Pamatjēdzieni
Pirms darba ar Finpilo ir noderīgi izprast pamatterminus, kas tiek lietoti visā platformā. Šie termini parādās saskarnē un visā šajā rokasgrāmatā.
Workspace (darbvieta)
Workspace ir augstākā līmeņa konteiners jūsu organizācijai. Tas satur visas jūsu entītijas, lietotājus, dokumentus un iestatījumus. Ja esat grāmatvedības birojs, kas apkalpo vairākus klientus, jums ir viena darbvieta, kurā ietilpst visu klientu entītijas. Ja esat atsevišķs uzņēmums, jūsu darbvieta satur jūsu uzņēmuma entītijas (juridiskās personas, filiāles vai nodaļas).
Darbvietu var mainīt, izmantojot darbvietas izvēlni galvenes kreisajā augšējā stūrī, blakus Finpilo logotipam.
Entity (entītija)
Entītija pārstāv vienu uzņēmumu vai juridisku personu jūsu darbvietā. Katrai entītijai ir savi reģistrācijas dati (juridiskais nosaukums, reģistrācijas numurs, PVN numurs, adrese), savs partneru saraksts, dimensijas, dokumentu veidi un lauku iestatījumi.
Dokumenti vienmēr ir piesaistīti konkrētai entītijai. Augšupielādējot dokumentu, jūs norādāt, kurai entītijai tas pieder. Pārsūtot dokumentu pa e-pastu, tas automātiski tiek novirzīts uz entītiju, kuras e-pasta adrese tika izmantota.
Entītijas galvenie rekvizīti:
- Display Name — īss nosaukums, kas tiek rādīts sarakstos un izvēlnēs.
- Legal Name — oficiālais reģistrētais nosaukums.
- Registration Number — uzņēmuma reģistrācijas numurs.
- VAT Number — pievienotās vērtības nodokļa reģistrācijas numurs.
- Legal Address — juridiskā adrese.
- Bank Accounts — viens vai vairāki bankas kontu numuri.
- Reference ID — iekšējais identifikators (automātiski ģenerēts, ja nav norādīts, formātā: ENT-00001).
- Email Processing Address — unikāla e-pasta adrese (piem.,
abc123@in.finpilo.com) automātiskai dokumentu saņemšanai.
Partner (partneris)
Partneris (saukts arī par piegādātāju, kreditoru vai klientu) ir uzņēmums vai persona, ar kuru veicat darījumus.
Partneris ir dimensijas vērtība. Katrai entītijai ir dimensija ar nosaukumu Partners, un tās vērtības ir uzņēmumi, ar kuriem sadarbojaties. Tas nozīmē, ka ar partneriem var darīt visu to pašu, ko ar jebkuru dimensiju: importēt, sinhronizēt no grāmatvedības sistēmas, filtrēt dokumentus, izmantot darbplūsmas nosacījumā, arhivēt vairs nevajadzīgo. Nav atsevišķa partneru ekrāna vai īpašu partneru noteikumu. Skatiet Dimensijas.
Kad Finpilo apstrādā dokumentu, tas salīdzina izgūtos puses datus ar šīs dimensijas vērtībām. Ja atbilstība atrodas, vērtība tiek piesaistīta automātiski. Ja nē, to izvēlaties vai izveidojat dokumentā.
Partnera vērtība satur nosaukumu un atsauces ID tāpat kā jebkura dimensijas vērtība, kā arī kolonnas, ko deklarē Partners dimensija: parasti reģistrācijas numuru, PVN numuru, juridisko adresi un bankas kontus.
Dimension (dimensija)
Dimensija ir grāmatvedības klasifikācijas kategorija, ko definējat entītijai. Dimensijas pārstāv analītiskos tagus, kas nepieciešami jūsu grāmatvedības sistēmai, bet nav uzdrukāti uz dokumenta.
Biežāk lietotie dimensiju piemēri:
- Cost Center (izmaksu centrs) — kura nodaļa vai biznesa vienība sedz izmaksas (piem., Administrācija, Pārdošana un mārketings, Operācijas).
- VAT Rate (PVN likme) — nodokļu režīms, kas piemērots katrai rindas pozīcijai (piem., PVN 21%, PVN 0% — ES).
- Employees (darbinieki) — uz kuru darbinieku izdevums attiecas.
- Product (produkts) — ar kuru uzņēmuma produktu vai pakalpojumu izdevums ir saistīts.
Katra dimensija satur vērtību sarakstu. Piemēram, dimensija "Cost Center" var saturēt vērtības "Administration," "Sales & Marketing," "Infrastructure Services" un "Office." Katrai vērtībai ir nosaukums, neobligāts apraksts un atsauces ID (automātiski ģenerēts, ja nav norādīts, formātā: DIM-00001).
Finpilo AI piešķir dimensiju vērtības katrai apstrādāta dokumenta rindas pozīcijai. Jūs varat redzēt AI piešķīrumu, tā ticamības līmeni (procentos) un īsu skaidrojumu, kāpēc tieši šī vērtība tika izvēlēta.
Document Type (dokumenta veids)
Dokumenta veids nosaka, kāda veida finanšu dokumentu Finpilo apstrādā. Noklusējuma dokumentu veidi:
- Invoice — iepirkumu un pārdošanas rēķini.
- Receipt — maksājumu čeki un darījumu apstiprinājumi.
- Delivery Note — preču piegādes dokumenti.
- CMR — starptautiskie autopārvadājumu dokumenti.
- Other — dokumenti, kas neatbilst iepriekš minētajām kategorijām.
Katram dokumenta veidam ir extraction schema (izgūšanas shēma), kas nosaka, kurus laukus Finpilo izgūst no dokumenta galvenes un rindas pozīcijām. Šīs shēmas var apskatīt, bet nevar tieši mainīt — tās pārvalda AI apstrādes serviss.
Dokumentu statusi
Darbvieta var definēt savus statusus, tāpēc zemāk ir standarta kopa, nevis fiksēta. Jūsējā var atšķirties — Dokumentu lapas statusa filtrs rāda, ko jūsu darbvieta patiesībā izmanto. Trīs sūtīšanas statusi beigās pastāv tikai tad, ja jūsu darbvieta izmanto dzīves ciklu, kas dokumentus sūta tālāk.
| Statuss | Nozīme |
|---|---|
| Uploaded | Fails ir pienācis un gaida apstrādi. Katrs dokuments sākas šeit. |
| Processing | Dokuments ir augšupielādēts vai saņemts un pašlaik tiek apstrādāts ar AI. |
| Processed | AI ir pabeidzis datu izgūšanu un dimensiju piešķiršanu. Dokuments ir gatavs jūsu pārskatīšanai. |
| Validated | Jūs esat pārskatījis dokumentu un apstiprinājis, ka visi dati ir pareizi. Validēti dokumenti ir bloķēti — laukus nevar rediģēt, ja vien vispirms neatbloķējat dokumentu. |
| Sending | Dokuments ir nodots jūsu grāmatvedības sistēmai, un Finpilo gaida tās atbildi. Parasti tas paiet dažās sekundēs. |
| Sent | Validētais dokuments ir nosūtīts uz pievienoto grāmatvedības sistēmu ar darbplūsmu Send to Accounting. Nosūtīti dokumenti ir bloķēti un nav rediģējami. Ja nepieciešams, tos var sūtīt atkārtoti. |
| Send Failed | Sūtījums nenonāca — galamērķis to noraidīja, nebija sasniedzams vai nav konfigurēts. Iemesls ir dokumenta Activity cilnē. Salabojiet un sūtiet vēlreiz. |
| Unsupported | Failu nevar apstrādāt kā dokumentu. Vai nu faila formāts netiek atbalstīts (tikai PDF, JPEG un PNG tiek pieņemti), vai fails ir ļoti mazs attēls, piemēram, e-pasta paraksta logotips vai ikona. Ja šeit nonācis īsts dokuments, izmantojiet pogu Reprocess, lai to apstrādātu. |
| Failed | AI neizdevās apstrādāt dokumentu. Varat mēģināt to apstrādāt atkārtoti. |
Dokumenta virziens (Direction)
Katram dokumentam ir virziens, kas norāda, vai tas ir ienākošs (saņemts no partnera) vai izejošs (nosūtīts partnerim):
- Incoming — dokuments, ko esat saņēmis. Piegādātāja sadaļā tiek rādīta ārējā puse; saņēmēja sadaļā — jūsu entītija.
- Outgoing — dokuments, ko esat izsniedzis. Piegādātāja sadaļā joprojām tiek rādīta ārējā puse, bet mainās virziena apzīmējums.
Virzienu automātiski nosaka AI, balstoties uz reģistrācijas un PVN numuru salīdzināšanu. Ja nepieciešams, to var mainīt manuāli.
Dzīves cikls
Statusu kopa, pa kuru dokumenti virzās, un soļi starp tiem. Katrai darbvietai tāds ir, un to var mainīt atbilstoši jūsu darbam. Dokuments patur to dzīves ciklu, ar kuru tas sākās, tāpēc izmaiņas attiecas uz vēlāk augšupielādētiem dokumentiem.
Darbplūsma
Automatizācija, kas darbojas ar jūsu dokumentiem — nosūta dokumentu uz grāmatvedības sistēmu, palūdz kādam to apstiprināt, ieraksta tajā vērtību vai izgūst datus no citas sistēmas. Darbplūsma ir soļu saraksts, katrs dara vienu lietu. Darbplūsmas uzstāda darbvietas iestatījumos, un tās var apturēt vai mainīt, nezaudējot jau paveikto.
Lomas
Finpilo ir trīs lietotāju lomas ar dažādiem piekļuves līmeņiem:
- Member — var skatīt un strādāt ar dokumentiem (augšupielādēt, rediģēt, validēt, eksportēt) un skatīt entītiju informāciju. Nevar pārvaldīt darbvietas iestatījumus, lietotājus vai entītiju konfigurāciju.
- Admin — pilna piekļuve visām funkcijām, ieskaitot entītiju pārvaldību, darbvietas iestatījumus un lietotāju pārvaldību.
- Owner — tāda pati piekļuve kā Admin. Parasti tā ir konta izveidotāja loma.
Skatiet Lomas un tiesības, lai iegūtu detalizētu informāciju.