Documents

Documents lapa ir centrālā darba zona Finpilo. Šeit augšupielādējat dokumentus, pārlūkojat dokumentu sarakstu, piemērojat filtrus un atverat dokumentus detalizētai pārskatīšanai.

Dokumentu saraksts

Dokumentu saraksts rāda visus dokumentus jūsu atlasītajām entītijām. Katrā rindā tiek attēlots:

Document — faila nosaukums.
Direction — Incoming vai Outgoing.
Type — dokumenta veids (Invoice, Receipt, Delivery Note, CMR, Other).
Issue Date — dokumentā norādītais datums.
Document No. — no dokumenta izgūtais dokumenta numurs.
Partner — piesaistītā partnera nosaukums (redzams tikai tad, ja partneris ir salīdzināts un piesaistīts).
Entity — kurai entītijai dokuments pieder.
Total Incl. Tax — kopsumma ar nodokļiem, kopā ar valūtas kodu. Redzama vidējos un lielākos ekrānos.
Uploaded — dokumenta augšupielādes datums un laiks.
Status — pašreizējais apstrādes statuss (Processing, Processed, Validated, Sent, Send Failed, Unsupported, Failed).

Saraksts pēc noklusējuma ir sakārtots pēc augšupielādes datuma (jaunākie vispirms). Noklikšķiniet uz jebkuras kolonnas virsraksta, lai mainītu kārtošanas secību.

Dokumentu augšupielāde

Dokumentus Finpilo var ievadīt divos veidos: manuāla augšupielāde un pārsūtīšana pa e-pastu.

Manuāla augšupielāde

Documents lapā noklikšķiniet pogu Upload Documents labajā augšējā stūrī.
Augšupielādes dialogā atlasiet entītiju, kurai dokumenti pieder. Ja galvenē ir atlasīta tikai viena entītija, tā dialogā ir jau iepriekš atlasīta.
Ievelciet failus augšupielādes zonā vai noklikšķiniet, lai pārlūkotu un atlasītu failus no datora.
Pieņemtie formāti: PDF, JPG, JPEG, PNG.
Noklikšķiniet Upload, lai sāktu apstrādi.

Augšupielādētie faili sarakstā parādās nekavējoties ar statusu "Processing". Apstrādes laiks ir atkarīgs no dokumenta sarežģītības. Saraksts atjauninās automātiski, kad apstrāde ir pabeigta.

Svarīgi: Finpilo izgūst datus tikai no pirmā dokumenta katrā failā. Ja failā ir vairāki dokumenti (piem., vairāki rēķini vienā PDF), tiks apstrādāts tikai pirmais. Sadaliet šādus failus pirms augšupielādes.

Pārsūtīšana pa e-pastu

Katrai entītijai ir viena vai vairākas e-pasta adreses automātiskai dokumentu saņemšanai — ģenerētā adrese (piem., abc123@in.finpilo.com) un jūsu pievienotās adreses (piem., acme-rekini@in.finpilo.com). Šīs adreses var atrast un pārvaldīt entītijas General cilnē sadaļā Entity Management.

Lai apstrādātu dokumentus pa e-pastu:

Nokopējiet entītijas e-pasta adresi dokumentu apstrādei.
Pārsūtiet dokumentu (kā pielikumu) uz šo adresi.
Dokuments automātiski parādās Documents sarakstā pēc apstrādes.

Tas ir noderīgi, lai iestatītu automātiskās pārsūtīšanas noteikumus e-pasta klientā — piemēram, automātiski pārsūtītu visus rēķinus no konkrēta partnera tieši uz Finpilo.

Ļoti mazi attēli, kas pienāk kopā ar e-pastu, piemēram, paraksta logotipi un ikonas, netiek sūtīti AI apstrādei. Tie tiek saglabāti ar statusu Unsupported, tāpēc tie neparādās sarakstā kā neizdevušies dokumenti. Ja kāds no tiem ir īsts dokuments (piemēram, maza čeka fotogrāfija), atveriet to un izmantojiet pogu Reprocess.

Dokumentu filtrēšana

Virs dokumentu saraksta atrodas filtru pogas, lai sašaurinātu sarakstu:

Type — filtrēt pēc dokumenta veida (Invoice, Receipt, Delivery Note, CMR, Other).
Status — filtrēt pēc statusa (Processing, Processed, Validated, Sent, Send Failed, Unsupported, Failed).
Direction — filtrēt pēc Incoming vai Outgoing.
Partner — filtrēt pēc piesaistītā partnera. Filtrā parādās tikai tie partneri, kas ir piesaistīti dokumentiem.
Issue Date — filtrēt pēc dokumenta izsniegšanas datuma perioda.
Upload Date — filtrēt pēc augšupielādes datuma.

Noklikšķiniet uz filtra pogas, lai atvērtu tā opcijas. Atlasiet vienu vai vairākas vērtības, pēc tam aizveriet uznirstošo logu. Aktīvie filtri tiek norādīti uz pogas. Lai noņemtu filtru, atveriet pogu un notīriet atlasi.

Dokumentu meklēšana

Izmantojiet meklēšanas lauku virs dokumentu saraksta. Katram ievadītajam vārdam jāatbilst kaut kam dokumentā, un dažādi vārdi var atbilst dažādām lietām:

dokumenta nosaukumam, numuram vai tipam
dimensijas vērtībai, kas piešķirta dokumentam. Tas var būt partnera nosaukums vai reģistrācijas numurs, izmaksu centra kods vai jebkura cita informācija, ko reģistrs glabā par šo vērtību

Tātad, ierakstot acme 4471, tiks atrasts dokuments 4471 no Acme neatkarīgi no tā, vai "Acme" ir rakstīts uz paša dokumenta vai norādīts kā tā partneris. Tiek atrastas arī vērtības, kas kopš tā laika ir arhivētas, tāpēc vecākie dokumenti paliek atrodami.

Rezultāti tiek atjaunināti, kamēr rakstāt, ar nelielu aizkavi.

Dokumenta atvēršana

Noklikšķiniet uz jebkuras rindas dokumentu sarakstā, lai atvērtu dokumentu Document View skatā. No Document View var pārvietoties starp dokumentiem, izmantojot bultiņu pogas (piem., "5/25" ar kreiso un labo bultiņu), neatgriežoties sarakstā.

Dokumentu eksportēšana

Noklikšķiniet pogu Export labajā augšējā stūrī, lai eksportētu dokumentu datus. Pieejamas četras opcijas:

Export selected as CSV — eksportē tikai atzīmētos dokumentus CSV formātā.
Export selected as XLSX — eksportē tikai atzīmētos dokumentus Excel formātā.
Export full list as CSV — eksportē visus dokumentus atlasītajām entītijām CSV formātā.
Export full list as XLSX — eksportē visus dokumentus atlasītajām entītijām Excel formātā.

Lai atlasītu konkrētus dokumentus eksportam, atzīmējiet izvēles rūtiņas dokumentu saraksta kreisākajā kolonnā.

Ja dokumenti aptver vairākas entītijas, eksports izveido atsevišķu failu katrai entītijai. Vairāku failu gadījumā tie tiek apvienoti ZIP arhīvā lejupielādei.

Grupveida darbības

Atzīmējot vairākus dokumentus ar izvēles rūtiņām, galvenes zonā parādās papildu darbības: lejupielādes poga un dzēšanas poga. Tās ļauj lejupielādēt vai dzēst atlasītos dokumentus vienlaicīgi.