Documents

Documents lapa ir centrālā darba zona Finpilo. Šeit augšupielādējat dokumentus, pārlūkojat dokumentu sarakstu, piemērojat filtrus un atverat dokumentus detalizētai pārskatīšanai.

Dokumentu saraksts

Dokumentu saraksts rāda visus dokumentus jūsu atlasītajām entītijām. Katrā rindā tiek attēlots:

Document — faila nosaukums.
Type — dokumenta veids (Invoice, Receipt, Delivery Note, CMR, Other).
Issue Date — dokumentā norādītais datums.
Document No. — no dokumenta izgūtais dokumenta numurs.
Partner — piesaistītā partnera nosaukums (redzams tikai tad, ja partneris ir salīdzināts un piesaistīts).
Entity — kurai entītijai dokuments pieder.
Total Incl. Tax — kopsumma ar nodokļiem, kopā ar valūtas kodu. Redzama vidējos un lielākos ekrānos.
Uploaded — dokumenta augšupielādes datums un laiks.
Status — pašreizējais apstrādes statuss (Processing, Processed, Validated, Sent, Send Failed, Unsupported, Failed).

Saraksts pēc noklusējuma ir sakārtots pēc augšupielādes datuma (jaunākie vispirms). Noklikšķiniet uz jebkuras kolonnas virsraksta, lai mainītu kārtošanas secību.

Dokumentu augšupielāde

Dokumentus Finpilo var ievadīt divos veidos: manuāla augšupielāde un pārsūtīšana pa e-pastu.

Manuāla augšupielāde

Documents lapā noklikšķiniet pogu Upload Documents labajā augšējā stūrī.
Augšupielādes dialogā atlasiet entītiju, kurai dokumenti pieder. Ja galvenē ir atlasīta tikai viena entītija, tā dialogā ir jau iepriekš atlasīta.
Ievelciet failus augšupielādes zonā vai noklikšķiniet, lai pārlūkotu un atlasītu failus no datora.
Pieņemtie formāti: PDF, JPG, JPEG, PNG. Fails, kas lielāks par 25 MB vai kura veids netiek pieņemts, netiek saglabāts un parādās sarakstā kopā ar iemeslu. Pārējie šīs augšupielādes faili tiek saglabāti. Ja nevienu failu nevar pieņemt, nekas netiek augšupielādēts.
Noklikšķiniet Upload, lai sāktu apstrādi.

Augšupielādētie faili sarakstā parādās nekavējoties ar statusu "Processing". Apstrādes laiks ir atkarīgs no dokumenta sarežģītības. Saraksts atjauninās automātiski, kad apstrāde ir pabeigta.

Svarīgi: Finpilo izgūst datus tikai no pirmā dokumenta katrā failā. Ja failā ir vairāki dokumenti (piem., vairāki rēķini vienā PDF), tiks apstrādāts tikai pirmais. Sadaliet šādus failus pirms augšupielādes.

Pārsūtīšana pa e-pastu

Katrai entītijai ir viena vai vairākas e-pasta adreses automātiskai dokumentu saņemšanai — ģenerētā adrese (piem., abc123@in.finpilo.com) un jūsu pievienotās adreses (piem., acme-rekini@in.finpilo.com). Šīs adreses var atrast un pārvaldīt entītijas General cilnē sadaļā Entity Management.

Lai apstrādātu dokumentus pa e-pastu:

Nokopējiet entītijas e-pasta adresi dokumentu apstrādei.
Pārsūtiet dokumentu (kā pielikumu) uz šo adresi.
Dokuments automātiski parādās Documents sarakstā pēc apstrādes.

Pielikums, kas lielāks par 25 MB, netiek pieņemts. Vienības e-pasta žurnālā (Logs) tas ir Not taken in, atbildē sūtītājam tas norādīts ar "Too large, the limit is 25 MB", un darbvietas administratori saņem paziņojumu.

Tas ir noderīgi, lai iestatītu automātiskās pārsūtīšanas noteikumus e-pasta klientā — piemēram, automātiski pārsūtītu visus rēķinus no konkrēta partnera tieši uz Finpilo.

Ļoti mazi attēli, kas pienāk kopā ar e-pastu, piemēram, paraksta logotipi un ikonas, netiek sūtīti AI apstrādei. Tie tiek saglabāti ar statusu Unsupported, tāpēc tie neparādās sarakstā kā neizdevušies dokumenti. Ja kāds no tiem ir īsts dokuments (piemēram, maza čeka fotogrāfija), atveriet to un izmantojiet pogu Reprocess.

Dokumentu filtrēšana

Virs dokumentu saraksta atrodas filtru pogas, lai sašaurinātu sarakstu:

Type — filtrēt pēc dokumenta veida (Invoice, Receipt, Delivery Note, CMR, Other).
Status — filtrēt pēc statusa (Processing, Processed, Validated, Sent, Send Failed, Unsupported, Failed).
Dimensions — filtrēt pēc jebkuras dimensijas, ko uztur jūsu atlasītās entītijas, tostarp partneriem: izvēlieties dimensiju un pēc tam tās vērtības.
Issue Date — filtrēt pēc dokumenta izsniegšanas datuma perioda.
Upload Date — filtrēt pēc augšupielādes datuma.

Datumu periodā ietilpst abas tā dienas. Periods no 01.08.2026 līdz 31.08.2026 atrod arī dokumentus ar 31. augusta datumu. Ja laukos From un To ir viena un tā pati diena, tiek atrasti tās dienas dokumenti.

Noklikšķiniet uz filtra pogas, lai atvērtu tā opcijas. Atlasiet vienu vai vairākas vērtības, pēc tam aizveriet uznirstošo logu. Aktīvie filtri tiek norādīti uz pogas. Lai noņemtu filtru, atveriet pogu un notīriet atlasi. Ja filtram ir meklēšanas lauks, ar × tā galā lauku var notīrīt.

Dokumentu meklēšana

Izmantojiet meklēšanas lauku virs dokumentu saraksta. Katram ievadītajam vārdam jāatbilst kaut kam dokumentā, un dažādi vārdi var atbilst dažādām lietām:

dokumenta nosaukumam, numuram vai tipam
dimensijas vērtībai, kas piešķirta dokumentam. Tas var būt partnera nosaukums vai reģistrācijas numurs, izmaksu centra kods vai jebkura cita informācija, ko reģistrs glabā par šo vērtību

Tātad, ierakstot acme 4471, tiks atrasts dokuments 4471 no Acme neatkarīgi no tā, vai "Acme" ir rakstīts uz paša dokumenta vai norādīts kā tā partneris. Tiek atrastas arī vērtības, kas kopš tā laika ir arhivētas, tāpēc vecākie dokumenti paliek atrodami.

Rezultāti tiek atjaunināti, kamēr rakstāt, ar nelielu aizkavi.

Tālrunī

Tālrunī katrs dokuments sarakstā ir viena rinda: tā nosaukums un summa, zem tiem pārējās ziņas vienā rindā un statuss. Pieskarieties rindai, lai atvērtu dokumentu. Tālrunī nav izvēles rūtiņu, grupveida darbības ir pieejamas datorā.

Filtri ir zem filtru pogas blakus meklēšanai. Skaitlis uz pogas parāda, cik filtru ir ieslēgti. Pieskarieties tai, lai redzētu visus filtrus, un tad pieskarieties filtram, lai to atvērtu. Saraksts mainās, kamēr atzīmējat. Ar Clear filtru notīra, ar Done atgriežas atpakaļ. Tālrunī tā strādā visi Finpilo saraksti.
Ar ⋮ blakus meklēšanai var eksportēt visu sarakstu CSV vai Excel formātā.
Ar + augšējā labajā stūrī var pievienot dokumentus: izvēlieties entītiju un tad Scan Document, lai skenētu papīra dokumentu, Take Photo, lai uzņemtu parastu fotogrāfiju, vai Choose File, lai izvēlētos failus no tālruņa. Kamēr faili augšupielādējas, tie redzami saraksta augšā.

Dokumenta skenēšana

Pavērsiet kameru pret lapu. Rāmis parāda lapu, ko Finpilo ir atradis, un seko lapai, kamēr tālrunis kustas. Pieskarieties apaļajai pogai, lai skenētu. Ja rāmis nav precīzs, pavelciet stūri līdz lapas malai un pieskarieties Use. Finpilo lapu iztaisno, tāpēc arī slīpi fotografēta lapa saglabā savu formu.

Ar Add Page var skenēt nākamo tā paša dokumenta lapu, ar × lapu var noņemt. Upload nosūta visas lapas kopā kā vienu PDF.

Finpilo tālruņa sākuma ekrānā

Pievienojiet Finpilo tālruņa sākuma ekrānam, un tas atveras kā lietotne: ar Finpilo ikonu, pa visu ekrānu, uzreiz sadaļā Actions. Tālruņa pārlūkā katra ekrāna augšā redzama josla Install Finpilo, līdz Finpilo ir pievienots.

Android (Chrome): pieskarieties Install un apstipriniet. Ja Chrome neparāda instalēšanas logu, pieskarieties ⋮ augšējā labajā stūrī un izvēlieties Install app vai Add to Home screen.
iPhone (Safari): pieskarieties Install, lai redzētu soļus: pieskarieties Share ekrāna apakšā, ritiniet uz leju, izvēlieties Add to Home Screen un pieskarieties Add.

Kad Finpilo atver no ikonas, joslas vairs nav.

Dokumenta atvēršana

Noklikšķiniet uz jebkuras rindas dokumentu sarakstā, lai atvērtu dokumentu Document View skatā. No Document View var pārvietoties starp dokumentiem, izmantojot bultiņu pogas (piem., "5/25" ar kreiso un labo bultiņu), neatgriežoties sarakstā.

Dokumentu eksportēšana

Ar ⋮ saraksta labajā augšējā stūrī var eksportēt visus atlasīto entītiju dokumentus: Export full list as CSV vai Export full list as Excel (XLSX).

Lai eksportētu tikai dažus dokumentus, atzīmējiet tos un joslā, kas parādās, izvēlieties Export (skatīt Grupveida darbības zemāk).

Ja dokumenti aptver vairākas entītijas, eksports izveido atsevišķu failu katrai entītijai. Vairāku failu gadījumā tie tiek apvienoti ZIP arhīvā lejupielādei.

Grupveida darbības

Atzīmējiet dokumentus ar izvēles rūtiņām saraksta kreisākajā kolonnā. Virs saraksta parādās josla ar pogām Download, Export un Delete, un tā parāda, cik dokumentu ir atlasīti. Ar × joslā atzīmes var notīrīt.

Rūtiņa kolonnas augšā atlasa visus dokumentus, kas atbilst meklēšanai un filtriem, arī tos, kas sarakstā vēl nav ielādēti. Josla to parāda, piemēram, "All 150 selected". Ja dažus dokumentus atzīmi noņemat, josla saskaita pārējos ("148 selected"). Download, Export un Delete darbojas ar tiem visiem.