Workspace Settings

Workspace Settings nodrošina administratīvās vadīklas jūsu darbvietai. Šī lapa ir pieejama tikai lietotājiem ar Admin vai Owner lomu.

Navigējiet uz Workspace Settings sānjoslā. Lapai ir līdz septiņām cilnēm: General, People, Usage, Fields, Lifecycles, Workflows un Integrations. Dažas cilnes ir atkarīgas no tā, kas darbvietai ir ieslēgts, vai no jūsu lomām, tāpēc jūs varat redzēt mazāk.

General cilne

Rāda darbvietas nosaukumu. Šeit to mainīt nevar.

People cilne

People cilnei ir trīs daļas: Users, Groups un Roles (skatiet Lomas un tiesības). Jūs redzat tās daļas, ko atļauj jūsu lomas.

Lietotāju apskate

Lietotāju sarakstā katram cilvēkam redzams Name, Email, Status (Active vai Invited, kamēr viņš nav pievienojies), Access (kur kādas lomas viņam ir, piemēram, SIA Alfa · Approver, SIA Beta · Viewer +1) un Last changed.

Izmantojiet meklēšanas lauku, lai filtrētu lietotājus pēc e-pasta vai vārda. Ar filtru Status var redzēt tikai Active vai tikai Invited cilvēkus.

Cilvēka uzaicināšana

Noklikšķiniet Invite meklēšanas rindas labajā galā.
Ievadiet Email Address.
Sadaļā Access piešķiriet lomas tur, kur tās darbojas:
- Whole workspace dod lomu visos uzņēmumos un darbvietas iestatījumos.
- Add entity pievieno vienu uzņēmumu. Tas sākas ar Member. Ar Add role pievienojiet vēl lomas, ar × noņemiet lomu.
- Tiek piedāvātas tikai lomas, ko jūs drīkstat piešķirt. Owner tiek piedāvāts tikai Owner un tikai visai darbvietai.
Sadaļā Groups noklikšķiniet uz Add to Group un izvēlieties grupas. Var izvēlēties vairākas uzreiz.
Noklikšķiniet Invite.

Uzaicinājumam vajag vismaz vienu lomu, visai darbvietai vai kādam uzņēmumam. Ja lomas nav, Finpilo parāda Add a role un neko nenosūta. Ja uzņēmumam nav nevienas lomas, uzaicinājums arī netiek nosūtīts, un Finpilo nosauc šo uzņēmumu. Uzaicinātais cilvēks saņem e-pastu ar norādījumiem konta iestatīšanai.

Cilvēka lapa

Noklikšķiniet uz cilvēka sarakstā, lai atvērtu viņa lapu.

Access rāda to pašu tabulu. Mainiet lomas un pievienojiet vai noņemiet uzņēmumus. Sadaļā Groups meklēšana atrod grupu, Add to Group pievieno citām grupām, bet atzīmētas grupas ar Remove from Group izņem. Noklikšķiniet Save.
What they can do rāda vienam uzņēmumam visas tiesības, ko tur dod cilvēka lomas, gan viņa paša, gan viņa grupu. Kolonna From pasaka, kura loma to dod un caur kuru grupu.

Savu lapu un Owner lapu (ja jūs neesat Owner) var tikai apskatīt. Ja Finpilo izmaiņu atsaka, piemēram, lomu, kuras tiesības jums pašam nav, vai darbvietu bez neviena administratora, tas pasaka iemeslu un neko nesaglabā.

Cilvēka noņemšana

Cilvēka lapā atveriet ⋮ un noklikšķiniet Remove User. Cilvēks zaudē piekļuvi visiem uzņēmumiem un dokumentiem. To nevar atsaukt. Kamēr cilvēks nav pievienojies, ⋮ ir arī Resend Invitation.

Sevi noņemt nevar. Citu Owner mainīt vai noņemt var tikai Owner. Ja cilvēkam vēl jāatbild uz apstiprināšanām, Finpilo vispirms parāda šo dokumentu sarakstu. Atceliet, lai tās vispirms nokārtotu, vai noklikšķiniet Remove Anyway. Tad apstiprināšanās cilvēks redzams kā noņemts, un jūs varat šos dokumentus virzīt tālāk.

Usage cilne

Usage cilne rāda, cik kredītu jūsu darbvieta izmanto un cik tas maksā.

Current billing period

Augšējā kartīte vienmēr rāda šo mēnesi. Mēnešus un dienas skaita pēc Rīgas laika. Dokuments, kas apstrādāts tūlīt pēc pusnakts mēneša 1. datumā, pieder jaunajam mēnesim:

Credits used: izmantotie kredīti no plānā iekļautajiem, ar joslu. Zem tās redzams, cik vēl atlicis vai cik izmantots virs iekļautā apjoma.
Ja izmantojat vairāk, nekā iekļauts, josla ir pilna un daļa virs apjoma ir svītrota. Maksas plānā dokumenti tiek apstrādāti kā parasti, un papildu kredītus aprēķina pēc jūsu plāna likmes. Bezmaksas izmēģinājums pārstāj pieņemt jaunus dokumentus, kad tā kredīti beidzas (skatiet Bezmaksas izmēģinājums).
Plan, Base fee, Overage (maksa par kredītiem virs iekļautā apjoma, ar likmi par 100 kredītiem) un Current total.

Kamēr mēneša pirmais dokuments vēl nav apstrādāts, kartīte rāda jūsu plānu un to, ka nekas vēl nav izmantots.

Usage analysis

Izvēlieties Current month, Previous month vai Custom range. Periods attiecas uz grafiku un tabulu zem tā. Norēķinu kartīte paliek uz šo mēnesi.

Usage over time rāda katras dienas izmantotos kredītus. Norādiet uz stabiņu, lai redzētu tās dienas kredītus un transakcijas.
Usage by entity rāda katras entītijas izmantotos kredītus, transakcijas un daļu no kopējā. Meklējiet pēc entītijas nosaukuma un klikšķiniet uz kolonnas virsraksta, lai kārtotu. Ar izvēršanas pogu tabula aizņem visu augstumu.

Fields cilne

Fields cilnē ir jūsu darbvietas lauki un tabulas. Tabula, piemēram, Line items, glabā dokumenta rindas, un katra tās kolonna ir lauks. Kolonnas laukam aiz nosaukuma ir redzama tā tabula, piemēram, Quantity · Line items. Ar Status var redzēt arī atceltos laukus un tabulas.

Noklikšķiniet uz lauka, lai atvērtu tā iestatījumus (skatiet Field Settings). Noklikšķiniet uz tabulas, lai atvērtu tās lapu. General rāda tās nosaukumu un atslēgu, kā arī tās kolonnas (Columns) secībā ar katras tipu. Velciet kolonnu aiz tās roktura, lai to pārvietotu, vai izmantojiet bultiņu taustiņus uz roktura. × izņem kolonnu. Add Column piedāvā laukus, kuru tabulā vēl nav. Izmaiņas gaida joslā lapas apakšā, līdz noklikšķināt Save. Kolonnu, kurā dokumentiem jau ir vērtības, izņemt nevar, un Save pasaka, cik dokumentos tās ir. Used In parāda, kas tabulu lasa, un History parāda tās izmaiņas. ⋮ augšā ir Retire Table, kas tiek atteikts, kamēr tabulu vēl kaut kas lasa. Izņemta tabula vai lauks atveras tikai skatīšanai, un augšā ir Restore Table vai Restore Field.

Lai izveidotu tabulu, noklikšķiniet Add Field, kā tipu izvēlieties Table, ievadiet nosaukumu, pievienojiet kolonnas un noklikšķiniet Create. Ja tabulu izveidot nevar, nekas netiek izveidots un tiek parādīts iemesls.

Lai mainītu lauku vai tabulu, vajag tiesības laukus labot, un lai to izveidotu, vajag tiesības laukus pievienot.

Lifecycles cilne

Lifecycles cilnē pārvaldāt Document Lifecycles — statusus, pa kuriem dokumenti pārvietojas, un soļus starp tiem. Dokuments paliek tajā dzīves ciklā, ar kuru tas sākts, tāpēc šeit veiktās izmaiņas attiecas uz jauniem augšupielādētiem dokumentiem (skatiet Document View).

Sarakstā ir visi jūsu darbvietas dzīves cikli ar to Type un Status. Default ir dzīves cikls, ko nodrošina Finpilo. Customized Default ir Finpilo dzīves cikls, ko jūsu darbvieta ir mainījusi. Custom ir jūsu darbvietas izveidots dzīves cikls. Viens dzīves cikls ir Active visai darbvietai, un jauni dokumenti sākas tajā. Dzīves cikls, ko entītijas izvēlējušās kā savu, rāda Active · 2 entities (ar to skaitu), un tā lapa tās nosauc. Kamēr neviens nav nospiedis Make Active, jauni dokumenti seko Finpilo dzīves ciklam Standard vai jūsu darbvietas tā kopijai. Cita dzīves cikla izveide vai kopēšana to nemaina. Rindas beigās ⋮ ir Duplicate, kas izveido neaktīvu kopiju ar nosaukumu "Copy of …" un to atver. Lai izveidotu jaunu dzīves ciklu, noklikšķiniet uz Add Lifecycle, ierakstiet nosaukumu un, ja vēlaties, aprakstu, un noklikšķiniet uz Create. Tas sākas ar vienu statusu, Uploaded.

Dzīves cikla lapa

Noklikšķiniet uz dzīves cikla, lai atvērtu tā lapu. Tai ir trīs cilnes.

Statuses rāda katru statusu ar pārejām, kas no tā sākas: pārejas nosaukumu (vai Automatic), kur tā ved un kad tā notiek. Noklikšķiniet uz statusa vai pārejas, lai to atvērtu sānu panelī labajā pusē. Saraksts paliek redzams, tāpēc varat noklikšķināt uz citas rindas vai pāriet ar bultiņām paneļa augšā. Add Status un Add Move atver tukšu paneli. Lai pievienotu, noklikšķiniet uz Create. Ar Search moves un Tags varat atrast pārejas, bet ar Show this branch (poga statusa vai pārejas rindas beigās) redzams paliek tikai tas, kas uz to ved un kas no tā turpinās. Focused on … blakus Tags rāda, uz ko esat fokusējies. Tā ✕ fokusu noņem.
General ir nosaukums un apraksts. Tos saglabā ar Save uzreiz, un tie nav jāpublicē.
History rāda publicētās versijas, jaunāko vispirms: ko katra mainīja, kas to publicēja un kad.

Statusam ir nosaukums, krāsa un ikona, tā Lock un tā Who Sees It noteikumi. Statuss patur atslēgu, ko tas ieguva no sava pirmā nosaukuma, tāpēc vēlāka pārdēvēšana maina tikai nosaukumu, ko redz cilvēki. Pirmo statusu, Uploaded, nevar dzēst. Dzēšot statusu, tiek noņemtas arī tā pārejas un noteikumi.

Pārejai ir sākums (From), galamērķis (Goes To), vai to noklikšķina cilvēks vai tā notiek pati, Who May Make This Move, tās nosacījumi, darbības, lauki, ko tā prasa, lauki, kuriem jābūt aizpildītiem, birkas un apstiprinājuma ziņojums.

Saglabāšana un publicēšana

Lai mainītu dzīves ciklu, vajadzīga atļauja rediģēt dzīves ciklus.

Save sānu panelī saglabā izmaiņas kā melnrakstu. Melnraksts dokumentiem neko nemaina. Kamēr dzīves ciklam ir melnraksts, josla rāda Unpublished changes, kā arī to, kas to saglabāja un kad. Noklikšķiniet uz Publish joslā, lai pārbaudītu visu dzīves ciklu un padarītu melnrakstu par tā jauno versiju. Ja tas ir aktīvais dzīves cikls, pēc tam augšupielādētie dokumenti seko tai. Ja Finpilo to nevar publicēt, josla rāda Could not publish un uzskaita katru problēmu, lai jūs tās varētu labot un publicēt vēlreiz.

Lai atmestu melnrakstu, lapas augšējā labajā stūrī ⋮ izvēlieties Discard Draft. Statusa, pārejas vai darbības noņemšana neko nejautā, jo tā maina tikai melnrakstu. Discard Draft to atgriež.

Ja kāds cits saglabāja to pašu dzīves ciklu pēc tam, kad jūs to atvērāt, jūsu saglabāšana apstājas un josla rāda Changed by someone else ar šī cilvēka vārdu un laiku. Atvērtais sānu panelis to pasaka arī savā augšā. Jūsu izmaiņas paliek panelī, līdz noklikšķināt uz Reload, kas parāda viņa versiju.

Cilnē History atveriet vecāku versiju un noklikšķiniet uz Restore Version, lai to padarītu par melnrakstu. Publicējiet to, lai to atkal lietotu. Dzīves ciklam Customized Default ⋮ izvēlne Restore Default padara par melnrakstu to Finpilo dzīves ciklu, no kura tas radās. Abos gadījumos vispirms tiek jautāts.

Pirmās izmaiņas, ko saglabājat Finpilo dzīves ciklā Default, izveido jūsu darbvietas kopiju, Customized Default ar tādu pašu nosaukumu. Tā sarakstā ieņem tā vietu un paliek aktīva, ja tas bija aktīvs.

Dzīves cikla aktivizēšana un dzēšana

Make Active dzīves cikla ⋮ izvēlnē uzreiz padara to par dzīves ciklu, kurā sākas jauni dokumenti visās entītijās, kurām nav sava dzīves cikla. Entītija savu izvēlas laukā Lifecycle savā General cilnē (skatiet Entity Management). Delete Lifecycle, ⋮ pēdējais punkts, pēc jautājuma dzēš neaktīvu Custom vai Customized Default dzīves ciklu. Dokumenti, kas jau ir tajā, patur savus statusus. Aktīvu dzīves ciklu, vai tas būtu darbvietas vai kādas entītijas, nevar dzēst, un Finpilo dzīves ciklam Default nav dzēšanas.

Dzēsts dzīves cikls tiek saglabāts. Lai to atrastu, saraksta filtrā Status izvēlieties Deleted. Tas atveras tikai skatīšanai, arī tā vēsture. Restore Lifecycle lapas augšā to atjauno kā neaktīvu, ar tā versijām, melnrakstu un vēsturi. Jūsu Finpilo dzīves cikla kopija gaida, kamēr šis Finpilo dzīves cikls ir aktīvais, jo tā stātos tā vietā. Vispirms aktivizējiet citu dzīves ciklu.

Cilvēks, kurš drīkst dzīves ciklus tikai skatīt, to visu redz tikai lasīšanai: bez Add Lifecycle, bez ⋮, bez Publish un bez Add Status.

Soļa nosacījumi var lasīt dokumenta laukus (partneri, summas, rindas) un tā metadatus — arī to, cik ilgi dokuments atrodas pašreizējā statusā. Izvēlieties nosacījuma avotu Days in current status, lai pēc noteikta laika dokumentu virzītu tālāk, piemēram, "pēc 3 dienām šeit pāriet uz Escalated". Laika pārejas notiek pašas no sevis; nevienam dokuments nav jāatver.

Saraksts Source ir viens un tas pats gan statusu plūsmā, gan darbplūsmā, un tam ir četri virsraksti:

Metadata — ko Finpilo zina par dokumentu: tā veids, statuss, cik ilgi tas tur atrodas, kā tas ienāca.
Header — ko dokuments rāda savā virsrakstā: partneris, datumi, summas un jūsu dimensijas.
Grid — dokumenta rindas.
Outcomes — ko par dokumentu ziņojis apstiprinājums, AI nolasīšana vai darbplūsma.

Rakstiet lodziņā, lai atrastu avotu, nevis ritiniet sarakstu. Dimensija parādās vienu reizi ar savu nosaukumu. Ierakstiet šo nosaukumu, un blakus būs arī tās atsauces id, kods un jūsu pievienotās kolonnas.

Piedāvātie operatori ir atkarīgi no avota. Tekstam ir starts with, ends with un contains, un tekstu salīdzina, neņemot vērā lielos un mazos burtus, tāpēc "invoice" atbilst "Invoice". is one of un is not one of darbojas ar tekstu, skaitļiem un sarakstiem. Ja avotam nav noteikta saraksta, ierakstiet vai ielīmējiet vērtības, atdalot tās ar komatiem vai jaunām rindām, un katra kļūst par atsevišķu vērtību. Skaitlis vai datums var būt between divām vērtībām, ieskaitot abas. Skaitli var pārbaudīt arī ar differs by more than: ierakstiet, cik liela atšķirība ir pieļaujama, un tad vērtību vai citu lauku, ar ko to salīdzina, piemēram, "VAT · differs by more than · 0.02 · from · Field · Expected VAT". Nosacījums izpildās, kad atšķirība ir lielāka par šo skaitli, tāpēc neliela noapaļošanas atšķirība netiek ņemta vērā. Datumu var salīdzināt arī ar Days ago, piemēram, "Issue date · is before · Days ago · 30" dokumentiem, kas izdoti pirms vairāk nekā 30 dienām. To aprēķina brīdī, kad nosacījums tiek pārbaudīts. Jā/nē avots piedāvā tikai is true un is false. Tie paši operatori darbojas arī tabulas rindās.

Tekstu, skaitļus un sarakstus var arī pārbaudīt pret kādu no jūsu reģistriem ar is in register vai is not in register. Izvēlieties reģistru un tad kolonnu, kurā meklēt: tā atsauces ID, kodu, nosaukumu vai kādu no reģistra paša kolonnām. Piemēram, "Supplier · is in register · Vendors · by · Reg no" izpildās, kad piegādātāja vērtība ir šajā Vendors reģistra kolonnā. Finpilo meklē dokumenta paša uzņēmuma reģistrā brīdī, kad nosacījums tiek pārbaudīts, tāpēc reģistram pievienota vērtība derēs uzreiz. Ja vērtība ir tukša vai dokumenta uzņēmumam šāda reģistra nav, nosacījumu nevar izlemt. Lauka aprēķinu vai iestatījumu, kas to izmanto, piemēram, lauku, kas ir obligāts tikai tad, ja piegādātājs ir reģistrā, aprēķina, kad dokumentu atverat vai saglabājat un kad tiek nolasīts jauns dokuments, nevis rakstīšanas laikā. Ja to nevar izlemt, Finpilo pasaka, kāpēc, un lauks, par kuru nevar izlemt, vai tas ir obligāts, tiek prasīts. Lauka atbilstības noteikumos un maksimālajā decimāldaļu skaitā reģistra pārbaudi izmantot nevar, un Finpilo to tur nesaglabā.

Izvēlieties avotu zem Grid, un nosacījums kļūst par vienu teikumu par dokumenta rindām: kura tabula, tad ko jūs no tās prasāt (Any Line, All Lines, Sum of, Average of, Smallest, Largest vai Number of), tad kolonna, tad operators un vērtība. Piemēram, "Line items · Sum of · Total (incl. tax) · is at least · 1000". Kolonnu sarakstā ir tikai šīs tabulas kolonnas, un tikai skaitļu kolonnas, kad summējat, rēķināt vidējo vai meklējat mazāko vai lielāko. Zem teikuma varat pievienot only lines where, lai atlasītu tikai vajadzīgās rindas, piemēram, tikai viena izmaksu centra rindas.

Lai salīdzinātu ar citu lauku, nevis ierakstītu vērtību, blakus operatoram izvēlieties Field un rakstiet @. Saraksts ir tas pats, ko rāda avota izvēle, ar tiem pašiem virsrakstiem. Darbplūsmas solī tajā ir arī dati, ko saņēma palaidējs, un iepriekšējo soļu rezultāti. Piedāvāti tiek tikai tāda paša veida lauki, tāpēc summu salīdzina ar summām. Sarakstā zem Grid ir arī tabulu kopsummas, tāpēc "Total (incl. tax) · is not · Field · Sum of Total (incl. tax) (Line items)" ir viens nosacījums, kas atrod dokumentu, kura rindas nesakrīt ar tā kopsummu. Tabulas teikums var beigties tāpat: "Line items · Sum of · Total (incl. tax) · is not · Field · Total (incl. tax)".

Lai pārbaudītu nosacījumu pirms saglabāšanas, izvēlieties Test on a Document un tad uzņēmumu un vienu tā dokumentu. Pie katra nosacījuma parādās Matches, Does not match vai Cannot be decided ar iemeslu. Atbildi Finpilo aprēķina tāpat, kā to darītu šim dokumentam. Nosacījumu, kas lasa vairs neesošu lauku, nevar izlemt. Arī nosacījumu, kas lasa to, kas ir tikai darbplūsmas izpildē, piemēram, iepriekšējā soļa rezultātu, testā nevar izlemt. Kad nosacījumu maināt, atbildes pazūd. Izvēlieties Test Again, lai tās redzētu jaunajai versijai.

Nosacījums, kas lasa lauku, soļa rezultātu vai darbplūsmu, kuras jūsu darbvietā nav, tiek noraidīts. Tas attiecas uz dzīves ciklu (to publicējot, kopējot vai aktivizējot) un uz darbplūsmu (to saglabājot vai publicējot). Paziņojumā ir nosaukts, ko nosacījums lasa un kur tas atrodas, lai varētu izvēlēties avotu, kas eksistē. Tas pats attiecas uz soļa iestatījumu, kas ar @ kopē lauku, kura jūsu darbvietā nav.

Workflows cilne

Workflows cilnei ir divas apakšcilnes. Workflows rāda jūsu darbvietas darbplūsmas, tas ir, automatizācijas, kas darbojas ar jūsu dokumentiem. Katrai redzams Status, Version un kad tā pēdējo reizi mainīta (Updated). Statuss ir Live, Unpublished changes (darbplūsma darbojas, un gaida jaunāks melnraksts), Not published (tā vēl neko nedara) vai Paused. Jaunai darbvietai darbplūsmu nav. Noklikšķiniet uz darbplūsmas, lai to atvērtu. Rindas izvēlnē ⋮ ir Duplicate. Viss pārējais ir pašā darbplūsmā. Skatiet Savienojumi, lai uzzinātu, kā darbojas nosūtīšanas darbplūsma un kā mainīt nosūtāmo saturu.

Runs rāda visu, kas darbvietā ir darbojies: darbplūsmu izpildes un darbības, ko izsauca statusa plūsma (apstiprinājums, AI nolasīšana, nosūtīšana). Katrā rindā ir nosaukums, dokuments, uz kura tā darbojās, rezultāts, sākuma laiks, ilgums un sācējs. Izpildei, ko neviens nesāka ar roku, sācējs ir System. Filtrējiet pēc Name, Started by vai Result. Noklikšķiniet uz izpildes, lai to redzētu panelī blakus sarakstam: katru soli, kurš atbildēja un kad, kas vēl priekšā, un neizdevušai izpildei soli, kas neizdevās, un iemeslu. Izpilde, ko sistēma nevarēja pabeigt, jo tā tika restartēta (piemēram, atjauninājuma laikā), tiek atzīmēta kā neizdevusies un saka, ka tika pārtraukta. Pati no sevis tā nekad netiek palaista vēlreiz, un Retry Run to nesūta vēlreiz. Pārbaudiet otru sistēmu un tad palaidiet to no jauna. Soļi, līdz kuriem izpilde netika, ir Not run. Nolasīšana no citas sistēmas, kas apstājās agrāk (pie sava ierobežojuma, uz vēlākas lapas, kas neizdevās, vai pie laika ierobežojuma), saglabā nolasīto, un tās solī ir Cut short: un iemesls. Panelī notiekošu izpildi var apturēt ar Cancel Run (vispirms tiek pajautāts, un tās atvērtie apstiprinājumi aizveras) un neizdevušos var palaist vēlreiz ar Retry Run. Izpildes uz dokumenta redzamas arī dokumenta cilnē Activity.

Cilvēks, kas drīkst darbplūsmas skatīt, bet ne mainīt, redz abus sarakstus un katru darbplūsmu, taču neko nevar mainīt.

Darbplūsmas izveide

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

Apakšcilnē Workflows nospiediet New Workflow.
Piešķiriet tai nosaukumu.
Izvēlieties, kā tā sākas. Darbplūsmu var palaist ar roku, tad, kad dokuments atbilst nosacījumam, pēc grafika vai tad, kad iezvanās cita sistēma (skatiet "Darbplūsmas palaišana no ārējas sistēmas" zemāk). Darbplūsmu var palaist arī solis statusu plūsmā. Darbplūsma, kas sākas pēc grafika vai no citas sistēmas, darbojas bez dokumenta, tāpēc tā jautā, kurām vienībām tā darbojas (Runs for).
Nospiediet Create. Darbplūsma atveras savā lapā.
Pievienojiet soļus, kas jāizpilda: nospiediet + aiz soļa vai uz līnijas un izvēlieties no Add Action, kur darbības sagrupētas pēc tā, ko darāt: Ask someone, Talk to another system, Change this document, Control the flow un Anything else. Katrs solis dara vienu lietu: nosūta pieprasījumu citai sistēmai, ieraksta vērtību dokumentā, palūdz kādam to apstiprināt, nolasa vai ieraksta ierakstus, nolasa dokumentu ar AI, gaida, kādam paziņo vai palaiž citu darbplūsmu. Pieejamais ir atkarīgs no tā, kas jūsu darbvietai ir ieslēgts. Ķēdes beigās Continue with an existing action pievienojas vēlākam solim vai atgriežas pie agrāka.
Noklikšķiniet uz līnijas starp diviem soļiem, lai tai piešķirtu nosacījumu. Tad nākamais solis darbojas tikai pēc noteikta rezultāta vai tikai tad, kad dokuments atbilst.
Nospiediet Save un, kad tā ir gatava, Publish.

Jauna darbplūsma ir Not published, līdz to publicējat pirmo reizi, un līdz tam tā neko nedara.

Darbplūsmas lapa

Lapā redzams darbplūsmas nosaukums (zīmulis to pārdēvē) un vai tā darbojas: Version N is running, is paused vai Not published. Tai ir divas cilnes, Steps un History.

Cilnē Steps kreisajā pusē ir diagramma, labajā viena karte. Noklikšķiniet uz soļa, lai atvērtu tā karti, uz līnijas, lai noteiktu, kad pa to iet (Which result, And only when), uz Starts, lai mainītu, kā tā sākas, vai uz grupas nosaukuma, lai atvērtu grupu (Name, Finished when: visi, jebkurš viens vai noteikts skaits, un Only when). Pavelciet atdalītāju starp diagrammu un karti, lai vienai no tām dotu vairāk vietas. Jūsu izvēle tiek atcerēta. Šaurākā ekrānā slēdzis Diagram | Card rāda vienu no tām, bet tālrunī redzams Needs a larger screen.

Grupa izpilda vairākus soļus blakus un ir pabeigta, kad to saka jūsu iestatītais noteikums. Pievienojiet to no Control the flow. Tā jautā pirmo soli, un tās pašas + pievieno vēl vienu blakus.

Augšā izvēlnē ⋮ ir Discard Draft (kad melnraksts ir virs darbojošās versijas), Pause Workflow vai Resume Workflow un pēdējā Delete Workflow. Pirms dzēšanas tiek pajautāts. Apstiprinājumi, kas jau notiek, tiek pabeigti. Darbplūsmu, ko vēl sāk kāds dzīves cikls, nedzēš, un Finpilo nosauc šo dzīves ciklu. Dzēsta darbplūsma tiek saglabāta. Lai to atrastu, saraksta filtrā Status izvēlieties Deleted. Tā atveras tikai skatīšanai. Restore Workflow lapas augšā to atjauno apturētu, un Resume Workflow to atkal palaiž.

Soļa vai līnijas noņemšana neko nejautā, jo tā maina tikai melnrakstu.

Saglabāšana un publicēšana

Darbplūsmas maiņa notiek divos soļos, lai jau lietota darbplūsma turpinātu strādāt, kamēr jūs to pārbūvējat.

Jebkuras izmaiņas apakšā parāda saglabāšanas joslu: Unsaved changes, Discard, Save. Save saglabā izmaiņas kā melnrakstu. Darbojošā darbplūsma nemainās. Iepriekšējā versija paliek spēkā, un dokumenti turpina iet caur to tāpat kā līdz šim. Kamēr melnraksts gaida, josla augšā saka Unpublished changes, kad un kas to saglabāja.

Publish šajā joslā padara melnrakstu par versiju, kas darbojas turpmāk. Vispirms saglabājiet, jo Publish gaida, kamēr ekrānā ir nesaglabātas izmaiņas. Publicējot Finpilo arī pārbauda darbplūsmu, tāpēc nepabeigtu melnrakstu var saglabāt bez iebildumiem. Ja kaut kas nav kārtībā, josla saka Could not publish un uzskaita katru problēmu kopā ar soli, kurā tā ir.

Ja kāds cits darbplūsmu saglabāja, kamēr jūs to rediģējāt, josla saka Changed by someone else un norāda, kas un kad. Jūsu labojumi paliek ekrānā, līdz nospiežat Reload. Aizejot no lapas ar nesaglabātām izmaiņām, vispirms tiek jautāts Discard Changes?.

No tā izriet:

Melnrakstu var atstāt tik ilgi, cik vēlaties. Discard Draft to izmet, un darbojošā versija paliek neskarta.
Pavisam jauna darbplūsma neko nedara, līdz to publicējat pirmo reizi. Sarakstā tā ir Not published.
Kopija, kas izveidota ar Duplicate, arī ir melnraksts, tāpēc, dublējot darbplūsmu ar grafiku, otra nekad nesāk darboties nemanot.
Dokumenti, kas jau iet caur darbplūsmu, pabeidz to versijā, ar kuru sāka. Publicēšana neko nemaina procesa vidū.

History rāda publicētās versijas, jaunāko pirmo, ar to, kas katrā solī mainījās. Restore Version uz vecākas vispirms pajautā un padara to par jūsu melnrakstu. Publish to atkal padara par darbojošos.

Darbplūsmas apturēšana

Darbplūsma ar grafiku darbojas jūsu noteiktajos laikos. Ja Finpilo tajā brīdī nav pieejams, izlaistais palaidiens vēlāk netiek atkārtots: atgriežoties darbplūsma nostrādā vienu reizi un turpina tālāk. Nakts sinhronizācija, kas izlaida trīs naktis, nostrādā vienu reizi, nevis trīs. Tāpēc tam, kas nedrīkst izlaist nevienu dienu, jāprasa viss, kas mainījies kopš pēdējās veiksmīgās reizes, nevis tikai vakardiena.

Dažas darbplūsmas sākas pašas: pēc grafika, kad dokuments atbilst nosacījumam, vai kad piezvana cita sistēma. Ja kāda no tām darbojas nepareizi, atveriet to un tās izvēlnē ⋮ izvēlieties Pause Workflow.

Kamēr darbplūsma ir apturēta, nekas jauns nesākas. Grafiks apstājas, atbilstoši dokumenti to vairs neiedarbina, un sistēmai, kas zvana uz tās adresi, tiek atbildēts, ka tā nav pieejama, lai tā var mēģināt vēlāk. Jau sāktās izpildes pabeidzas normāli. Resume Workflow visu atgriež atpakaļ.

Apturēšana saglabā pašu darbplūsmu un tās vēsturi. Tā ir alternatīva dzēšanai, ja vajag, lai darbplūsma apstājas.

Kā tā sākas

Karte Starts augšā saka, kas darbplūsmu iedarbina.

When a Document Matches a Condition darbojas vienreiz katram dokumentam, kura dati atbilst. Tai vajag vismaz vienu nosacījumu. Bez tā tā sāktos uz katra dokumenta, tāpēc Save jūs atgriež pie kartes.
On a Schedule jautā, cik bieži: Every … minutes, Every … hours, Every day vai Every week, un tad On these days un At these times. Iestatītie laiki ir UTC, jo pēc tā Finpilo plāno. Next Runs rāda nākamās piecas reizes jūsu pašu laikā.
Darbplūsma, kas sākas pēc grafika vai no citas sistēmas, darbojas bez dokumenta, un karte to pasaka: tās soļi nevar izmantot dokumenta laukus.

Ko soļi spēj

Approval lūdz cilvēkus izlemt. Who approves pieņem cilvēkus, grupas un lomas, How many must approve saka, cik no viņiem. What they see ir ziņa un tabulas viņu pieprasījumā. Ziņā rakstiet @ un izvēlieties zem This decision: Total of the lines it covers (pieprasījuma tabulas kopsumma par rindām, ko tā rāda), Lines it covers vai Who decides. Tabula rāda rindas, ko izvēlaties pie Which rows: visas, The rows this step runs for (no paša soļa nosacījuma, kad pieprasījums tiek veidots) vai tikai jūsu izvēlētās. Row reference pievieno pirmo kolonnu, kas katru rindu sasaista ar tās avotu. Nospiediet Preview, lai redzētu pieprasījumu tieši tā, kā to redzēs apstiprinātājs, uz kāda no jūsu dokumentiem.
Update Field ieraksta vērtības, kad solis izpildās. Izvēlieties mērķi: Document vai Dimension Value. Partneri raksta tieši tā, jo partneris ir dimensijas vērtība kā jebkura cita. Dokumentam izvēlieties The one this run is about vai The one where…, lai to atrastu pēc lauka, piemēram, pēc grāmatvedības atsauces. Dimensijas vērtību vienmēr atrod pēc lauka, un jūs izvēlaties, kurā Dimension tā ir. Tad pievienojiet rakstāmos laukus. Rakstīt var jebkuru dokumenta lauku: tekstus, summas un datumus. Vienīgais izņēmums ir statuss, jo tas mainās tikai ar dzīves cikla pāreju.
Read Record nolasa vienu dokumentu, dimensijas vērtību vai jūsu vienību, ko atrod tāpat, un vēlākie soļi var izmantot tās laukus ar @. Ieraksts tiek nolasīts, kad solis izpildās, tāpēc izpilde, kas pēc tam gaida, turpina lietot to, kas tika nolasīts tad.
Send HTTP Request var nosūtīt arī dokumenta failu: kā parastu faila pielikumu vai iegultu JSON saturā kā Base64 tekstu, atkarībā no tā, ko sagaida saņēmēja sistēma. Tiek sūtīti faili līdz 25 MB. Papildu iestatījumos: Safe to send twice sūta atslēgu, pēc kuras saņēmējs atpazīst atkārtojumu, un to veido no jūsu izvēlētas vērtības. Requests per Minute palēnina soli saņēmējam, kas ierobežo, cik bieži to drīkst izsaukt. Send in Batches sadala garu sarakstu vairākos pieprasījumos jūsu norādītajā lielumā.
Write Records ieraksta daudzas dimensijas vērtības reizē no saraksta. Esošo atjaunina, ja jūsu izvēlētais lauks sakrīt, un pārējās pievieno.
Start Workflow var katrai grupai palaist citu darbplūsmu, ar noteikumu katrai grupai un vienu jebkurai citai grupai.
Delay gaida noteiktu laiku vai līdz datumam: jūsu izvēlētam datumam, datumam no dokumenta, piemēram, apmaksas termiņam, vai noteiktam dienu skaitam pirms vai pēc tā.
Datus, ko solis nosūta, rediģē koda redaktorā ar krāsām, iekavu pārošanu un pogu Format, kas sakārto tekstu. Rakstiet @ jebkur (tajos, URL, lauka vērtībā vai nosacījuma vērtībā), lai ievietotu dokumenta lauku, lauku no datiem, ko atsūtījusi cita sistēma, vai iepriekšējā soļa rezultātu.
Test This Step uz Send HTTP Request soļa izpilda to pa īstam un parāda atbildi (atbildes kodu un saturu) turpat redaktorā. Izvēlieties vienību. Dokuments vajadzīgs tikai tad, ja solis izmanto dokumenta laukus. Darbplūsmai, ko sāk cita sistēma, tests sākas ar to atsūtīto paraugu.

Vērtība, kuras dokumentā nav

Parasti solis nosūta to, kas dokumentā jau ir, un to izvēlas ar @. Reizēm saņēmēja sistēma grib kaut ko citu: kopsummu tikai par vienu izmaksu centru, summu centos, savu kodu jūsu koda vietā, vai datumu savā pierakstā.

Solis to var izrēķināt pats, tāpēc starp Finpilo un otru sistēmu nekam nav jāatrodas. Tas var summas saskaitīt, atņemt un reizināt, noapaļot, savienot tekstu, papildināt atsauci līdz noteiktam garumam, uzrakstīt datumu tādā formātā, kādu gaida saņēmējs, izvēlēties starp divām vērtībām, pārtulkot jūsu kodu uz viņu kodu pēc jūsu dota saraksta, saskaitīt tikai tās rindas, kas atbilst nosacījumam, un paņemt otru vērtību, ja pirmās nav.

Jums tas nav jāraksta ar roku. Pasakiet savam AI asistentam, ko grib saņēmēja sistēma. Tas uzbūvē sasaisti, parāda tieši to, kas tiktu nosūtīts, un piemēro to tikai pēc jūsu apstiprinājuma — skatiet AI asistenti. Vai rakstiet uz help@finpilo.com, un mēs to uzstādīsim kopā ar jums.

Divas lietas jāzina jebkurā gadījumā:

Noapaļošana vienmēr tiek pateikta. Visur, kur notiek dalīšana vai noapaļošana, jānorāda, kā tieši: uz tuvāko, uz augšu vai uz leju. Finpilo neminēs, jo jūsu vietā izvēlēts noapaļošanas veids nozīmē nepareizu summu grāmatvedībā.
Ja vērtību nevar izrēķināt, solis apstājas. Datums, ko nevar nolasīt, tulkojums bez atbilstības vai lauka nosaukums, kāda nav, aptur soli un to pasaka, nevis klusi nosūta nulli vai tukšumu. Vienīgais izņēmums ir kopsumma par rindām, kas atbilst nosacījumam: ja neatbilst neviena rinda, godīgā atbilde ir nulle un nulle arī tiek nosūtīta — tāpēc pirms publicēšanas pārbaudiet skaitli uz īsta dokumenta.
Dažas sistēmas nepieņem tukšu vērtību. Ieslēdziet sūtīšanas solī Leave Out Empty Values, un viss, kas sanāk tukšs, netiek sūtīts vispār, nevis sūtīts tukšs. Nulle un "nē" joprojām tiek sūtīti. Kad tas ir ieslēgts, izvēle var arī neko nesūtīt: "sūtīt valūtu tikai tad, ja tā ir EUR" atstāj valūtu ārā no visiem pārējiem rēķiniem. Vērtība, ko nevar izrēķināt, joprojām aptur soli.

Pierakstīto formu tam, kurš to konfigurē, atradīsiet sadaļā External API.

Darbplūsmas palaišana no ārējas sistēmas

Izvēlieties When an HTTP Request Is Received kā darbplūsmas sākumu. Pēc saglabāšanas karte parāda darbplūsmas Address un Hook key, katru ar kopēšanas pogu. Nododiet abus ārējai sistēmai, un tā izsauc adresi ar atslēgu X-Hook-Key galvenē. Lai saņemtos datus izmantotu soļos, palūdziet vienu testa izsaukumu un noklikšķiniet Check for a Call. Atsūtītais tiek saglabāts kā Request body paraugs, un tā lauki parādās @ izvēlnē.

Sūtošā sistēma var pievienot galveni X-Idempotency-Key. Ja tā to dara, viena un tā paša izsaukuma nosūtīšana divreiz atgriež to pašu rezultātu, nevis izpilda darbu vēlreiz. Tāpēc sistēma, kas atkārto izsaukumu, jo neredzēja jūsu atbildi, nevar to izdarīt divkārši.

Viens izsaukums var saturēt veselu sarakstu — piemēram, jūsu grāmatvedības sistēmas pilnu partneru reģistru, līdz 10 MB, kas ietilpina aptuveni desmit tūkstošus ierakstu. Solis Write Records noved jūsu partneru sarakstu līdz šim stāvoklim: izveido trūkstošo, atjaunina mainīto un neaiztiek pārējo — tāpēc tā paša saraksta atkārtota nosūtīšana vienmēr ir droša. Rindu, ko tas nevar ierakstīt (ko datubāze atraida vai kurai trūkst vajadzīgas vērtības), tas uzskaita ar iemeslu, un visas pārējās rindas ieraksta. Izpilde tad beidzas kā neizdevusies un nosauc šīs rindas. Nākamā izpilde turpina no vietas, līdz kurai šī nolasīja. Lielākiem reģistriem sūtiet sarakstu vairākās lapās.

Integrations cilne

Integrations cilnē pievienojat Finpilo ārējiem produktiem, piemēram, grāmatvedības programmatūrai. Tai ir četras apakšcilnes: Connect (API & AI piekļuves slēdzis un adreses, ar kurām pievienojas AI asistents vai cita sistēma), Send To (adreses, uz kurām aiziet dokumenti), API Keys (atslēgas, ar kurām ārējās sistēmas izsauc Finpilo) un Logs (katrs izsaukums abos virzienos).

Skatiet Integrācijas, lai uzzinātu par savienojumu izveidi, API atslēgām un to, kā nosūtīšana tos izmanto.

API & AI piekļuve

Integrations apakšcilne Connect nosaka, vai AI asistenti (piemēram, Claude) un sistēmu integrācijas var strādāt jūsu darbvietā. Ko cilvēks caur tām drīkst darīt, nosaka viņa loma lietotnē.

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

API & AI piekļuves ieslēgšana

Apakšcilnes sākumā ir viens slēdzis, Connected AI agents and API integrations. Pēc noklusējuma tas ir izslēgts. Ieslēdziet to, lai pievienotie AI asistenti un API integrācijas varētu piekļūt jūsu darbvietai. Izslēdziet, lai jebkurā brīdī tos atkal atslēgtu. Kamēr slēdzis ir izslēgts, nekas ārpus Finpilo jūsu darbvietai piekļūt nevar. Ja jūsu loma ļauj slēdzi redzēt, bet ne mainīt, tas ir pelēks.

Zem tā Connect rāda divas adreses, katrai poga Copy: AI assistant (MCP) ir adrese, ko ielīmējat asistentā, un API ir adrese, ko izsauc sistēmu integrācija.

Skatiet AI asistenti par asistenta pievienošanu un External API par sistēmu integrācijām.

Ko katrs cilvēks drīkst darīt

Atsevišķa API atļauju saraksta nav. Asistents vai integrācija, kas darbojas cilvēka vārdā, var darīt tieši to, ko šī cilvēka loma atļauj lietotnē, un ne vairāk. Pievienojot rīku, cilvēks tam var piekrist arī mazāk atļauju, un tad rīks paliek šajās robežās. Lai mainītu, ko kāds drīkst darīt, mainiet viņa lomu cilnē People.