Integrācijas

Finpilo apmainās ar datiem ar jūsu grāmatvedības sistēmu vai ERP abos virzienos. Pamatdati, piemēram, partneri un dimensiju vērtības, ienāk iekšā, bet validētie dokumenti tiek nosūtīti ārā.

Dokumenta nosūtīšana nozīmē, ka Finpilo nodod to jūsu grāmatvedības sistēmai internetā kā datus, nevis kā failu, ko atvērt. Jūsu grāmatvedības sistēmai ir jāspēj tos saņemt. Daudzas to var, izmantojot savu API vai papildinājumu. Dažām nepieciešams neliels koda gabals, ko vienreiz uzraksta tas, kurš uztur šo sistēmu.

Integrāciju var izveidot arī AI asistents — skatiet AI asistenti. Aprakstiet sistēmu un to, kam jāplūst, un asistents sagatavo savienojumus un darbplūsmas, parāda tieši to, kas mainītos, un piemēro tikai pēc jūsu apstiprinājuma.

Vai jums vajadzīgs izstrādātājs?

Ko varat izdarīt pats: izvēlēties, kura entitāte sūta uz kurieni, izlemt, kuri dokumenti tiek sūtīti, izveidot un atsaukt API atslēgas un sekot līdzi tam, kas ir nosūtīts un kas neizdevās.

Kam vienreiz nepieciešams kāds tehniski zinošs: adrese, uz kuru Finpilo sūta, un tās pieejas dati, kā arī viss saņēmēja pusē. Parasti tas ir jūsu grāmatvedības sistēmas piegādātājs vai jūsu IT partneris. Palūdziet viņiem bāzes URL un autentifikācijas datus vai pārsūtiet viņiem External API, kas ir rakstīts tieši viņiem.

Ja jums vajag tikai ielādēt partneru sarakstu vai dimensiju vērtības, iespējams, nekas no tā nav vajadzīgs. Abiem ir poga Importēt, kas pieņem izklājlapu — skatiet Dimensijas.

Neesat pārliecināts? Rakstiet uz help@finpilo.com, un mēs pateiksim, kas jūsu sistēmai ir nepieciešams.

Integrāciju cilne

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

Dodieties uz Darbvietas iestatījumi → Integrācijas. Tai ir četras apakšcilnes, katrai sava adrese, ko var saglabāt grāmatzīmēs:

Connect: slēdzis, kas ļauj AI asistentiem un API integrācijām piekļūt jūsu darbvietai, un divas adreses, ar kurām tie pievienojas, katrai poga Copy.
Send To: ārējās adreses, uz kurām Finpilo sūta dokumentus.
API Keys: atslēgas, ar kurām ārējās sistēmas izsauc Finpilo.
Logs: katrs izsaukums abos virzienos un kā tas beidzās.

Abi saraksti ir atsevišķi ar nolūku. Viena rinda ir viens virziens: adrese, uz kuru sūtāt, nekad nav arī atslēga, ar kuru kāds izsauc jūs. Abos sarakstos redzams, kas un kad katru rindu mainīja pēdējo reizi.

Galamērķus un atslēgas pārvalda tikai šeit. Katras entitātes cilnē Integrācijas redzams, uz kurieni entitāte sūta, un tās pašas izsaukumi (skatiet Entitāšu pārvaldība).

Send To — kurp dokumenti aiziet

Nospiediet Add Destination. Galamērķis atveras savā lapā ar trim kartītēm:

General: Name (kā tas redzams sarakstos, piemēram, "Grāmatvedības sistēma") un Entities, kas drīkst caur to sūtīt: visas vai izvēlētas.
Connection: saņēmējas sistēmas Address un Sign-in, kā tā atpazīst Finpilo: None, Bearer token, Basic (user:password) vai Custom header (norādiet arī Header name), kā arī Secret, ko sistēma gaida.
Default: Workspace default padara to par galamērķi, ar kuru sāk jaunizveidota entitāte. Vēlāka maiņa nevienu esošu entitāti nepārvieto.

Nospiediet Create, lai to saglabātu. Vēlākas izmaiņas saglabā ar Save joslā, kas parādās.

Dažas sistēmas pieslēdzas citādi: ar OAuth, ar pieteikšanos, kas atdod žetonu, ar parakstītiem pieprasījumiem, ar akreditācijas datiem pieprasījuma ķermenī vai ar SSH atslēgu SFTP. Finpilo tās atbalsta, bet šajā lapā tās neiestata. Palūdziet AI asistentam tās konfigurēt (skatiet AI asistenti) vai rakstiet uz help@finpilo.com. Šādam galamērķim pieslēgšanās veids šeit redzams kā teksts, un tā nosaukumu un entitātes joprojām var mainīt.

Noslēpums tiek glabāts šifrēts. Pēc saglabāšanas Finpilo to vairs nekad nerāda: laukā redzami punkti, zem tā Change Secret. Ja to neaiztiekat, paliek pašreizējais.

Ja iestatāt pieslēgšanās veidu un adrese sākas ar http://, nevis https://, Finpilo jūs brīdina: akreditācijas dati ceļotu nešifrēti.

Kuru galamērķi entitāte izmanto

Katra entitāte sūta uz vienu galamērķi. To izvēlas entitātē: Entitāšu pārvaldība → entitāte → Integrācijas → Sends to, tad Save.

Entitāte bez galamērķa nevar sūtīt. Tās sūtījumi neizdodas. Rezerves varianta nav.

Ierakstīšana atpakaļ nosūtītā dokumentā

Nosūtīts dokuments parasti ir bloķēts, tāpēc neviens to nevar mainīt manuāli. Jūsu darbvietas darbplūsmas tajā tomēr var ierakstīt: kad grāmatvedības sistēma atbild ar grāmatojuma numuru vai vēlāk ziņo par apmaksu, darbplūsmas solis to saglabā dokumentā. Bloķējums attiecas uz cilvēkiem, uz AI asistentu, kas strādā cilvēka vārdā, un uz ārējām sistēmām ar API atslēgu. Uz jūsu darbvietas iestatītajām darbplūsmām tas neattiecas.

Galamērķa apturēšana

Atveriet to un tā ⋮ izvēlnē izvēlieties Deactivate. Visi iestatījumi paliek, un sūtījumi caur to neizdodas, līdz izvēlaties Activate. Tā var apturēt visu uzreiz, neko nedzēšot.

Delete Destination ir tās pašas izvēlnes pēdējais ieraksts. Galamērķis netiek dzēsts, kamēr kāda entitāte caur to sūta, kāda darbplūsma to nosauc vai tas ir darbvietas noklusējums. Atbilde nosauc tos visus uzreiz, piemēram, "Not deleted. Alfa Būve and the workflow 'Invoice export' still send through it." Dzēsts galamērķis vai API atslēga tiek nolikta malā. Lai to atrastu, cilnē Send To vai API Keys filtrējiet Status pēc Deleted. Tas atveras tikai lasīšanai. Restore Destination vai Restore API Key lapas augšā to atjauno, un to var izdarīt arī jūsu AI asistents. Atjaunotai API atslēgai vajadzīga jauna atslēga. Vecā paliek atsaukta.

API Keys — kā ļaut sistēmai izsaukt Finpilo

Nospiediet Add API Key. Tās lapā ir trīs kartītes: General, Key un What it may do.

Nosaukums un Entitātes, kā iepriekš. Atslēga sasniedz tikai šo entitāšu datus. Viss pārējais atbild tā, it kā tā nebūtu.
What it may do: atzīmējiet katru atļauju, kas atslēgai nepieciešama: lasīt dokumentus, izveidot un labot dokumentus, pārvietot dokumentus pa statusiem, lasīt partnerus un dimensijas, izveidot/labot/dzēst partnerus un dimensijas, lasīt izmaiņu vēsturi, lasīt lietojuma rādītājus.

Sākumā nekas nav atzīmēts, un atslēga bez atzīmēm nevar neko. Tā autentificēsies un pēc tam tiks noraidīta katrā izsaukumā. Atzīmējiet to, kas sistēmai patiešām vajadzīgs, un neko vairāk.

Konfigurācijas labošana un lietotāju pārvaldība atslēgai nekad nav pieejama, lai kam tā būtu paredzēta. Tam nepieciešama cilvēka pieteikšanās.

Nospiediet Create, tad kartītē Key nospiediet Generate Key. Pilnā atslēga tiek parādīta tieši vienu reizi, zem New key ar Copy. Saglabājiet to drošā vietā, jo Finpilo patur tikai jaucējvērtību.

Regenerate Key to nomaina. Jūs izvēlaties, kad vecā atslēga pārstāj darboties: Keep the old key 24 hours (ieteicams, lai sistēmu var pārslēgt bez dīkstāves) vai Stop the old key now.
Revoke Key to noņem. Šī sistēma nekavējoties zaudē API piekļuvi. Sūtīšanu tas neietekmē.

API piekļuvei jābūt ieslēgtai arī visai darbvietai — skatiet apakšcilni Connect augstāk un Darbvietas iestatījumi. Kamēr tā ir izslēgta, nekas ārpus Finpilo nevar sasniegt jūsu darbvietu, ar atslēgu vai bez.

Logs — vai tas nonāca?

Apakšcilne Logs reģistrē katru izsaukumu abos virzienos: kad tas notika, vai tas nosūtīts vai saņemts, kurš savienojums un entitāte, izsaukums (metode un adrese) un statuss, ar kādu tas beidzās (vai No answer, ja otra puse neatbildēja). Tur ir arī sūtījums, kas tika atteikts, pirms tas aizgāja (piemēram, ja nav galamērķa), ar iemeslu. Tur ir arī katrs izsaukums, ko cita sistēma veic uz darbplūsmas adresi.

Filtrējiet pēc entitātes, virziena vai iznākuma vai meklējiet pēc adreses.
Nospiediet uz rindas, lai izsaukumu atvērtu panelī labajā pusē: tā laiks, savienojums, entitāte un iznākums, kā arī īstais Request un Response. Ar bultām augšpusē var pāriet uz nākamo izsaukumu.
Export ⋮ izvēlnē ļauj filtrēto sarakstu paņemt sev līdzi.

Pieprasījuma un atbildes saturs tiek glabāts 14 dienas, bet katra izsaukuma kopsavilkums 90 dienas. Tāpēc vecāks ieraksts joprojām rāda, kas notika un kā tas beidzās, bet ne precīzu nosūtīto tekstu.

Šī ir vieta, kur atbildēt uz jautājumu "vai vakardienas rēķini nonāca?", neatverot četrdesmit dokumentus. Katras entitātes cilnē Integrācijas tās pašas izsaukumi redzami tāpat.

Kā notiek sūtīšana

Kad nosūtāt validētu dokumentu (skatiet Dokumenta skats), Finpilo palaiž jūsu darbvietas nosūtīšanas darbplūsmu. Tā nosūta dokumenta datus uz entitātes galamērķi. Ja entitātei nav galamērķa vai galamērķis ir atspējots vai neaptver šo entitāti, sūtījums neizdodas un pasaka, kurš no tiem.

Kad saņemošā sistēma pieņem dokumentu, darbplūsma virza to tālāk un, ja atbilde satur grāmatvedības atsauci, saglabā to dokumenta laukā Accounting Reference. Ja tā neatgriež atsauci, nekas netiek saglabāts — tas ir normāli. Sūtījums un atbilde tiek reģistrēti dokumenta cilnē Activity un pilnībā cilnē Logs.

Ja sūtījums neizdodas, dokuments pāriet uz Send Failed un kļūda tiek reģistrēta. Salabojiet galamērķi vai dokumentu un sūtiet vēlreiz.

Par atkārtojumiem un dublikātiem

Neizdevies sūtījums pēc noklusējuma netiek automātiski atkārtots, jo atkārtojums var nosūtīt vienu un to pašu rēķinu divreiz — saņemošā sistēma varēja apstrādāt pirmo mēģinājumu, pirms savienojums pārtrūka. Tas, kurš konfigurē sūtīšanas soli, izlemj, vai atkārtot ir droši, un var likt Finpilo pievienot atslēgu, pēc kuras saņemošā sistēma atpazīst atkārtojumu. Ja solis atkārtojumus atļauj, izsaukumu, uz kuru neatnāca atbilde, atkārto pēc īsas pauzes, tāpat kā tad, ja otra sistēma atbildēja, ka ir aizņemta.

Tā paša dokumenta atkārtota nosūtīšana no Finpilo nomaina grāmatvedības atsauci, nevis izveido otru ierakstu.

Vēl divas lietas, ko vērts zināt, ja sūtījums neizdodas bez redzama iemesla. Finpilo izsauc tikai adreses, kas sasniedzamas publiskajā internetā, tāpēc adrese privātā vai biroja tīklā tiek noraidīta. Un pāradresācijas netiek sekotas, tāpēc norādiet galīgo adresi, nevis tādu, kas pārsūta tālāk.

Kā mainīt to, kas tiek sūtīts

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

Sūtīšana ir parasta darbplūsma sadaļā Darbvietas iestatījumi → Darbplūsmas. Jaunai darbvietai tādas nav. Administrators to izveido un dzīves ciklam pievieno soli Send, kas to palaiž. Nosūtīšanas darbplūsmā parasti ir:

Solis Send HTTP Request satur nosūtāmos datus — labojamu JSON saturu. Ierakstiet @ jebkurā tā vietā, lai ievietotu vērtību no dokumenta. Dokumenta dati ir aprakstīti sadaļā External API.
Solis Update Field saglabā grāmatvedības atsauci, ko atgriež jūsu sistēma. Tas var rakstīt jebkuru dokumenta lauku, ne tikai šo.
Lai nosūtītu arī dokumenta failu, izmantojiet Document File solī Send HTTP Request un izvēlieties As a File Attachment (multipart) vai Embedded in the Body as Base64, atkarībā no tā, ko jūsu sistēma sagaida. Tiek sūtīti faili līdz 25 MB.
Test This Step palaiž to īsti pret jūsu izvēlētu dokumentu un parāda atbildi.

Solis var arī pats aprēķināt vērtību, kuras dokumentā nav — kopsummu vienam izmaksu centram, summu centos, jūsu koda tulkojumu uz viņu kodu. Skatiet Darbvietas iestatījumi.

Izmaiņas tiek saglabātas kā melnraksts un stājas spēkā tikai tad, kad tās publicējat.

Ja iepriekš izmantojāt webhook

Savienojumi aizstāja vecos webhook iestatījumus. Jūsu esošā konfigurācija — darbvietas un entitātes — tika pārnesta automātiski, tāpēc sūtīšana turpināja darboties bez pārkonfigurēšanas. Katrs webhook URL kļuva par Send To galamērķi, katra API atslēga par API Key, un entitātei, kurai bija savs webhook, šis galamērķis tagad ir atzīmēts kā tās pašas.