējās izmaiņas.
2. Iestata dokumenta statusu uz Validated, kas bloķē visus laukus no rediģēšanas.

Validēti dokumenti rāda zaļu Validated statusa pogu un bloķē visus laukus. Precīzs validēšanas laiks un kas to izdarīja tiek reģistrēts cilnē History.

Validēta dokumenta atbloķēšana

Ja nepieciešams veikt izmaiņas validētā dokumentā, atveriet statusa izvēlni un izvēlieties Unlock. Dokuments atgriežas statusā Processed un visi lauki kļūst atkal rediģējami. Pēc izmaiņu veikšanas validējiet dokumentu atkārtoti.

Dokumenta nosūtīšana

Ja jūsu entītijai vai darbvietai ir savienojums ar ārēju sistēmu (skatiet Savienojumi), statusa izvēlnē ir pieejama darbība Send. Nosūtīt var tikai dokumentu, kas jau ir validēts.

Pirmā nosūtīšana

1. Atveriet statusa izvēlni un izvēlieties Send. Tas palaiž darbplūsmu Send to Accounting, kas nosūta dokumenta datus uz entītijas savienojumu vai uz darbvietas noklusējuma savienojumu, ja entītija savu nav izvēlējusies.
2. Dokuments uz brīdi pāriet statusā Sending, kamēr ārējā sistēma atbild.
3. Kad sistēma dokumentu pieņem, statuss mainās uz Sent. Ja sistēma atgrieza grāmatvedības atsauci, tā tiek saglabāta dokumenta laukā Accounting Reference. Nosūtīšanas laiks un sistēmas atbilde tiek reģistrēti cilnē History.
4. Kad sistēma to nepieņem, statuss mainās uz Send Failed, un kļūda tiek reģistrēta vēsturē. Biežākie iemesli: ārējā sistēma noraidīja datus vai laikus neatbildēja. Dokuments paliek rediģējams, lai to varētu izlabot un mēģināt vēlreiz.

Atkārtota nosūtīšana

Dokumentam statusā Sent vai Send Failed statusa izvēlne piedāvā Re-send. Parādās apstiprinājuma dialogs (jau nosūtītam dokumentam tas rāda oriģinālo nosūtīšanas datumu) — apstipriniet, lai nosūtītu vēlreiz. Atkārtota nosūtīšana aizstāj iepriekšējo grāmatvedības atsauci ar jauno, ko atgriezusi sistēma.

Dokumenta statusa plūsma

Zemāk aprakstītie statusi un soļi atspoguļo Finpilo noklusējuma dokumentu dzīves ciklu — standarta ceļu, ko dokuments iziet pēc noklusējuma. Dzīves cikls ir konfigurējams, tāpēc darbvieta var izmantot pielāgotu statusu un soļu kopu; šis raksts apraksta noklusējumu.

Dokumenti tiek pārvietoti pa šādiem statusiem:

Uploaded → Processing → Processed → Validated → Sending → Sent
                ↘ Failed                            ↘ Send Failed
                ↘ Unsupported

Katrs dokuments sākas ar statusu Uploaded. Ja jūsu darbvieta nolasa dokumentus ar AI, tas pārvietojas tālāk pats: pāriet uz Processing, kamēr AI to nolasa, un pēc tam uz Processed, Unsupported vai Failed atkarībā no rezultāta. Uploaded statusā dokuments parasti pavada tikai mirkli, tāpēc jūs to tur reti pamanīsiet.

Sending darbojas tāpat. Kad nosūtāt dokumentu, tas gaida statusā Sending, kamēr grāmatvedības sistēma atbild, un pēc tam pāriet uz Sent vai Send Failed.

Kamēr dokuments ir Validated vai Sent, tas ir bloķēts: visi lauki ir tikai lasāmi, un Save un Reprocess vadīklas ir paslēptas. Darbība Send / Re-send paliek pieejama bloķētiem dokumentiem.

Dokuments paliek tajā dzīves ciklā, ar kuru tas sākts

Dokuments seko dzīves ciklam tieši tādam, kāds tas bija dokumenta augšupielādes brīdī. Ja administrators vēlāk maina darbvietas dzīves ciklu — pārsauc statusu, maina tā krāsu, pievieno vai noņem soli — jau uzsāktie dokumenti netiek ietekmēti. Tie saglabā savus statusus un savus soļus, tāpēc iesāktais darbs nekad netiek pārtraukts pusceļā. Jauno dzīves ciklu izmanto tikai dokumenti, kas augšupielādēti pēc izmaiņas.

Tas nozīmē, ka vecākam dokumentam rādītais statuss ir tas, kuru izmanto tā paša dzīves cikls, un tas var atšķirties no tā, ko rāda tikko augšupielādēts dokuments. Tā tam ir jābūt.

Dokumenta pārvietošana uz pašreizējo dzīves ciklu

Ja dokuments ir vecākā dzīves cikla versijā, trīs punktu izvēlnē (⋮) ir pieejama darbība Move to Current Lifecycle.

Tā sāk dokumentu no jauna ar pašreizējā dzīves cikla pirmo statusu, un līdzšinējais progress tiek zaudēts. Finpilo pirms tam lūdz apstiprinājumu. Izmantojiet to, kad vēlaties, lai iesākts dokuments sekotu jaunajam dzīves ciklam, nevis tam, ar kuru tas sākts.

Vēsture

Cilne History rāda laika līniju ar visu, kas ar dokumentu noticis — katru statusa maiņu un katru darbību, ko sistēma ar to veikusi. Katrs ieraksts rāda, kas to izdarīja (vai System automātiskiem soļiem) un kad.

Šeit parādās arī darbības kopā ar to rezultātu — "Read with AI — unsupported", "Send — failed (502 no grāmatvedības sistēmas)". Tieši te jāskatās, ja dokuments nenonāca tur, kur gaidījāt: tas parāda, ko sistēma mēģināja izdarīt un kādu atbildi saņēma.

Izmantojiet to kā dokumenta audita pierakstu: tur redzams, kad dokuments tika validēts un kas to izdarīja, kad tas tika nosūtīts, un katra cita statusa maiņa visā ceļā.

Dokumenta atkārtota apstrāde

Ja AI izgūšana deva vāju rezultātu (piemēram, tika augšupielādēts sākotnēji nelasāms dokuments), varat to apstrādāt atkārtoti. Vai nu atveriet statusa izvēlni un izvēlieties Reprocess, vai izmantojiet trīs punktu izvēlni (⋮) un atlasiet Reprocess. Apstipriniet parādītajā dialogā — ņemiet vērā, ka visi esošie izgūtie dati tiks pārrakstīti.

Dokuments pāriet statusā Processing; lapa paliek atvērta un atsvaidzinās automātiski, kad atkārtotā apstrāde pabeigta (beidzoties ar Processed vai Failed).

Reprocess ir pieejams dokumentiem ar statusu Processed un Failed. Tas nav pieejams dokumentam, kas ir validēts, tiek sūtīts, ir nosūtīts vai kam nosūtīšana neizdevās — vispirms to atbloķējiet, ja nepieciešams apstrādāt atkārtoti.

Oriģinālā faila lejupielāde

1. Noklikšķiniet trīs punktu izvēlni (⋮) labajā augšējā stūrī.
2. Atlasiet Download, lai saglabātu oriģinālo augšupielādēto failu datorā.

Dokumenta dzēšana

1. Noklikšķiniet trīs punktu izvēlni (⋮) labajā augšējā stūrī.
2. Atlasiet Delete.
3. Apstipriniet dzēšanu parādītajā dialogā.

Dzēšana ir neatgriezeniska. Delete ir pieejams jebkuram dokumentam, kas nav bloķēts. Bloķēts dokuments (validēts, tiek sūtīts vai nosūtīts) jāatbloķē pirms dzēšanas.

Navigācija starp dokumentiem

Dokumenta galvenes labajā augšējā zonā redzamas navigācijas bultiņas un skaitītājs (piem., "5/25"). Izmantojiet kreiso un labo bultiņu, lai pārietu uz iepriekšējo vai nākamo dokumentu sarakstā, neatgriežoties Documents lapā. Saraksta secība un filtri no Documents lapas tiek saglabāti.