Pamatjēdzieni

Pirms darba ar Finpilo ir noderīgi izprast pamatterminus, kas tiek lietoti visā platformā. Šie termini parādās saskarnē un visā šajā rokasgrāmatā.

Workspace (darbvieta)

Workspace ir augstākā līmeņa konteiners jūsu organizācijai. Tas satur visas jūsu entītijas, lietotājus, dokumentus un iestatījumus. Ja esat grāmatvedības birojs, kas apkalpo vairākus klientus, jums ir viena darbvieta, kurā ietilpst visu klientu entītijas. Ja esat atsevišķs uzņēmums, jūsu darbvieta satur jūsu uzņēmuma entītijas (juridiskās personas, filiāles vai nodaļas).

Darbvietu var mainīt, izmantojot darbvietas izvēlni galvenes kreisajā augšējā stūrī, blakus Finpilo logotipam.

Entity (entītija)

Entītija pārstāv vienu uzņēmumu vai juridisku personu jūsu darbvietā. Katrai entītijai ir savi reģistrācijas dati (juridiskais nosaukums, reģistrācijas numurs, PVN numurs, adrese), savs partneru saraksts, dimensijas, dokumentu veidi un lauku iestatījumi.

Dokumenti vienmēr ir piesaistīti konkrētai entītijai. Augšupielādējot dokumentu, jūs norādāt, kurai entītijai tas pieder. Pārsūtot dokumentu pa e-pastu, tas automātiski tiek novirzīts uz entītiju, kuras e-pasta adrese tika izmantota.

Entītijas galvenie rekvizīti:

Display Name — īss nosaukums, kas tiek rādīts sarakstos un izvēlnēs.
Legal Name — oficiālais reģistrētais nosaukums.
Registration Number — uzņēmuma reģistrācijas numurs.
VAT Number — pievienotās vērtības nodokļa reģistrācijas numurs.
Legal Address — juridiskā adrese.
Bank Accounts — viens vai vairāki bankas kontu numuri.
Reference ID — iekšējais identifikators (automātiski ģenerēts, ja nav norādīts, formātā: ENT-00001).
Email Processing Address — unikāla e-pasta adrese (piem., abc123@in.finpilo.com) automātiskai dokumentu saņemšanai.

Partner (partneris)

Partneris (saukts arī par piegādātāju vai kreditoru) ir uzņēmums vai persona, ar kuru veicat darījumus. Partneri tiek pārvaldīti katrai entītijai atsevišķi — katrai entītijai ir savs partneru saraksts.

Kad Finpilo apstrādā dokumentu, tas mēģina salīdzināt no dokumenta izgūto piegādātāja informāciju ar jūsu partneru datubāzi. Ja tiek atrasta atbilstība, partneris tiek piesaistīts automātiski. Ja atbilstība netiek atrasta, jūs varat piesaistīt vai izveidot partneri manuāli no dokumenta skata.

Partnera ieraksts satur: juridisko nosaukumu, reģistrācijas numuru, PVN numuru, juridisko adresi, bankas kontus un atsauces ID (automātiski ģenerēts, ja nav norādīts, formātā: SUP-00001).

Dimension (dimensija)

Dimensija ir grāmatvedības klasifikācijas kategorija, ko definējat entītijai. Dimensijas pārstāv analītiskos tagus, kas nepieciešami jūsu grāmatvedības sistēmai, bet nav uzdrukāti uz dokumenta.

Biežāk lietotie dimensiju piemēri:

Cost Center (izmaksu centrs) — kura nodaļa vai biznesa vienība sedz izmaksas (piem., Administrācija, Pārdošana un mārketings, Operācijas).
VAT Rate (PVN likme) — nodokļu režīms, kas piemērots katrai rindas pozīcijai (piem., PVN 21%, PVN 0% — ES).
Employees (darbinieki) — uz kuru darbinieku izdevums attiecas.
Product (produkts) — ar kuru uzņēmuma produktu vai pakalpojumu izdevums ir saistīts.

Katra dimensija satur vērtību sarakstu. Piemēram, dimensija "Cost Center" var saturēt vērtības "Administration," "Sales & Marketing," "Infrastructure Services" un "Office." Katrai vērtībai ir nosaukums, neobligāts apraksts un atsauces ID (automātiski ģenerēts, ja nav norādīts, formātā: DIM-00001).

Finpilo AI piešķir dimensiju vērtības katrai apstrādāta dokumenta rindas pozīcijai. Jūs varat redzēt AI piešķīrumu, tā ticamības līmeni (procentos) un īsu skaidrojumu, kāpēc tieši šī vērtība tika izvēlēta.

Document Type (dokumenta veids)

Dokumenta veids nosaka, kāda veida finanšu dokumentu Finpilo apstrādā. Noklusējuma dokumentu veidi:

Invoice — iepirkumu un pārdošanas rēķini.
Receipt — maksājumu čeki un darījumu apstiprinājumi.
Delivery Note — preču piegādes dokumenti.
CMR — starptautiskie autopārvadājumu dokumenti.
Other — dokumenti, kas neatbilst iepriekš minētajām kategorijām.

Katram dokumenta veidam ir extraction schema (izgūšanas shēma), kas nosaka, kurus laukus Finpilo izgūst no dokumenta galvenes un rindas pozīcijām. Šīs shēmas var apskatīt, bet nevar tieši mainīt — tās pārvalda AI apstrādes serviss.

Dokumentu statusi

Katram dokumentam Finpilo ir viens no šādiem statusiem:

Statuss	Nozīme
Processing	Dokuments ir augšupielādēts vai saņemts un pašlaik tiek apstrādāts ar AI.
Processed	AI ir pabeidzis datu izgūšanu un dimensiju piešķiršanu. Dokuments ir gatavs jūsu pārskatīšanai.
Validated	Jūs esat pārskatījis dokumentu un apstiprinājis, ka visi dati ir pareizi. Validēti dokumenti ir bloķēti — laukus nevar rediģēt, ja vien vispirms neatbloķējat dokumentu.
Sent	Validētais dokuments ir nosūtīts uz ārēju grāmatvedības sistēmu caur webhook. Nosūtīti dokumenti ir bloķēti un nav rediģējami. Ja nepieciešams, tos var sūtīt atkārtoti.
Unsupported	Augšupielādētā faila formāts netiek atbalstīts (tikai PDF, JPEG un PNG tiek pieņemti).
Failed	AI neizdevās apstrādāt dokumentu. Varat mēģināt to apstrādāt atkārtoti.

Dokumenta virziens (Direction)

Katram dokumentam ir virziens, kas norāda, vai tas ir ienākošs (saņemts no piegādātāja) vai izejošs (nosūtīts klientam):

Incoming — dokuments, ko esat saņēmis. Piegādātāja sadaļā tiek rādīta ārējā puse; saņēmēja sadaļā — jūsu entītija.
Outgoing — dokuments, ko esat izsniedzis. Piegādātāja sadaļā joprojām tiek rādīta ārējā puse, bet mainās virziena apzīmējums.

Virzienu automātiski nosaka AI, balstoties uz reģistrācijas un PVN numuru salīdzināšanu. Ja nepieciešams, to var mainīt manuāli.

Lomas

Finpilo ir trīs lietotāju lomas ar dažādiem piekļuves līmeņiem:

Member — var skatīt un strādāt ar dokumentiem (augšupielādēt, rediģēt, validēt, eksportēt) un skatīt entītiju informāciju. Nevar pārvaldīt darbvietas iestatījumus, lietotājus vai entītiju konfigurāciju.
Admin — pilna piekļuve visām funkcijām, ieskaitot entītiju pārvaldību, darbvietas iestatījumus un lietotāju pārvaldību.
Owner — tāda pati piekļuve kā Admin. Parasti tā ir konta izveidotāja loma.

Skatiet Lomas un tiesības, lai iegūtu detalizētu informāciju.