Document View

Document View ir skats, kurā pārskatāt, rediģējat un validējat apstrādātu dokumentu. Tas atveras, noklikšķinot uz jebkura dokumenta dokumentu sarakstā.

Izkārtojums

Document View izmanto dalīta paneļa izkārtojumu:

• Kreisais panelis — oriģinālā dokumenta (PDF vai attēla) priekšskatījums. Var tuvināt/tālināt, pāriet starp lappusēm (daudzlappušu dokumentiem) un sakļaut priekšskatījumu, lai datu panelis aizņemtu visu platumu (skatiet zemāk). Pie 100% dokuments nekad nav platāks par paneli, tāpēc nekas netiek nogriezts. Lappuse, kas ir mazāka par paneli, saglabā savu izmēru. Tuvinot vairāk par 100%, tas kļūst lielāks un var ritināt uz sāniem.
• Labais panelis — izgūtie un papildinātie dati, sakārtoti sakļaujamās sadaļās.

To, kas ir paneļos, nosaka dokumenta skats. Dokuments, kura skats neizvieto nevienu lauku un nevienu tabulu, rāda tikai priekšskatījumu visā platumā. Tā ir, piemēram, ar dokumentu, kura tips ir Other, jo tas atveras skatā Empty. Ja priekšskatījums failu nevar parādīt, zem faila tipa, piemēram, PDF, tas rāda Cannot be shown. E-rēķins, kurā nav ko attēlot, rāda No data. Ciļņu rindas beigās View: nosauc skatu, kurā dokuments ir parādīts. Noklikšķiniet uz tā, lai dokumentu redzētu citā skatā. Nekas netiek saglabāts, un nākamreiz dokuments atveras savā skatā.

Pavelciet atdalītāju starp abiem paneļiem, lai vienam no tiem dotu vairāk vietas. Uzvelkot kursoru uz atdalītāja, uz tā parādās neliela vadīkla. Tās bultiņas sakļauj paneli tajā pusē un atver to atpakaļ. Atdalītājs virs tabulām darbojas tāpat, tabulām un panelim virs tām. Veiciet dubultklikšķi uz atdalītāja, lai paneļi atgrieztos sākotnējā izmērā. Finpilo atceras jūsu iestatītos izmērus jums šajā ierīcē.

Virs paneļiem galvene rāda faila nosaukumu un dokumenta dzīves cikla informāciju. Pašreizējais statuss tiek rādīts uz statusa pogas augšējā labajā stūrī (skatiet "Dokumenta statusa maiņa"):

Uploaded [datums] by [vārds]

Pilns audits — katra statusa maiņa, kas to veica un kad (tostarp kad dokuments validēts un kas to izdarīja, kad tas nosūtīts un ko atbildēja grāmatvedības sistēma) — atrodams cilnē History (skatiet "Vēsture" zemāk), nevis šajā rindā.

Augšējā labajā zonā ir statusa poga, kas rāda dokumenta pašreizējo statusu, un trīs punktu izvēlne (⋮) ar Download, Reprocess un Delete. Statusa poga ir arī vieta, kur virzīt dokumentu tālāk — noklikšķinot uz tās, atveras izvēlne ar darbībām, kas pieejamas no pašreizējā statusa (skatiet "Dokumenta statusa maiņa" zemāk).

Document Information panelis

Labais panelis ir sadalīts šādās sadaļās. Katru sadaļu var izvērst vai sakļaut, noklikšķinot uz tās virsraksta. Sadaļas, to cilnes un lauki un to secība ir skata noteikta, un sadaļa, ko skats atzīmē kā aizvērtu, atveras aizvērta. Katrs lauks tiek rādīts ar savu nosaukumu, kāds tam ir jūsu darbvietas laukos. Zemāk ir nosaukumi, ko Finpilo dod saviem standarta laukiem. Datuma lauku var ierakstīt vai izvēlēties kalendārā, ko atver tā poga. Ja atbilstības rezultātus vai lauku iestatījumus neizdevās ielādēt, to pasaka josla ar Try Again.

Basic Information

Satur dokumenta pamatmetadatus:

• Document Type — AI noteiktais veids (Invoice, Receipt u.c.). Var mainīt manuāli.
• Document number — rēķina vai čeka numurs.
• Issue date — dokumenta izsniegšanas datums.
• Due date — maksājuma termiņš.
• Service period start / Service period end — pakalpojuma vai norēķinu periods, ja piemērojams.

Supplier

Rāda ārējās puses (piegādātāja) datus, kā tie izgūti no dokumenta:

• Partner — nolaižamais saraksts, lai atlasītu vai meklētu vērtību entītijas Partners dimensijā. Ja Finpilo dokumenta nolasīšanas laikā to sasaistīja, vērtība jau ir atlasīta.
• Supplier name — piegādātāja nosaukums, kā tas uzdrukāts uz dokumenta.
• Supplier reg. number — reģistrācijas numurs.
• Supplier VAT number — PVN reģistrācijas numurs.
• Supplier address — piegādātāja adrese.
• Supplier bank accounts — dokumentā atrastie bankas kontu numuri.

Blakus katram laukam ir atbilstības indikators:

• Zaļa atzīme — izgūtā vērtība precīzi atbilst piesaistītā partnera ierakstam.
• Sarkans krustiņš — izgūtā vērtība neatbilst partnera ierakstam. Uzvelkot kursoru, parādās padoms "Values do not match."

Uzvelkot kursoru uz indikatora, redzams, ar ko vērtība salīdzināta: dimensija, izvēlētā vērtība, tās kolonna un kas tajā ir, piemēram, Partners › SIA Tele2 › VAT number: LV40003272854.

• Pelēka svītra — partneris nav piesaistīts vai lauks ir tukšs dokumentā vai partnera ierakstā.

Indikators nav tikai piegādātāja datiem. Teksta, summas vai datuma lauku var arī pārbaudīt pret dimensijas kolonnu, piemēram, apmaksas termiņu pret datumu, kas norādīts vērtībai, kurai dokuments piesaistīts. Tad blakus šim laukam redzams tas pats indikators, un divi datumi, kas rakstīti formā gads-mēnesis-diena (piemēram, 2026-08-30), sakrīt, ja tā ir viena un tā pati diena. To neiestata ekrānā. Palūdziet to iestatīt AI asistentam (skatiet AI asistenti).

Recipient

Rāda jūsu entītijas datus, kā tie izgūti no dokumenta. Tāda pati lauku struktūra kā Supplier sadaļā, ar saņēmēja nosaukumiem (Recipient name, Recipient reg. number u.c.). Entītija tiek automātiski atpazīta pēc reģistrācijas un PVN numuriem.

Financial Summary

Apkopo dokumenta finanšu kopsummas:

• Currency — dokumenta valūta (piem., EUR, USD).
• Line items subtotal (excl. tax) — summa pirms korekcijām.
• Allowances (excl. tax) — atlaides vai samazinājumi.
• Charges (excl. tax) — papildu maksas (piegāde, apkalpošana).
• Retention (excl. tax) — ieturētās summas (depozīti, garantijas).
• Total (excl. tax) — neto kopsumma (Line items subtotal − Allowances − Retention + Charges).
• Tax amount — kopējā nodokļu summa.
• Total (incl. tax) — kopsumma ar nodokļiem.
• Payable amount — maksājamā summa (Total (incl. tax) − Prepaid amount).

Finanšu lauki tiek izcelti ar sarkanu fonu, ja vērtība atšķiras no tā, ko dod tās aprēķins (piem., ja rindas pozīciju summa neatbilst galvenes kopsummai). Tas palīdz pamanīt neatbilstības. Sarkanais fons parādās vai pazūd, kad jūs atstājat lauku, nevis rakstīšanas laikā. Cik liela atšķirība ir pieļaujama, nosaka lauka krāsu noteikums, un to var iestatīt katram laukam atsevišķi. Ja panelim ir cilnes, katra cilne sarkanā krāsā rāda, cik tās lauku ir iezīmēti sarkani.

Laukam var dot arī savus krāsu noteikumus, un to var paslēpt, kad izpildās nosacījums. Paslēpts lauks saglabā savu vērtību. Ja obligāts lauks ir paslēpts, tas neaptur Validate.

Comment

Brīva teksta lauks piezīmju vai komentāru pievienošanai par dokumentu.

Dimensions

Ja entītijai ir konfigurētas dimensijas un dokumenta veida izgūšanas shēma ietver galvenes līmeņa dimensijas, tās šeit parādās kā nolaižamie saraksti.

Ja vajadzīgās vērtības sarakstā vēl nav, izvēlieties + Create New. Atvērsies pievienošanas logs, kas jau aizpildīts no dokumenta. Tajā būs nosaukums un arī pārējās ziņas, ko dimensija glabā un ko dokuments satur, piemēram, reģistrācijas numurs, PVN numurs, adrese vai bankas konts. Pirms saglabāšanas visu var mainīt, un jaunā vērtība uzreiz tiek izvēlēta dokumentā. Tas pats logs tiek izmantots gan šeit, gan pašas dimensijas lapā.

Jau izvēlētā vērtība tiek rādīta kā birka. Uzklikšķiniet uz tās, lai meklētu citu, vai izmantojiet ✕, lai to noņemtu. Meklēšanas laikā iepriekšējā vērtība saglabājas. Nospiediet Escape vai klikšķiniet ārpus lauka, un nekas nemainīsies.

Line Items (rindas pozīcijas)

Zem Document Information paneļa ir tabulas, ko izvieto dokumenta skats, kā cilnes skata secībā. Tā ir tabula Line items ar no dokumenta nolasītajām pozīcijām un jebkura cita jūsu darbvietas tabula, piemēram, kravas rindas. Cilne, kuras tabulā ir kļūdas, sarkanā krāsā rāda to skaitu. Atvērtās tabulas pozīciju skaits ir pa labi no cilnēm, piemēram, 8 items. Noklikšķiniet uz cilnes, lai atvērtu tās tabulu. Katrai tabulai ir savas kolonnas, poga Add Item, atlase, Bulk Edit, dzēšana, Split un Merge. Dokumentam ar vienu tabulu ir viena cilne. Poga ⌄ labajā pusē sakļauj tabulas līdz to joslai. Tālāk aprakstīta tabula Line items, un pārējās darbojas tāpat. Katra rinda pārstāv vienu pozīciju no dokumenta.

Rindas pozīciju kolonnas

Redzamās kolonnas ir tās, kuras rāda dokumenta skats, tā noteiktajā platumā. Pavelciet kolonnas malu, lai to padarītu platāku vai šaurāku, vai veiciet dubultklikšķi uz malas, lai kolonna ietilptu tās saturu. Jūsu iestatītie platumi tiek saglabāti jums šajā ierīcē, šim uzņēmumam un dokumenta tipam. Reset columns kolonnas izvēlnē atjauno skata platumus. Biežāk izmantotās kolonnas:

• No — rindas numurs.
• Title — īss pozīcijas apraksts.
• Description — detalizēts apraksts.
• Partner code — partnera artikula numurs.
• Unit — mērvienība.
• Quantity — vienību skaits.
• Unit price (excl. tax) — vienības cena bez nodokļa.
• Total (excl. tax) — rindas kopsumma bez nodokļa.
• Tax rate — nodokļa likme procentos.
• Tax amount — aprēķinātā nodokļa summa.
• Total (incl. tax) — rindas kopsumma ar nodokli.
• Uzmeklēšanas kolonnas — viena katram uzmeklēšanas laukam, ko skats izvieto (piem., Cost Center, Partners). Tukšā šūnā ir rakstīts Select value. Noklikšķiniet, lai izvēlētos vērtību.

Dokumenti ar daudzām rindām

Lielākajai daļai dokumentu ir krietni mazāk par 100 rindām, un visa tabula ietilpst vienā lapā. Ja dokumentam ir vairāk par 100 rindas pozīcijām, tabula tās sadala lapās pa 100 — izmantojiet lapu vadīklas, kas parādās tabulas apakšā, lai pārvietotos starp tām.

Rindas pozīciju rediģēšana

Kad dokumentam ir statuss Processed (vēl nav validēts), visi rindas pozīciju lauki ir rediģējami. Noklikšķiniet uz jebkura lauka, lai mainītu tā vērtību.

Summu kolonnas ir saistītas ar formulām: Total (excl. tax) = Quantity × Unit price (excl. tax), Tax amount = Total (excl. tax) × Tax rate un Total (incl. tax) = Total (excl. tax) + Tax amount. Mainot jebkuru vērtību, viss, kas no tās atkarīgs, tiek pārrēķināts uzreiz. Aprēķinātā kolonnā var arī ierakstīt vērtību pašrocīgi — jūsu vērtība paliek, un nākamās kolonnas tiek pārrēķinātas no tās. Vērtība, kas atšķiras no savas formulas, tiek izcelta, lai to viegli pamanīt. Mainot Quantity, Unit price (excl. tax) vai Tax rate, visa rinda atgriežas pie formulām.

Rindas pozīcijas pievienošana

Noklikšķiniet Add Item tūlīt aiz cilnēm, lai pievienotu jaunu tukšu rindu tabulas apakšā. Tās pirmā kolonna uzreiz atveras rakstīšanai.

Rindas pozīcijas dzēšana

Atlasiet rindu un joslā noklikšķiniet Delete (skatiet "Delete" zemāk).

Rindas pozīciju atlasīšana

Katrai rindas pozīcijai rindas sākumā ir izvēles rūtiņa. Atlasot vienu vai vairākas rindas, tabulas josla kļūst par atlases joslu, un rindas paliek savās vietās:

✕   N selected   [Bulk Edit]   [Merge | Split]   [Delete]

• ✕ atceļ atlasi.
• Bulk Edit parādās, kad ir atlasīta jebkura rinda.
• Merge parādās, kad ir atlasītas 2 vai vairāk rindu.
• Split parādās, kad ir atlasīta tieši 1 rinda.
• Delete parādās, kad ir atlasīta jebkura rinda.

Lai atvērtu citas tabulas cilni, vispirms atceliet atlasi. Atlase un grupveida darbības ir pieejamas tikai tad, kad dokuments nav bloķēts.

Bulk Update

Izmantojiet Bulk Update, lai piemērotu vienas un tās pašas lauku izmaiņas vairākām rindas pozīcijām vienlaikus.

1. Atlasiet rindas, ko vēlaties atjaunināt.
2. Joslā noklikšķiniet Bulk Edit.
3. Zem tabulas kolonnu nosaukumiem atveras rinda ar lauku zem katras kolonnas, kurā var ievadīt vērtību. Aizpildiet tikai tos laukus, ko vēlaties mainīt. Tukšs lauks paliek, kāds tas ir.
4. Joslā virs tabulas noklikšķiniet Edit N Items. Izmaiņas tiek piemērotas visām atlasītajām rindām. Finanšu lauki (total, tax amount u.c.) tiek pārrēķināti automātiski. Cancel aizver rindu un neko nemaina.

Lai lauku iztīrītu, nevis aizpildītu, zem attiecīgā lauka noklikšķiniet Clear all. Tad tur rakstīts Will clear all, un pēc Update šis lauks tiek iztukšots visās atlasītajās rindās. Keep iztīrīšanu atceļ. Vērtības iestatīšana un iztīrīšana vienam laukam ir savstarpēji izslēdzošas.

Rinda atrodas zem pašas tabulas kolonnām, tāpēc tai ir tieši tās kolonnas, ko rāda tabula, tajā pašā secībā un platumā.

Merge

Merge apvieno vairākas atlasītās rindas pozīcijas vienā. Noderīgi, kad AI ir nolasījis vairākas rindas, kas pieder kopā.

1. Atlasiet 2 vai vairāk rindas.
2. Joslā noklikšķiniet Merge.
3. Apvienotā rinda parādās zem tabulas kolonnu nosaukumiem, tāpēc to redzat, pirms kaut kas mainās. Zem katras vērtības rakstīts, kā šo kolonnu aprēķina, piemēram, Sum vai First. Noklikšķiniet uz tā, lai tikai šai apvienošanai izvēlētos citu veidu, un rinda tiek aprēķināta no jauna. Jebkuru vērtību varat arī pārrakstīt.
4. Noklikšķiniet Merge N Items. Cancel atstāj rindas, kādas tās bija.

Katra apvienotās rindas kolonna seko sava lauka apvienošanas iestatījumam (skatiet Lauku iestatījumi), ja vien to šeit nemaināt. Kā tos iestata Finpilo:

• Daudzumi un summas tiek saskaitīti.
• Cena ir vidējā, svērta pēc daudzuma: 40 par 12.80 un 60 par 8.40 apvienojas par 100 par 10.16, kopā 1 016.00.
• Katra cita kolonna, arī dimensijas, ņem augšējās atlasītās rindas vērtību.

Apvienotā rinda ieņem augšējās atlasītās rindas vietu, un pārējās rindas saglabā savu secību. Nekas netiek saglabāts, kamēr nenoklikšķināt Save.

Split

Sadalīšana sadala vienu rindas pozīciju vairākās — piemēram, lai piešķirtu dažādas daļas dažādiem izmaksu centriem.

1. Atlasiet tieši 1 rindu.
2. Joslā noklikšķiniet Split.
3. Zem rindas parādās divas vienādas daļas, katra kā rinda. Virs tām katrā kolonnā rakstīts, kā to sadala: Split by kolonnā, kurā ievadāt daļas (pirmā, kas dalās, piemēram, Quantity), bet citās Divide vai Copy. Noklikšķiniet uz kolonnas vārda, lai to mainītu. Split by pārceļ daļas uz šo kolonnu, bet Split by % ļauj tās ievadīt procentos.
4. Ievadiet katru daļu. Daļām jāsaskaita rindas vērtība, un josla rāda summu: 25 + 15 = 40 of 40 vai 70 + 30 = 100 of 100 %. + Add Part pievieno vēl vienu daļu. Varat pārrakstīt arī jebkuru citu daļas vērtību, piemēram, tās nosaukumu.
5. Noklikšķiniet Split into N Items. Tas darbojas, kad daļas saskaita rindas vērtību. Līdz tam, uzvelkot kursoru uz pogas, redzams, cik tām jāsaskaita. Cancel atstāj rindu, kāda tā bija.

Katra cita kolonna seko sava lauka sadalīšanas iestatījumam (skatiet Lauku iestatījumi), ja vien to šeit nemaināt. Kā tos iestata Finpilo, daudzumi un summas tiek sadalīti tādās pašās proporcijās, bet cena, teksti un dimensijas tiek nokopēti katrā daļā. Ja noapaļošana atstāj centu pāri, to saņem pēdējā daļa, tāpēc daļas vienmēr saskaita rindas vērtību. Jaunās daļas tiek ievietotas uzreiz aiz rindas, un katrai var piešķirt citas dimensiju vērtības.

Automātiska apvienošana un sadalīšana

Rindas var apvienot vai sadalīt arī bez klikšķa, ar soli Change rows dzīves cikla pārejā vai darbplūsmā. Piemēram, tas var saskaitīt rindas ar vienu un to pašu izmaksu centru un PVN likmi vai sadalīt katru transporta rindu 70/30 un katrai daļai dot savu nosaukumu. Katra kolonna seko tiem pašiem lauku iestatījumiem kā apvienošana vai sadalīšana ar roku, tāpēc solis dod tās pašas rindas, ko iegūtu cilvēks. Vērtībā, ko solis ieraksta, var izmantot dimensiju vērtības, kurām piesaistīta rinda vai dokuments, un jebkuru kolonnu, kas tām ir. Piemēram, katras rindas nosaukums var kļūt par tā darbinieka vārdu, kuram rinda piesaistīta, vai par nodaļas vadītāju. Rinda, kas nav piesaistīta nevienai vērtībai, tur neko nesaņem. Soli pievieno ar Add Action dzīves cikla vai darbplūsmas redaktorā (Change this document), vai arī to iestata AI asistents (skatiet AI asistenti).

Delete

Delete izdzēš visas atlasītās rindas uzreiz.

1. Atlasiet vienu vai vairākas rindas.
2. Joslā noklikšķiniet uz Delete.

Rindas pazūd uzreiz, bez apstiprinājuma. No dokumenta nekas netiek izņemts, kamēr nenoklikšķināt Save, tāpēc, ja izdzēsāt nepareizās rindas, atstājiet lapu bez saglabāšanas un tās atgriezīsies.

Dokuments telefonā

Telefonā dokuments ir viens ekrāns. Augšā ir ← atpakaļ uz sarakstu, bultiņas uz iepriekšējo un nākamo dokumentu (vai vilkšana uz sāniem) un ⋮ ar lejupielādēm un Delete. Zem nosaukuma ir statuss, kam pieskaroties dokumentu var virzīt tālāk. Dokumenta tips ir zem tā nosaukuma. Zem tā ir ciļņu rinda: Preview, skata cilnes, katra tabula, Activity un History. Cilne ar laukiem, kam jāpievērš uzmanība, rāda to skaitu. Pieskarieties sadaļai, lai to atvērtu. Kad kaut ko maināt, ekrāna apakšā parādās Save un Discard. Preview rāda tikai lappusi. Lai tuvinātu, savelciet to ar diviem pirkstiem. Ja dokumentu neizdevās atvērt, ekrāns to pasaka, ar Back to Documents un Try Again.

Rindas pozīcijas telefonā

Turot telefonu vertikāli, tabulas rindas ir saraksts: katra rinda ar savu nosaukumu un diviem skaitļiem zem tā, piemēram, Quantity 40 · Total Inc. Tax 619.52. Pieskarieties rindai, lai to atvērtu. Katra kolonna ir lauks, ko varat labot, bultiņas augšā (vai vilkšana uz sāniem) pāriet uz nākamo rindu, un Delete Item ir ⋮ izvēlnē. + Add Item zem saraksta pievieno pozīciju un to atver. Izmaiņas tiek saglabātas kopā ar dokumentu ar pogu Save ekrāna apakšā.

Pagrieziet telefonu horizontāli, kamēr tabula ir atvērta, un tabula aizņem visu ekrānu kā datorā: atlasiet rindas, lai izmantotu Bulk Edit, Merge, Split un Delete. Pagriežot atpakaļ, atkal redzat sarakstu, un izmaiņas ir saglabātas.

AI piešķirtās dimensijas

Kad AI ir piešķīris dimensijas vērtību rindas pozīcijai, blakus vērtībai redzama dzirkstele, iekrāsota pēc tā, ko saka jūsu ieraksti:

Indikators balstās uz jūsu pašu apstiprinātajiem dokumentiem, nevis uz to, cik pārliecināts jūtas AI. Piešķirtā vērtība tiek salīdzināta ar to, ko esat ierakstījuši līdzīgās rindās iepriekš:

• Zaļa — jūsu ieraksti sakrīt ar šo vērtību.
• Dzintarkrāsas — jūsu ierakstos šeit ir bijis abējādi.
• Sarkana — jūsu ierakstos šeit ir cita vērtība. Šīs ir vērts pārbaudīt vispirms.
• Pelēka — jūsu ierakstos vēl nav nekā salīdzināma.

Uzvelkot kursoru uz dzirksteles, parādās padoms ar:

• Dimensijas vērtības nosaukumu un atsauces ID.
• Ko salīdzinājums atklāja.
• Skaidrojumu, kāpēc AI izvēlējās šo vērtību.
• Cik reižu esat šeit iepriekš ierakstījuši tieši šo vērtību.
• Ja jūsu ierakstos ir kas cits, kas tieši tur ir, lai uzreiz redzat, ko likt vietā.

Jebkuru AI piešķīrumu var mainīt, izvēloties citu vērtību no nolaižamā saraksta.

Tukšas dimensijas

Ja AI atstāj dimensiju tukšu, tukšajā laukā redzama ikona. Uzvelkot kursoru, parādās iemesls, kāpēc nekas netika piešķirts, piemēram, neviena vērtība šai rindai neder vai nolasītais kods nav starp dimensijas vērtībām. Tas darbojas gan rindas pozīciju dimensiju kolonnās, gan dokumenta līmeņa dimensiju laukos sadaļā Document Information. Ikona pazūd, tiklīdz izvēlaties vērtību.

Izmaiņu saglabāšana

Kad kaut ko maināt, ciļņu rinda virs laukiem rāda Unsaved changes ar Discard un Save. Save saglabā visas veiktās izmaiņas dokumenta informācijā un rindas pozīcijās, un dokuments saglabā savu pašreizējo statusu. Discard tās atceļ. Ja saglabāt neizdodas, rinda rāda Could not save, un izmaiņas paliek, lai varētu mēģināt vēlreiz.

Dokumenta statusa maiņa

Krāsainā statusa poga labajā augšējā stūrī rāda dokumenta pašreizējo statusu. Noklikšķiniet uz tās, lai atvērtu izvēlni ar darbībām, kas pieejamas no šī statusa. Katrs izvēlnes elements rāda darbību un zem tās statusu, uz kuru tā ved, piemēram, Validate un zem tās Validated. Ja divas darbības ved uz vienu statusu, redzamas abas.

Izvēlne rāda tikai tās darbības, kas no pašreizējā statusa ir loģiskas un kuras jums ir atļauts veikt, tāpēc redzamais mainās, dokumentam virzoties uz priekšu. Ja jūsu lomai nav atļauts pārvietot dokumentus, poga rāda statusu bez izvēlnes. Kamēr darbība tiek izpildīta, poga rāda griežamo indikatoru un ir atspējota, līdz tā pabeidzas, tāpēc vienu un to pašu darbību nevar palaist divreiz. Ja statusam nav pieejamu darbību, pogai vienkārši nav izvēlnes. Ja darbības neizdevās ielādēt, izvēlne to pasaka. Noklikšķiniet uz Try Again.

Tālāk aprakstīta katra darbība, ko var izvēlēties no šīs izvēlnes.

Dažas darbības vispirms kaut ko pajautā. Uznirstošajā logā ir redzami tie lauki, kas darbībai vajadzīgi, bet dokumentā vēl ir tukši un ir redzami tā skatā. Tur ir arī visi tukšie obligātie lauki, pat ja jūsu skatā to nav. Katrs ir tāds pats kā dokumentā. Tur ir arī lauki, kurus darbība katru reizi lūdz pārbaudīt, ar to pašreizējo vērtību, un apstiprinājums, ja darbībai tāds ir. Ja nekā netrūkst, nekas netiek jautāts un nav ko apstiprināt, darbība izpildās uzreiz. Citādi logā noklikšķiniet uz Move. Logs paliek atvērts, līdz darbība ir pabeigta. Ja dokumentu nevar pārvietot (piemēram, rindās vēl trūkst kādas vērtības), iemesls tiek parādīts logā un ievadītais saglabājas.

Dokumenta validēšana

Atveriet statusa izvēlni un izvēlieties Validate, lai apstiprinātu, ka visi dati ir pareizi. Validēšana veic divas lietas:

1. Saglabā visas pašreizējās izmaiņas.
2. Iestata dokumenta statusu uz Validated, kas bloķē visus laukus no rediģēšanas.

Validēti dokumenti rāda zaļu Validated statusa pogu un bloķē visus laukus. Precīzs validēšanas laiks un kas to izdarīja tiek reģistrēts cilnē History.

Validēta dokumenta atbloķēšana

Ja nepieciešams veikt izmaiņas validētā dokumentā, atveriet statusa izvēlni un izvēlieties Unlock. Dokuments atgriežas statusā Processed un visi lauki kļūst atkal rediģējami. Pēc izmaiņu veikšanas validējiet dokumentu atkārtoti.

Dokumenta nosūtīšana

Nosūtīšana nav daļa no Standard dzīves cikla. Kad jūsu darbvieta to ir iestatījusi (nosūtīšanas darbplūsma un dzīves ciklā solis Send, kas to palaiž; skatiet Savienojumi), statusa izvēlnē ir pieejama darbība Send. Nosūtīt var tikai dokumentu, kas jau ir validēts.

Pirmā nosūtīšana

1. Atveriet statusa izvēlni un izvēlieties Send. Tas palaiž jūsu darbvietas nosūtīšanas darbplūsmu, kas nosūta dokumenta datus uz sistēmu, kurai tā ir iestatīta.
2. Dokuments uz brīdi pāriet statusā Sending, kamēr ārējā sistēma atbild.
3. Kad sistēma dokumentu pieņem, statuss mainās uz Sent. Ja sistēma atgrieza grāmatvedības atsauci, tā tiek saglabāta dokumenta laukā Accounting Reference. Nosūtīšanas laiks un sistēmas atbilde tiek reģistrēti cilnē History.
4. Kad sistēma to nepieņem, statuss mainās uz Send Failed, un kļūda tiek reģistrēta vēsturē. Biežākie iemesli: ārējā sistēma noraidīja datus vai laikus neatbildēja. Dokuments paliek rediģējams, lai to varētu izlabot un mēģināt vēlreiz.

Atkārtota nosūtīšana

Dokumentam statusā Sent vai Send Failed statusa izvēlne piedāvā Re-send. Parādās apstiprinājuma dialogs (jau nosūtītam dokumentam tas rāda oriģinālo nosūtīšanas datumu) — apstipriniet, lai nosūtītu vēlreiz. Atkārtota nosūtīšana aizstāj iepriekšējo grāmatvedības atsauci ar jauno, ko atgriezusi sistēma.

Dokumenta statusa plūsma

Zemāk aprakstītie statusi un soļi atspoguļo Finpilo noklusējuma dokumentu dzīves ciklu — standarta ceļu, ko dokuments iziet pēc noklusējuma. Dzīves cikls ir konfigurējams, tāpēc darbvieta var izmantot pielāgotu statusu un soļu kopu; šis raksts apraksta noklusējumu.

Dokumenti tiek pārvietoti pa šādiem statusiem:

Uploaded → Processing → Processed → Validated
                ↘ Failed
                ↘ Unsupported

Dzīves cikls, kas dokumentus nosūta tālāk, pēc Validated pievieno statusus Sending, Sent un Send Failed (skatiet "Dokumenta nosūtīšana").

Katrs dokuments sākas ar statusu Uploaded. Ja jūsu darbvieta nolasa dokumentus ar AI, tas pārvietojas tālāk pats: pāriet uz Processing, kamēr AI to nolasa, un pēc tam uz Processed, Unsupported vai Failed atkarībā no rezultāta. Uploaded statusā dokuments parasti pavada tikai mirkli, tāpēc jūs to tur reti pamanīsiet.

Dzīves ciklā, kas nosūta, Sending darbojas tāpat. Kad nosūtāt dokumentu, tas gaida statusā Sending, kamēr grāmatvedības sistēma atbild, un pēc tam pāriet uz Sent vai Send Failed.

Kamēr dokuments ir Validated, tas ir bloķēts: visi lauki ir tikai lasāmi, un Save un Reprocess vadīklas ir paslēptas. Dzīves ciklā, kas nosūta, bloķēti ir arī Sending un Sent, un darbība Send / Re-send paliek pieejama bloķētiem dokumentiem.

Dokuments paliek tajā dzīves ciklā, ar kuru tas sākts

Dokuments seko dzīves ciklam tieši tādam, kāds tas bija dokumenta augšupielādes brīdī. Ja administrators vēlāk maina darbvietas dzīves ciklu — pārsauc statusu, maina tā krāsu, pievieno vai noņem soli — jau uzsāktie dokumenti netiek ietekmēti. Tie saglabā savus statusus un savus soļus, tāpēc iesāktais darbs nekad netiek pārtraukts pusceļā. Jauno dzīves ciklu izmanto tikai dokumenti, kas augšupielādēti pēc izmaiņas.

Tas nozīmē, ka vecākam dokumentam rādītais statuss ir tas, kuru izmanto tā paša dzīves cikls, un tas var atšķirties no tā, ko rāda tikko augšupielādēts dokuments. Tā tam ir jābūt.

Dokumenta pārvietošana uz pašreizējo dzīves ciklu

Ja dokuments ir vecākā sava dzīves cikla versijā vai tā entītija tagad izmanto citu dzīves ciklu, trīs punktu izvēlnē (⋮) ir pieejama darbība Move to Current Lifecycle.

Tā sāk dokumentu no jauna ar tā dzīves cikla pirmo statusu, ko entītija izmanto tagad, un līdzšinējais progress tiek zaudēts. Tai vajag atļauju Edit documents, un slēgtā statusā esošam dokumentam tā netiek piedāvāta. Finpilo pirms tam lūdz apstiprinājumu. Izmantojiet to, kad vēlaties, lai iesākts dokuments sekotu jaunajam dzīves ciklam, nevis tam, ar kuru tas sākts.

Vēsture

Cilne History rāda visu, kas ar dokumentu noticis. Jaunākais ir augšā, sagrupēts pa dienām. Katrs notikums pasaka, kas noticis (Document edited, Status changed, Document read with AI, Document uploaded, Document received by email), cik daudz (3 changes, 8 fields filled), kas vai kurš to izraisīja (Anna Liepa · Portal, Invoice approval · Workflow, Finpilo AI · System, sūtītāja adrese · Email) un laiku labajā pusē. Noklikšķiniet uz notikuma, lai to atvērtu. Katrs mainītais lauks ir ar veco un jauno vērtību, zem Document vai zem pozīcijas, kurai tas pieder (Line items · item 2 · Delivery and assembly). Pievienotai vai noņemtai pozīcijai virsraksts ir Line items · item 9 · added, un zem tā ir tās vērtības. Expand All atver visus notikumus. Lauka, dimensijas un dokumenta tipa vēsture izskatās tāpat.

Meklēšana atrod notikumu pēc jebkura tajā esoša vārda: lauka, vērtības, personas vai pozīcijas. Event type, Changed by un Date sašaurina sarakstu, un notikumu skaits vienmēr redzams augšā labajā pusē. Ja nekas neatbilst, Clear Search and Filters atgriež visu vēsturi. Visas dimensijas vēsture ielādē vairāk, ritinot, un tajā meklēšanas nav.

Šeit redzams arī tas, ko sistēma izdarīja un ko tā nespēja izdarīt: darbība un tās rezultāts (Send to accounting · Failed, un, ja AI dokumentu nespēja nolasīt, tā norādītais iemesls: Document read with AI · failure (OCR could not read page 1)), Condition could not be decided, Calculation not applied, Rule not applied, Part removed un Decision cancelled. Katru var atvērt, lai redzētu, kāpēc. Tieši te jāskatās, ja dokuments nenonāca tur, kur gaidījāt.

Izmantojiet to kā dokumenta audita pierakstu: tur redzams, kad dokuments tika validēts un kas to izdarīja, kad tas tika nosūtīts, un katra cita statusa maiņa visā ceļā.

Aktivitāte

Cilne Activity rāda, kas vēl gaidāms un kas ar dokumentu ir izpildīts. Augšā Planned uzskaita statusus, uz kuriem dokumentu var virzīt tālāk, katru ar iemeslu, kāpēc tas nav droši (If Total Incl. Tax is over 10 000.00, Someone chooses, Will run), un ar to, ko šī pāreja izpilda.

Zemāk ir izpildes, katra savā kartītē: katra darbplūsma, kā arī katrs apstiprinājums vai cita darbība, ko izsauca dokumenta statusa plūsma. Kartīte pasaka, kā izpilde sākās, kad un kas to sāka un cik ilgi tā ilga (Condition · Started 14.07.2026 09:12 by Anna Ozola · took 4 h), un labajā pusē tās stāvokli. Notiekošā ir atvērta. Pabeigtu atveriet, noklikšķinot uz tās.

Iekšpusē izpilde lasāma no augšas uz leju:

• Upcoming: vēl gaidāmie soļi, katrs ar savu tipu (Send HTTP Request, bet apstiprinājumam Waiting for the step before), un pašlaik notiekošais solis, atvērts, ar laiku, kopš kura tas gaida, termiņu un katru personu, uz kuru tas gaida. Kas nevar atbildēt, tam ir norādīts iemesls: Not a member vai Invite not accepted. Labajā pusē ir Step 2 of 4. Cilne atveras pie pašlaik notiekošā soļa.
• Completed: tas, kas noticis, jaunākais augšā. Kas apstiprināja vai noraidīja un kad, ar komentāru. Solis, kam beidzās laiks, pasaka, kas neatbildēja. Izlaists solis pasaka, kad tas darbotos, bet neizdevies solis sarkanā krāsā pasaka, kāpēc.
• Workflow started ar to, kas izpildi sāka un kad, pašās beigās.

Atcelta izpilde sākas ar to, kas to atcēla un kad, bet soļi, kurus tā neizpildīja, rāda Not run. Ja apstiprināšana ir sadalīta paralēlās ķēdēs, piemēram, pa vienai ķēdei katram izmaksu centram, katra ķēde ir kartīte tajā izpildē, kura to sāka, ar savas grupas nosaukumu.

Šeit glabājas visa dokumenta apstiprināšanas gaita: kas ko apstiprināja, kas noraidīja un kāpēc, un kas vēl uz kuru gaida. Jūsu paša gaidošie lēmumi redzami arī lapā Darbības.

Notiekošu darbplūsmu no šejienes var atsaukt ar Recall. Tiek lūgts apstiprināt, un tās atvērtie uzdevumi tiek aizvērti. Recall redz tikai tie, kas drīkst atsaukt: darbvietas administrators, izpildes sācējs un dokumenta iesniedzējs.

Dokumenta daļas

Viens fails dažkārt satur ne tikai galveno dokumentu. Piemēram, rēķinu kopā ar tā noteikumu lapu, maksājuma čeku vai pielikumu. Kad Finpilo šādas daļas atpazīst, dokumenta tips galvenē atver tā daļu sarakstu, katru ar tās tipu un lapām, un dokumentu sarakstā rinda ir atzīmēta ar daļu skaitu (piemēram, "3 parts"). Dokuments ar vienu daļu izskatās tieši tāpat kā līdz šim.

• Galvenā daļa (pats rēķins, ko apstiprina un nosūta) ir izvēlēta pirmā un darbojas kā līdz šim: to var rediģēt, validēt un virzīt pa statusiem.
• Pārējās daļas ir tikai lasāmas. Izvēloties kādu no tām, redzami tās dati, un priekšskatījums rāda tikai šīs daļas lapas. Dokumenta statuss, darbības un vēsture, pārslēdzot daļas, nemainās. Tie attiecas uz dokumentu kopumā. Arī daļu var parādīt citā skatā ar View:, un galvenā daļa paliek savā skatā.
• Daļa, kuras tipam iestatīts tikai atpazīt, rāda joslu Not read ar saiti uz Document Type Settings, kur to var mainīt.
• Ja daļas nolasīšana neizdevās, daļa rāda joslu Could not read.

Save ir pieejams tikai galvenajā daļā. Kamēr ir nesaglabātas izmaiņas, pārējās daļas gaida, līdz izmaiņas saglabāsiet vai atmetīsiet.

Otrs, nesaistīts dokuments tajā pašā failā nav šī dokumenta daļa. Tas ir atsevišķs dokuments, un atbalsts tādiem tiks pievienots atsevišķi.

Kuru dokumentu tipu saturs tiek lasīts

Pēc noklusējuma Finpilo nolasa katras atrastās daļas saturu. Ja noteiktu tipu saturs nav vajadzīgs, piemēram, noteikumu lapām, administrators uzņēmuma lapā Document Types attiecīgajam tipam var izslēgt Read Content. No tā brīža jauni šī tipa dokumenti joprojām tiek atpazīti (tips un lapas), bet to saturs netiek izgūts. Tas arī ietaupa apstrādes kredītus. Ieslēgšana atpakaļ attiecas uz turpmākajiem dokumentiem.

Dokumenta atkārtota apstrāde

Ja AI izgūšana deva vāju rezultātu (piemēram, tika augšupielādēts sākotnēji nelasāms dokuments), varat to apstrādāt atkārtoti. Vai nu atveriet statusa izvēlni un izvēlieties Reprocess, vai izmantojiet trīs punktu izvēlni (⋮) un atlasiet Reprocess. Apstipriniet parādītajā dialogā — ņemiet vērā, ka visi esošie izgūtie dati tiks pārrakstīti.

Dokuments pāriet statusā Processing; lapa paliek atvērta un atsvaidzinās automātiski, kad atkārtotā apstrāde pabeigta (beidzoties ar Processed vai Failed).

Reprocess ir pieejams dokumentiem ar statusu Processed un Failed. Tas nav pieejams dokumentam, kas ir validēts, tiek sūtīts, ir nosūtīts vai kam nosūtīšana neizdevās — vispirms to atbloķējiet, ja nepieciešams apstrādāt atkārtoti.

Dokumenta atkārtota nolasīšana

Apstrādātam dokumentam statusa izvēlnē izvēlieties Re-extract, lai AI vēlreiz nolasītu dokumentu no teksta, kas no faila jau ir nolasīts. Šī darbība ir noklusējuma dzīves ciklā, bet pielāgotā dzīves ciklā tā var saukties citādi vai atrasties citur. Nolasīšanas laikā dokuments ir statusā Processing, pēc tam Processed vai Failed. Fails netiek skenēts no jauna un tā tips netiek atpazīts no jauna, tāpēc par atkārtotu nolasīšanu maksa netiek ņemta.

Uznirstošajā logā ir redzams dokumenta tips. Atstājiet to vai izvēlieties citu tipu, ja dokuments atpazīts kā nepareizs veids. Tad dokuments tiek nolasīts kā jūsu izvēlētais tips. E-rēķins vienmēr tiek nolasīts kā savs tips, jo tā vērtības nāk no XML. Ja failā ir vairāki dokumenti, katrs tiek nolasīts vēlreiz kā savs tips.

Ja dokuments vēl tiek nolasīts vai no tā vēl nekas nav nolasīts, darbība neizdodas, un iemesls ir redzams cilnē History. Dokumentā nekas nemainās. Ja izvēlējāties citu tipu, dokumentam atgriežas tā iepriekšējais tips.

Oriģinālā faila lejupielāde

1. Noklikšķiniet trīs punktu izvēlni (⋮) labajā augšējā stūrī.
2. Atlasiet Download, lai saglabātu oriģinālo augšupielādēto failu datorā.

Dokumenta dzēšana

1. Noklikšķiniet trīs punktu izvēlni (⋮) labajā augšējā stūrī.
2. Atlasiet Delete.
3. Apstipriniet dzēšanu parādītajā dialogā.

Dzēšana ir neatgriezeniska. Delete ir pieejams jebkuram dokumentam, kas nav bloķēts. Bloķēts dokuments (validēts, tiek sūtīts vai nosūtīts) jāatbloķē pirms dzēšanas.

Pēc dzēšanas jūs paliekat Document View un uzreiz pārejat uz nākamo dokumentu sarakstā (vai iepriekšējo, ja izdzēsāt pēdējo). Uz Documents lapu atgriežaties tikai tad, kad vairs nav ko rādīt.

Navigācija starp dokumentiem

Dokumenta galvenes labajā augšējā zonā redzamas navigācijas bultiņas un skaitītājs (piem., "5/125"). Izmantojiet kreiso un labo bultiņu, lai pārietu uz iepriekšējo vai nākamo dokumentu, neatgriežoties Documents lapā. Skaitītājs aptver visus dokumentus, kas atbilst jūsu pašreizējiem filtriem un meklēšanai — ne tikai lapu, no kuras atvērāt, — tādā pašā secībā kā sarakstā.