Documents

Documents lapa ir centrālā darba zona Finpilo. Šeit augšupielādējat dokumentus, pārlūkojat dokumentu sarakstu, piemērojat filtrus un atverat dokumentus detalizētai pārskatīšanai.

Dokumentu saraksts

Dokumentu saraksts rāda visus dokumentus jūsu atlasītajiem uzņēmumiem. Katrā rindā tiek attēlots:

Document — faila nosaukums.
Direction — Incoming vai Outgoing.
Type — dokumenta veids (Invoice, Receipt, Delivery Note, CMR, Other).
Issue Date — dokumentā norādītais datums.
Document No. — no dokumenta izgūtais dokumenta numurs.
Partner — piesaistītā partnera nosaukums (redzams tikai tad, ja partneris ir salīdzināts un piesaistīts).
Entity — kuram uzņēmumam dokuments pieder.
Uploaded — dokumenta augšupielādes datums un laiks.
Status — pašreizējais apstrādes statuss (Processing, Processed, Validated, Unsupported, Failed).

Saraksts pēc noklusējuma ir sakārtots pēc augšupielādes datuma (jaunākie vispirms). Noklikšķiniet uz jebkuras kolonnas virsraksta, lai mainītu kārtošanas secību.

Dokumentu augšupielāde

Dokumentus Finpilo var ievadīt divos veidos: manuāla augšupielāde un pārsūtīšana pa e-pastu.

Manuāla augšupielāde

Documents lapā noklikšķiniet pogu Upload Documents labajā augšējā stūrī.
Augšupielādes dialogā atlasiet uzņēmumu, kuram dokumenti pieder. Ja galvenē ir atlasīts tikai viens uzņēmums, tas dialogā ir jau iepriekš atlasīts.
Ievelciet failus augšupielādes zonā vai noklikšķiniet, lai pārlūkotu un atlasītu failus no datora.
Pieņemtie formāti: PDF, JPG, JPEG, PNG.
Noklikšķiniet Upload, lai sāktu apstrādi.

Augšupielādētie faili sarakstā parādās nekavējoties ar statusu "Processing". Apstrādes laiks ir atkarīgs no dokumenta sarežģītības. Saraksts atjauninās automātiski, kad apstrāde ir pabeigta.

Svarīgi: Finpilo izgūst datus tikai no pirmā dokumenta katrā failā. Ja failā ir vairāki dokumenti (piem., vairāki rēķini vienā PDF), tiks apstrādāts tikai pirmais. Sadaliet šādus failus pirms augšupielādes.

Pārsūtīšana pa e-pastu

Katram uzņēmumam ir paredzēta e-pasta adrese automātiskai dokumentu saņemšanai (piem., abc123@in.finpilo.com). Šo adresi var atrast uzņēmuma General cilnē sadaļā Entity Management.

Lai apstrādātu dokumentus pa e-pastu:

Nokopējiet uzņēmuma e-pasta adresi dokumentu apstrādei.
Pārsūtiet dokumentu (kā pielikumu) uz šo adresi.
Dokuments automātiski parādās Documents sarakstā pēc apstrādes.

Tas ir noderīgi, lai iestatītu automātiskās pārsūtīšanas noteikumus e-pasta klientā — piemēram, automātiski pārsūtītu visus rēķinus no konkrēta piegādātāja tieši uz Finpilo.

Dokumentu filtrēšana

Virs dokumentu saraksta atrodas filtru pogas, lai sašaurinātu sarakstu:

Type — filtrēt pēc dokumenta veida (Invoice, Receipt, Delivery Note, CMR, Other).
Status — filtrēt pēc statusa (Processing, Processed, Validated, Unsupported, Failed).
Direction — filtrēt pēc Incoming vai Outgoing.
Partner — filtrēt pēc piesaistītā partnera. Filtrā parādās tikai tie partneri, kas ir piesaistīti dokumentiem.
Issue Date — filtrēt pēc dokumenta izsniegšanas datuma perioda.
Upload Date — filtrēt pēc augšupielādes datuma.

Noklikšķiniet uz filtra pogas, lai atvērtu tā opcijas. Atlasiet vienu vai vairākas vērtības, pēc tam aizveriet uznirstošo logu. Aktīvie filtri tiek norādīti uz pogas. Lai noņemtu filtru, atveriet pogu un notīriet atlasi.

Dokumentu meklēšana

Izmantojiet meklēšanas lauku virs dokumentu saraksta, lai meklētu pēc dokumentu nosaukumiem, dokumentu numuriem un partneru nosaukumiem. Meklēšana tiek veikta servera pusē un atjaunina rezultātus, kamēr rakstāt (ar nelielu aizkavi).

Dokumenta atvēršana

Noklikšķiniet uz jebkuras rindas dokumentu sarakstā, lai atvērtu dokumentu Document View skatā. No Document View var pārvietoties starp dokumentiem, izmantojot bultiņu pogas (piem., "5/25" ar kreiso un labo bultiņu), neatgriežoties sarakstā.

Dokumentu eksportēšana

Noklikšķiniet pogu Export labajā augšējā stūrī, lai eksportētu dokumentu datus. Pieejamas četras opcijas:

Export selected as CSV — eksportē tikai atzīmētos dokumentus CSV formātā.
Export selected as XLSX — eksportē tikai atzīmētos dokumentus Excel formātā.
Export full list as CSV — eksportē visus dokumentus atlasītajiem uzņēmumiem CSV formātā.
Export full list as XLSX — eksportē visus dokumentus atlasītajiem uzņēmumiem Excel formātā.

Lai atlasītu konkrētus dokumentus eksportam, atzīmējiet izvēles rūtiņas dokumentu saraksta kreisākajā kolonnā.

Ja dokumenti aptver vairākus uzņēmumus, eksports izveido atsevišķu failu katram uzņēmumam. Vairāku failu gadījumā tie tiek apvienoti ZIP arhīvā lejupielādei.

Grupveida darbības

Atzīmējot vairākus dokumentus ar izvēles rūtiņām, galvenes zonā parādās papildu darbības: lejupielādes poga un dzēšanas poga. Tās ļauj lejupielādēt vai dzēst atlasītos dokumentus vienlaicīgi.