Workspace Settings

Workspace Settings nodrošina administratīvās vadīklas jūsu darbvietai. Šī lapa ir pieejama tikai lietotājiem ar Admin vai Owner lomu.

Navigējiet uz Workspace Settings sānjoslā. Lapai ir līdz septiņām cilnēm: General, People, Usage, Lifecycles, Workflows, Integrations un API & AI Access. Lifecycles, Workflows un Integrations ir atkarīgas no tā, kas darbvietai ir ieslēgts, tāpēc jūs varat redzēt mazāk.

General cilne

Workspace Name

Rāda pašreizējo darbvietas nosaukumu. Lauks ir tikai lasāms.

Delete Workspace

Brīdinājuma sadaļa apakšā ļauj pieprasīt darbvietas dzēšanu. Sazinieties ar help@finpilo.com, lai neatgriezeniski dzēstu darbvietu un visus tās datus.

People cilne

People cilne rāda visus lietotājus jūsu darbvietā.

Lietotāju apskate

Lietotāju sarakstā redzams:

First Name un Last Name — lietotāja vārds.
Email — lietotāja e-pasta adrese.
Role — Owner, Admin vai Member.
Status — Active vai Inactive.

Izmantojiet meklēšanas lauku, lai filtrētu lietotājus pēc e-pasta vai vārda.

Jauna lietotāja uzaicināšana

Noklikšķiniet pogu Invite User labajā augšējā stūrī.
Ievadiet lietotāja datus:
- First Name un Last Name — neobligāti uzaicinājuma brīdī.
- Email Address (obligāts) — e-pasta adrese, ar kuru lietotājs pieslēgsies.
- Role — atlasiet Admin vai Member.
Ja atlasījāt Member, parādās papildu sadaļa Entity Access. Atlasiet, kurām entītijām šis lietotājs var piekļūt. Member lomas lietotāji var redzēt dokumentus un datus tikai tām entītijām, kas tiem piešķirtas.
Noklikšķiniet Create, lai nosūtītu uzaicinājumu.

Uzaicinātais lietotājs saņem e-pastu ar norādījumiem konta iestatīšanai.

Lietotāja rediģēšana

Noklikšķiniet uz jebkura lietotāja sarakstā, lai atvērtu tā detalizēto lapu. Var mainīt:

First Name un Last Name.
Email Address.
Role — pārslēgt starp Admin un Member. Savu lomu mainīt nevar.
Entity Access (tikai Member lomā) — atlasīt vai noņemt atlasi entītijām, kurām lietotājs var piekļūt.

Noklikšķiniet Save, lai piemērotu izmaiņas.

Lietotāja noņemšana

Lietotāja detalizētajā lapā ritiniet uz leju līdz sadaļai Remove User. Noklikšķiniet Remove User, lai noņemtu lietotāju no darbvietas. Lietotājs zaudēs piekļuvi visām entītijām un dokumentiem. Šī darbība nav atgriezeniska.

Sevi noņemt nevar.

Usage cilne

Usage cilne rāda jūsu darbvietas kredītu patēriņu un norēķinu informāciju.

Current Billing Period

Augšdaļā kopsavilkums rāda:

Plan — jūsu pašreizējais abonēšanas plāns (piem., Standard).
Credits — izmantotie kredīti no plānā iekļautā kopapjoma (piem., 15 916 / 50 000).
Overage Credits — kredīti, kas patērēti virs iekļautā apjoma.
Cost — abonēšanas bāzes maksa (piem., €129.00).
Period — norēķinu perioda datumi (piem., Apr 1 – Apr 30, 2026).

Kredītu patēriņa grafiks

Stabiņu diagramma rāda ikdienas kredītu patēriņu laika gaitā. Var pārslēgties starp trim skatiem:

Current Month — pašreizējais norēķinu periods.
Previous Month — iepriekšējais norēķinu periods.
Custom Range — pielāgots datumu diapazons.

Sadalījums pa entītijām

Tabula zem grafika rāda kredītu patēriņu pa entītijām:

Entity — entītijas nosaukums.
Credits Used — izmantoto kredītu skaits.
% of Total — procentuālā daļa no kopējā patēriņa.

Lifecycles cilne

Lifecycles cilnē pārvaldāt Document Lifecycles — statusus, pa kuriem dokumenti pārvietojas, un soļus starp tiem. Dokuments paliek tajā dzīves ciklā, ar kuru tas sākts, tāpēc šeit veiktās izmaiņas attiecas uz jauniem augšupielādētiem dokumentiem (skatiet Document View).

Soļa nosacījumi var lasīt dokumenta laukus (partneri, summas, rindas) un tā metadatus — arī to, cik ilgi dokuments atrodas pašreizējā statusā. Izvēlieties nosacījuma avotu Days in current status, lai pēc noteikta laika dokumentu virzītu tālāk, piemēram, "pēc 3 dienām šeit pāriet uz Escalated". Laika pārejas notiek pašas no sevis; nevienam dokuments nav jāatver.

Workflows cilne

Workflows cilnei ir divi skati. Library rāda jūsu darbvietas darbplūsmas — automatizācijas, kas darbojas ar jūsu dokumentiem. Tostarp darbplūsmu Send to Accounting, kas nosūta validētus dokumentus uz jūsu grāmatvedības sistēmu. Atveriet darbplūsmu, lai apskatītu un mainītu, ko tā dara. Skatiet Savienojumi, lai uzzinātu, kā Send to Accounting darbplūsma darbojas un kā mainīt nosūtāmo saturu.

Runs vienuviet rāda visu, kas darbvietā ir darbojies: gan darbplūsmu izpildes, gan darbības, ko izsauca statusa plūsma (apstiprinājums, AI nolasīšana, nosūtīšana). Katra rinda ir atzīmēta kā Workflow vai Action un parāda nosaukumu, dokumentu, uz kura tā darbojās (ar saiti, ja tāds ir), statusu, sācēju un laiku. Ar filtru Name var sašaurināt līdz vienai darbplūsmai vai vienai darbībai (izvēles sagrupētas zem Workflows un Actions), bet ar filtru Started by redzēt viena cilvēka izpildes. Administrators no šejienes var atcelt notiekošu darbplūsmu. Darbība beidzas, kad tās dokumenta statuss mainās, tāpēc tai atcelšanas nav. Izpildes un darbības uz dokumenta redzamas arī attiecīgā dokumenta cilnē Activity.

Lai sazarotu darbplūsmu pēc tā, ko solis izlēma, ievietojiet nākamo soli šī soļa joslā On <iznākums>: On approved, On rejected un tā tālāk. Soļi joslā After (any result) darbojas jebkurā gadījumā.

Darbplūsmas izveide

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

Library skatā nospiediet New Workflow.
Piešķiriet tai nosaukumu.
Izvēlieties, kas to sāk. Darbplūsmu var palaist ar roku, tad, kad dokuments atbilst nosacījumam, pēc grafika vai tad, kad iezvanās cita sistēma (skatiet "Darbplūsmas palaišana no ārējas sistēmas" zemāk). Darbplūsmu var palaist arī solis statusu plūsmā.
Pievienojiet soļus, kas jāizpilda. Katrs solis dara vienu lietu — nosūta pieprasījumu citai sistēmai, ieraksta vērtību dokumentā, palūdz kādam to apstiprināt, izveido vai atjaunina partneru un dimensiju ierakstus, nolasa dokumentu ar AI, gaida, kādam paziņo vai palaiž citu darbplūsmu. Pieejamais ir atkarīgs no tā, kas jūsu darbvietai ir ieslēgts.
Piešķiriet solim nosacījumu, ja tam jādarbojas tikai dažreiz.
Nospiediet Save. Tas to saglabā kā melnrakstu — pagaidām nekas nedarbojas.
Kad tā ir gatava, nospiediet Publish.

Jauna darbplūsma ir Not published, līdz to publicējat pirmo reizi, un līdz tam tā neko nedarbina.

Saglabāšana un publicēšana

Darbplūsmas maiņa notiek divos soļos, lai jau lietotā darbplūsma turpinātu strādāt, kamēr jūs to pārveidojat.

Save saglabā izmaiņas kā melnrakstu. Strādājošajā darbplūsmā nekas nemainās. Versija, kas bija dzīvā, tāda arī paliek, un dokumenti tai iet cauri tieši tāpat kā iepriekš. Galvenē redzams, kura versija joprojām strādā, bet sarakstā rinda ir atzīmēta ar Draft.

Publish padara jūsu melnrakstu par to versiju, kas strādās turpmāk. Tieši tad Finpilo arī pārbauda darbplūsmu, tāpēc nepabeigts melnraksts saglabājas bez iebildumiem, un par kļūdām uzzināsiet publicējot.

No tā izriet vēl dažas lietas:

Melnraksts var stāvēt tik ilgi, cik vēlaties. Discard draft to izmet, neskarot strādājošo versiju.
Pavisam jauna darbplūsma neko nedara, kamēr to pirmoreiz nepublicē. Sarakstā tā redzama kā Not published.
Arī kopija, kas izveidota ar dublēšanas pogu, rodas kā melnraksts. Tāpēc, dublējot darbplūsmu, kas darbojas pēc grafika, nekad klusi nesākas otra tāda pati.
Dokumenti, kas jau iet cauri darbplūsmai, pabeidz to versiju, ar kuru sākuši. Publicēšana nekad neko nemaina pusceļā.

Darbplūsmas apturēšana

Darbplūsma ar grafiku darbojas jūsu noteiktajos laikos. Ja Finpilo tajā brīdī nav pieejams, izlaistais palaidiens vēlāk netiek atkārtots: atgriežoties darbplūsma nostrādā vienu reizi un turpina tālāk. Nakts sinhronizācija, kas izlaida trīs naktis, nostrādā vienu reizi, nevis trīs. Tāpēc tam, kas nedrīkst izlaist nevienu dienu, jāprasa viss, kas mainījies kopš pēdējās veiksmīgās reizes, nevis tikai vakardiena.

Dažas darbplūsmas sākas pašas: pēc grafika, kad dokuments atbilst nosacījumam, vai kad piezvana cita sistēma. Ja kāda no tām darbojas nepareizi, sarakstā tās rindā izmantojiet Pause.

Kamēr darbplūsma ir apturēta, nekas jauns nesākas. Grafiks apstājas, atbilstoši dokumenti to vairs neiedarbina, un sistēmai, kas zvana uz tās adresi, tiek atbildēts, ka tā nav pieejama, lai tā var mēģināt vēlāk. Jau sāktās izpildes pabeidzas normāli. Resume visu atgriež atpakaļ.

Apturēšana saglabā pašu darbplūsmu un tās vēsturi. Tā ir alternatīva dzēšanai, ja vajag, lai darbplūsma apstājas.

Ko soļi spēj

Update Field ieraksta vērtības, kad solis izpildās. Izvēlieties mērķi: Document, Entity vai Dimension Value. Partneri raksta tieši tā, jo partneris ir dimensijas vērtība kā jebkura cita. Dokumentam izvēlieties, kuru ierakstu rakstīt: This document, vai Find it by a field, ja darbplūsmai dokuments jāatrod pašai, piemēram, pēc grāmatvedības atsauces. Dimensijas vērtību vienmēr atrod pēc lauka, norādītajā dimensijā. Tad pievienojiet rakstāmos laukus. Rakstīt var jebkuru dokumenta lauku — tekstus, summas un datumus. Vienīgais izņēmums ir statuss: tas mainās tikai ar dzīves cikla pāreju.
Send HTTP Request var nosūtīt arī dokumenta failu — kā parastu faila pielikumu vai iegultu JSON saturā kā Base64 tekstu, atkarībā no tā, ko sagaida saņēmēja sistēma. Tiek sūtīti faili līdz 25 MB.
Datus, ko solis nosūta, rediģē koda redaktorā ar krāsām, iekavu pārošanu un pogu Format, kas sakārto tekstu. Rakstiet @ jebkur — tajos, URL vai lauka vērtībā — lai ievietotu dokumenta lauku, lauku no datiem, ko atsūtījusi cita sistēma, vai iepriekšējā soļa rezultātu.
Test This Step uz Send HTTP Request soļa izpilda to pa īstam ar jūsu izvēlētu dokumentu un parāda atbildi — atbildes kodu un saturu — turpat redaktorā.

Vērtība, kuras dokumentā nav

Parasti solis nosūta to, kas dokumentā jau ir, un to izvēlas ar @. Reizēm saņēmēja sistēma grib kaut ko citu: kopsummu tikai par vienu izmaksu centru, summu centos, savu kodu jūsu koda vietā, vai datumu savā pierakstā.

Solis to var izrēķināt pats, tāpēc starp Finpilo un otru sistēmu nekam nav jāatrodas. Tas var summas saskaitīt, atņemt un reizināt, noapaļot, savienot tekstu, papildināt atsauci līdz noteiktam garumam, uzrakstīt datumu tādā formātā, kādu gaida saņēmējs, izvēlēties starp divām vērtībām, pārtulkot jūsu kodu uz viņu kodu pēc jūsu dota saraksta, saskaitīt tikai tās rindas, kas atbilst nosacījumam, un paņemt otru vērtību, ja pirmās nav.

Jums tas nav jāraksta ar roku. Pasakiet savam AI asistentam, ko grib saņēmēja sistēma. Tas uzbūvē sasaisti, parāda tieši to, kas tiktu nosūtīts, un piemēro to tikai pēc jūsu apstiprinājuma — skatiet AI asistenti. Vai rakstiet uz help@finpilo.com, un mēs to uzstādīsim kopā ar jums.

Divas lietas jāzina jebkurā gadījumā:

Noapaļošana vienmēr tiek pateikta. Visur, kur notiek dalīšana vai noapaļošana, jānorāda, kā tieši: uz tuvāko, uz augšu vai uz leju. Finpilo neminēs, jo jūsu vietā izvēlēts noapaļošanas veids nozīmē nepareizu summu grāmatvedībā.
Ja vērtību nevar izrēķināt, solis apstājas. Datums, ko nevar nolasīt, tulkojums bez atbilstības vai lauka nosaukums, kāda nav, aptur soli un to pasaka, nevis klusi nosūta nulli vai tukšumu. Vienīgais izņēmums ir kopsumma par rindām, kas atbilst nosacījumam: ja neatbilst neviena rinda, godīgā atbilde ir nulle un nulle arī tiek nosūtīta — tāpēc pirms publicēšanas pārbaudiet skaitli uz īsta dokumenta.

Pierakstīto formu tam, kurš to konfigurē, atradīsiet sadaļā External API.

Darbplūsmas palaišana no ārējas sistēmas

Izvēlieties When an HTTP Request Is Received kā darbplūsmas sākumu. Pēc saglabāšanas redaktors parāda darbplūsmas Inbound URL (POST) un Secret Key (X-Hook-Key), katru ar kopēšanas pogu — nododiet abus ārējai sistēmai, un tā izsauc URL ar atslēgu X-Hook-Key galvenē. Lai saņemtos datus izmantotu soļos, veiciet testa izsaukumu un noklikšķiniet Check for a received call — dati tiek saglabāti kā paraugs, un to lauki parādās @ izvēlnē.

Sūtošā sistēma var pievienot galveni X-Idempotency-Key. Ja tā to dara, viena un tā paša izsaukuma nosūtīšana divreiz atgriež to pašu rezultātu, nevis izpilda darbu vēlreiz. Tāpēc sistēma, kas atkārto izsaukumu, jo neredzēja jūsu atbildi, nevar to izdarīt divkārši.

Viens izsaukums var saturēt veselu sarakstu — piemēram, jūsu grāmatvedības sistēmas pilnu partneru reģistru, līdz 10 MB, kas ietilpina aptuveni desmit tūkstošus ierakstu. Solis Upsert Records noved jūsu partneru sarakstu līdz šim stāvoklim: izveido trūkstošo, atjaunina mainīto un neaiztiek pārējo — tāpēc tā paša saraksta atkārtota nosūtīšana vienmēr ir droša. Lielākiem reģistriem sūtiet sarakstu vairākās lapās.

Integrations cilne

Integrations cilnē pievienojat Finpilo ārējiem produktiem, piemēram, grāmatvedības programmatūrai. Tai ir trīs apakšcilnes: Send To (adreses, uz kurām aiziet dokumenti), API Keys (atslēgas, ar kurām ārējās sistēmas izsauc Finpilo) un Logs (katrs izsaukums abos virzienos).

Skatiet Integrācijas, lai uzzinātu par savienojumu izveidi, API atslēgām un to, kā nosūtīšana tos izmanto.

API & AI Access cilne

API & AI Access cilne nosaka, vai AI asistenti (piemēram, Claude) un sistēmu integrācijas var strādāt jūsu darbvietā, un ko katra loma caur tām drīkst darīt. Tā nekad nemaina to, ko cilvēki var darīt pašā lietotnē.

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

API & AI piekļuves ieslēgšana

Cilnes augšā ir viens slēdzis, Enable API & AI agent access for this workspace. Pēc noklusējuma tas ir izslēgts. Ieslēdziet to, lai pievienotie AI asistenti un API integrācijas varētu piekļūt jūsu darbvietai. Izslēdziet, lai jebkurā brīdī tos atkal atslēgtu. Kamēr slēdzis ir izslēgts, nekas ārpus Finpilo jūsu darbvietai piekļūt nevar.

Skatiet AI asistenti par asistenta pievienošanu un External API par sistēmu integrācijām.

Ko katra loma drīkst darīt

Kad piekļuve ir ieslēgta, tabula rāda katru lomu (Member, Admin, Owner) pret katru atļauju: skatīt dokumentus, labot dokumentus, mainīt dokumentu statusu, skatīt un labot pamatdatus, skatīt vēsturi un lietojumu, pārvaldīt konfigurāciju un pārvaldīt lietotājus. Atzīmējiet vai notīriet rūtiņu, lai atļautu vai ierobežotu šo atļauju attiecīgajai lomai pār API un AI asistentiem, un noklikšķiniet Save Changes.

Loma šeit nekad nevar saņemt vairāk, nekā tai jau ir lietotnē. Atļauja, kuras lomai Finpilo nav, tiek rādīta kā svītra, nevis rūtiņa. Šī cilne to, ko loma var darīt caur API, var tikai sašaurināt, nekad paplašināt.