Integrācijas

Finpilo apmainās ar datiem ar jūsu grāmatvedības sistēmu vai ERP abos virzienos. Pamatdati, piemēram, partneri un dimensiju vērtības, ienāk iekšā, bet validētie dokumenti tiek nosūtīti ārā.

Dokumenta nosūtīšana nozīmē, ka Finpilo nodod to jūsu grāmatvedības sistēmai internetā kā datus, nevis kā failu, ko atvērt. Jūsu grāmatvedības sistēmai ir jāspēj tos saņemt. Daudzas to var, izmantojot savu API vai papildinājumu. Dažām nepieciešams neliels koda gabals, ko vienreiz uzraksta tas, kurš uztur šo sistēmu.

Integrāciju var izveidot arī AI asistents — skatiet AI asistenti. Aprakstiet sistēmu un to, kam jāplūst, un asistents sagatavo savienojumus un darbplūsmas, parāda tieši to, kas mainītos, un piemēro tikai pēc jūsu apstiprinājuma.

Vai jums vajadzīgs izstrādātājs?

Ko varat izdarīt pats: izvēlēties, kura entitāte sūta uz kurieni, izlemt, kuri dokumenti tiek sūtīti, izveidot un atsaukt API atslēgas un sekot līdzi tam, kas ir nosūtīts un kas neizdevās.

Kam vienreiz nepieciešams kāds tehniski zinošs: adrese, uz kuru Finpilo sūta, un tās pieejas dati, kā arī viss saņēmēja pusē. Parasti tas ir jūsu grāmatvedības sistēmas piegādātājs vai jūsu IT partneris. Palūdziet viņiem bāzes URL un autentifikācijas datus vai pārsūtiet viņiem External API, kas ir rakstīts tieši viņiem.

Ja jums vajag tikai ielādēt partneru sarakstu vai dimensiju vērtības, iespējams, nekas no tā nav vajadzīgs. Abiem ir poga Importēt, kas pieņem izklājlapu — skatiet Dimensijas.

Neesat pārliecināts? Rakstiet uz help@finpilo.com, un mēs pateiksim, kas jūsu sistēmai ir nepieciešams.

Integrāciju cilne

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

Dodieties uz Darbvietas iestatījumi → Integrācijas. Tai ir trīs apakšcilnes:

Send To — ārējās adreses, uz kurām Finpilo sūta dokumentus.
API Keys — atslēgas, ar kurām ārējās sistēmas izsauc Finpilo.
Logs — katrs izsaukums abos virzienos un kā tas beidzās.

Abi saraksti ir atsevišķi ar nolūku. Viena rinda ir viens virziens: adrese, uz kuru sūtāt, nekad nav arī atslēga, ar kuru kāds izsauc jūs.

Tās pašas trīs apakšcilnes ir arī katrai entitātei, sadaļā Entitāšu pārvaldība → entitāte → Integrācijas, rādot tikai to, kas attiecas uz šo entitāti.

Send To — kurp dokumenti aiziet

Nospiediet New Destination un aizpildiet:

Nosaukums — kā tas parādās sarakstos, piemēram, "Grāmatvedības sistēma".
Entitātes — kuras entitātes drīkst sūtīt caur to: visas vai izvēlēts saraksts.
Base URL — saņemošās sistēmas adrese.
Auth — kā tā atpazīst Finpilo: No Auth, Bearer Token, Basic (lietotājs:parole) vai Custom Header (tad norādiet arī Header name).

Ja jūsu grāmatvedības sistēma pieslēdzas ar OAuth, nevis ar fiksētu atslēgu vai pilnvaru (daudzas mākoņa sistēmas tā dara), Finpilo to atbalsta, bet šajā formā to neuzstāda. Palūdziet AI asistentam to konfigurēt (skatiet AI asistenti) vai rakstiet uz help@finpilo.com.

Secret — pilnvara, atslēga vai parole, ko sistēma sagaida.

Secret tiek glabāts šifrēts. Pēc saglabāšanas Finpilo to vairs nekad nerāda — laukā redzami punkti ar pogu Change. Neaiztieciet to, lai paturētu esošo.

Ja esat izvēlējies autentifikācijas veidu un adrese sākas ar http://, nevis https://, Finpilo brīdina: pieejas dati ceļotu nešifrēti.

Kuru galamērķi entitāte izmanto

Katra entitāte sūta uz vienu galamērķi, un tas tiek uzstādīts pašā galamērķī: atveriet to no entitātes cilnes Integrācijas un ieslēdziet Entity's Destination.

Entitāte bez galamērķa nevar sūtīt. Tās sūtījumi neizdodas, un entitātes Integrāciju cilne to pasaka augšpusē. Rezerves varianta nav.

Slēdzis Workspace Default darbvietas līmeņa galamērķī nosaka, ar ko sāk jaunizveidota entitāte. Tā maiņa vēlāk nepārvieto nevienu esošo entitāti.

Galamērķa apturēšana

Atveriet to un nospiediet Disable. Tas saglabā visus iestatījumus, un sūtījumi caur to neizdodas, līdz nospiežat Enable. Tas ir veids, kā apturēt visu uzreiz, neko nedzēšot.

Galamērķa dzēšana ir bloķēta, kamēr uz to vēl norāda kāda entitāte vai darbvieta. Ziņojums nosauc, kas vispirms jāpārceļ.

API Keys — kā ļaut sistēmai izsaukt Finpilo

Nospiediet New API Key un aizpildiet:

Nosaukums un Entitātes, kā iepriekš. Atslēga sasniedz tikai šo entitāšu datus. Viss pārējais atbild tā, it kā tā nebūtu.
What this key may do — atzīmējiet katru atļauju, kas atslēgai nepieciešama: lasīt dokumentus, izveidot un labot dokumentus, pārvietot dokumentus pa statusiem, lasīt partnerus un dimensijas, izveidot/labot/dzēst partnerus un dimensijas, lasīt izmaiņu vēsturi, lasīt lietojuma rādītājus.

Sākumā nekas nav atzīmēts, un atslēga bez atzīmēm nevar neko. Tā autentificēsies un pēc tam tiks noraidīta katrā izsaukumā. Atzīmējiet to, kas sistēmai patiešām vajadzīgs, un neko vairāk.

Konfigurācijas labošana un lietotāju pārvaldība atslēgai nekad nav pieejama, lai kam tā būtu paredzēta. Tam nepieciešama cilvēka pieteikšanās.

Vispirms saglabājiet, tad nospiediet Generate API Key. Pilnā atslēga tiek parādīta tieši vienu reizi, ar kopēšanas pogu — saglabājiet to drošā vietā, jo Finpilo patur tikai jaucējvērtību.

Regenerate Key to nomaina. Jūs izvēlaties, kad vecā atslēga pārstāj darboties: pēc 24 stundām (ieteicams, lai sistēmu var pārslēgt bez dīkstāves) vai uzreiz.
Revoke Key to noņem. Šī sistēma nekavējoties zaudē API piekļuvi. Sūtīšanu tas neietekmē.

API piekļuvei jābūt ieslēgtai arī visai darbvietai — skatiet cilni API & AI Access sadaļā Darbvietas iestatījumi. Kamēr tā ir izslēgta, nekas ārpus Finpilo nevar sasniegt jūsu darbvietu, ar atslēgu vai bez.

Logs — vai tas nonāca?

Apakšcilne Logs reģistrē katru izsaukumu abos virzienos: kad tas notika, kurš savienojums un entitāte, metode un adrese, statuss, ar kādu tas beidzās, un cik ierakstu tika izveidoti, atjaunināti vai neizdevās.

Filtrējiet pēc entitātes, virziena vai iznākuma vai meklējiet pēc adreses.
Nospiediet uz rindas, lai redzētu izsaukuma detaļas — īsto pieprasījumu un īsto atbildi.
Export CSV ļauj filtrēto sarakstu paņemt sev līdzi.

Pieprasījuma un atbildes saturs tiek glabāts 14 dienas, bet katra izsaukuma kopsavilkums 90 dienas. Tāpēc vecāks ieraksts joprojām rāda, kas notika un kā tas beidzās, bet ne precīzu nosūtīto tekstu.

Šī ir vieta, kur atbildēt uz jautājumu "vai vakardienas rēķini nonāca?", neatverot četrdesmit dokumentus. Katrai entitātei ir tāda pati cilne savai plūsmai.

Kā notiek sūtīšana

Kad nosūtāt validētu dokumentu (skatiet Dokumenta skats), Finpilo palaiž darbplūsmu Send to Accounting. Tā nosūta dokumenta datus uz entitātes galamērķi. Ja entitātei nav galamērķa vai galamērķis ir atspējots vai neaptver šo entitāti, sūtījums neizdodas un pasaka, kurš no tiem.

Kad saņemošā sistēma pieņem dokumentu, darbplūsma virza to tālāk un, ja atbilde satur grāmatvedības atsauci, saglabā to dokumenta laukā Accounting Reference. Ja tā neatgriež atsauci, nekas netiek saglabāts — tas ir normāli. Sūtījums un atbilde tiek reģistrēti dokumenta cilnē Activity un pilnībā cilnē Logs.

Ja sūtījums neizdodas, dokuments pāriet uz Send Failed un kļūda tiek reģistrēta. Salabojiet galamērķi vai dokumentu un sūtiet vēlreiz.

Par atkārtojumiem un dublikātiem

Neizdevies sūtījums pēc noklusējuma netiek automātiski atkārtots, jo atkārtojums var nosūtīt vienu un to pašu rēķinu divreiz — saņemošā sistēma varēja apstrādāt pirmo mēģinājumu, pirms savienojums pārtrūka. Tas, kurš konfigurē sūtīšanas soli, izlemj, vai atkārtot ir droši, un var likt Finpilo pievienot atslēgu, pēc kuras saņemošā sistēma atpazīst atkārtojumu.

Tā paša dokumenta atkārtota nosūtīšana no Finpilo nomaina grāmatvedības atsauci, nevis izveido otru ierakstu.

Vēl divas lietas, ko vērts zināt, ja sūtījums neizdodas bez redzama iemesla. Finpilo izsauc tikai adreses, kas sasniedzamas publiskajā internetā, tāpēc adrese privātā vai biroja tīklā tiek noraidīta. Un pāradresācijas netiek sekotas, tāpēc norādiet galīgo adresi, nevis tādu, kas pārsūta tālāk.

Kā mainīt to, kas tiek sūtīts

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

Sūtīšana ir parasta darbplūsma, ko varat atvērt un pielāgot sadaļā Darbvietas iestatījumi → Darbplūsmas → Send to Accounting:

Solis Send HTTP Request satur nosūtāmos datus — labojamu JSON saturu. Ierakstiet @ jebkurā tā vietā, lai ievietotu vērtību no dokumenta. Noklusējuma saturs ir aprakstīts sadaļā External API.
Solis Update Field saglabā grāmatvedības atsauci, ko atgriež jūsu sistēma. Tas var rakstīt jebkuru dokumenta lauku, ne tikai šo.
Lai nosūtītu arī dokumenta failu, izmantojiet Document File solī Send HTTP Request un izvēlieties As a File Attachment (multipart) vai Embedded in the Body as Base64, atkarībā no tā, ko jūsu sistēma sagaida. Tiek sūtīti faili līdz 25 MB.
Test This Step palaiž to īsti pret jūsu izvēlētu dokumentu un parāda atbildi.

Solis var arī pats aprēķināt vērtību, kuras dokumentā nav — kopsummu vienam izmaksu centram, summu centos, jūsu koda tulkojumu uz viņu kodu. Skatiet Darbvietas iestatījumi.

Izmaiņas tiek saglabātas kā melnraksts un stājas spēkā tikai tad, kad tās publicējat.

Ja iepriekš izmantojāt webhook

Savienojumi aizstāja vecos webhook iestatījumus. Jūsu esošā konfigurācija — darbvietas un entitātes — tika pārnesta automātiski, tāpēc sūtīšana turpināja darboties bez pārkonfigurēšanas. Katrs webhook URL kļuva par Send To galamērķi, katra API atslēga par API Key, un entitātei, kurai bija savs webhook, šis galamērķis tagad ir atzīmēts kā tās pašas.