Grupas

Grupa ir nosaukts cilvēku saraksts, piemēram, "Grāmatveži". Ar to var norādīt, kam jāapstiprina, kam jāpaziņo vai kurš drīkst pārvietot dokumentu, katru reizi nenosaucot katru cilvēku atsevišķi. Kad kāds pievienojas komandai vai to pamet, grupu maina vienreiz, un viss, kas to izmanto, seko līdzi.

Grupai var būt arī lomas. Ja grupai piešķir lomu, visi grupas dalībnieki tur šo lomu tik ilgi, kamēr ir grupā, papildus savām lomām. Grupa bez lomām nedod nevienam nekādas tiesības, tā ir tikai veids, kā norādīt, kurš. Owner lomu piešķir tikai cilvēkiem, nekad grupai (skatiet Lomas un atļaujas).

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

Grupas izveide

Atveriet Workspace Settings un dodieties uz cilni People.
Izvēlieties Groups.
Noklikšķiniet uz Add Group.
Ievadiet Name.
Sadaļā Access piešķiriet grupai lomas: visai darbvietai (Whole workspace) vai noklikšķiniet uz Add entity un piešķiriet lomas šajā uzņēmumā. Jauns uzņēmums sākas ar Member.
Sadaļā People noklikšķiniet uz Add People, izvēlieties visus, kas ietilpst grupā, un noklikšķiniet uz Add. Var izvēlēties vairākus cilvēkus uzreiz.
Noklikšķiniet uz Create.

Lai pārdēvētu grupu vai mainītu tās lomas vai cilvēkus, atveriet to no saraksta. Meklēšana virs People atrod jebkuru cilvēku arī lielā grupā. Lai cilvēkus izņemtu, atzīmējiet tos un noklikšķiniet uz Remove from Group. Nekas nemainās, kamēr nenoklikšķināt uz Save, un josla lapas apakšā parāda, kas mainīsies. Jums piedāvā tikai tās lomas, kas jums pašam ir tur, kur tās piešķirat. Grupu, ko vēl izmanto kāds dzīves cikls vai darbplūsma, nevar izdzēst. Paziņojumā redzams, kur tā tiek izmantota, lai to vispirms varētu noņemt tur.

Izdzēsta grupa tiek nolikta malā, nevis izdzēsta pavisam. Tā pazūd no visiem sarakstiem un izvēlēm, un no tā brīža tā nevienam nedod ne lomu, ne piekļuvi dokumentiem, arī tiem, kas bija kopīgoti ar šo grupu. Apstiprināšana, kas jau notiek, joprojām jautā tās cilvēkiem. Dokumenta Share sarakstā kopīgojums ar to ir atzīmēts kā deleted. Lai to atrastu, atlasiet grupas pēc Deleted. Tā atveras tikai skatīšanai. Restore Group izvēlnē ⋮ lapas augšā to atjauno kopā ar tās cilvēkiem un lomām, un viss, ko tā deva, atgriežas. To var izdarīt arī jūsu AI asistents.

Grupas izmantošana

Lai piešķirtu cilvēkiem lomu

Piešķiriet grupai lomu, un visi tās dalībnieki tur šo lomu. Tas ir īsākais veids, kā pateikt, ka visi grāmatvedībā drīkst apstiprināt. Viena izmaiņa grupā, un cilvēki iegūst vai zaudē šo lomu kopā ar dalību. Lomas nosaka grupas lapas sadaļā Access, vai arī pajautājiet savam AI asistentam.

Statusa maiņā

Statusa maiņu var ierobežot ar cilvēkiem, grupām vai lomām. Tad šo maiņu var veikt tikai šie cilvēki, piemēram, Unlock validētam dokumentam. Arī administrators, ko tā nenosauc, to nevar veikt. Tāpat var atbrīvot no dokumenta slēgšanas: slēgšana attiecas uz katru cilvēku, ja vien tā nenosauc, kuru tā nesaista. Uz jūsu darbvietas darbplūsmām tā neattiecas.

Apstiprināšanā

Apstiprināšanas solī sadaļā Who Approves var izvēlēties Submitted by, grupas, lomas un cilvēkus. Submitted by ir tas, kurš dokumentu iesniedza. Loma jautā tam, kuram šī loma ir dokumenta uzņēmumā. Grupas rāda, cik cilvēku tajās ir, un katram veidam ir sava ikona. Tos var jaukt. Cilvēkam, kas nosaukts divreiz, gan atsevišķi, gan caur grupu vai lomu, jautā vienreiz. Ja sarakstā ir loma vai Submitted by, How many must approve piedāvā All of them, Any one, Most of them vai A set number, jo kas tie ir, kļūst zināms tikai tad, kad apstiprināšana sākas.

Cilvēks, kas ir aizgājis no darbvietas, redzams kā Removed person. Noņemta grupa vai loma saglabā savu nosaukumu ar atzīmi, ka tā ir noņemta. Izņemiet tos no saraksta, kad nākamreiz labojat soli.

Kad apstiprināšana sākas, grupu aizstāj cilvēki, kas tajā ir šajā brīdī. Šie cilvēki izlemj apstiprināšanu līdz galam. Ja kāds pievienojas grupai vai to pamet, kamēr apstiprināšana gaida, šai apstiprināšanai nekas nemainās: jautā tiem pašiem cilvēkiem, un vajag tikpat daudz atbilžu. Nākamā apstiprināšana, kas sākas, izmanto grupu tādu, kāda tā ir tobrīd.

Apstiprināšanā lapa Actions un dokumenta cilne Activity rāda grupu ar tās cilvēkiem, piemēram, "Grāmatveži: Anna, Juris". Solis, kas vēl nav sācies, rāda grupas cilvēkus tādus, kādi tie ir tagad.

Paziņojumā

Paziņojuma solī sadaļā Who To Tell var izvēlēties to pašu: Submitted by, grupas, lomas un cilvēkus. Ziņa aiziet cilvēkiem, ko tie nozīmē nosūtīšanas brīdī, katram vienreiz.

Tukša grupa, kas izvēlēta kopā ar citiem cilvēkiem vai grupām, tiek vienkārši izlaista. Tikai tad, ja viss izvēlētais, visas grupas un cilvēki kopā, nedod nevienu cilvēku:

Apstiprināšana darbplūsmā neizdodas ar ziņu, ka nav atrasts neviens, kam jautāt.
Apstiprināšana, ko sāka statusa maiņa, beidzas kā termiņā neizlemta, un ar dokumentu notiek tas, ko jūsu dzīves cikls paredz termiņā neizlemtai apstiprināšanai.
Paziņojums netiek nosūtīts, un solis tiek atzīmēts kā neizdevies.