Dimensions

Dimensijas ir grāmatvedības klasifikācijas kategorijas, kas nepieciešamas jūsu uzņēmumam atskaišu sagatavošanai un integrācijai ar ERP sistēmu. Tās pārstāv analītiskos tagus, kas nav uzdrukāti uz dokumenta, bet ir nepieciešami pareizai grāmatvedībai — piemēram, izmaksu centri, PVN kodi, grāmatvedības konti un projektu kodi.

Kā dimensijas darbojas

Katra dimensija satur vērtību sarakstu. Piemēram:

• Dimensija: "Cost Center"
• Vērtības: "Administration," "Sales & Marketing," "Infrastructure Services," "Office," "Tools," "Travel" u.c.

Kad AI apstrādā dokumentu, tas izlasa katru rindas pozīciju un piešķir vispiemērotāko vērtību no katras konfigurētās dimensijas. Piešķiršanai tiek izmantots rindas pozīcijas apraksts, partnera konteksts un dokumenta saturs.

Katram AI piešķīrumam ir ticamības novērtējums un skaidrojums dabiskā valodā — redzams kā padoms, uzvelkot kursoru uz piešķirtās vērtības Document View skatā.

Ja AI atstāj dimensiju tukšu, arī tam ir skaidrojums. Uz tukšā lauka Document View skatā parādās ikona. Uzvelkot kursoru, redzams iemesls, kāpēc vērtība netika piešķirta, piemēram, neviena no dimensijas vērtībām šim dokumentam neder vai nolasītais kods nav atrodams starp dimensijas vērtībām.

Partneri

Katrai entītijai ir viena dimensija ar nosaukumu Partners. Tajā ir uzņēmumi, ar kuriem sadarbojaties — piegādātāji, pārdevēji, klienti — un tā darbojas tieši tāpat kā jebkura cita dimensija. Vērtības pārvalda tāpat, importē tāpat un dokumentos tās parādās tāpat.

Papildus vērtības nosaukumam un atsauces id, Partners dimensijā ir četras kolonnas:

• Reģistrācijas numurs
• PVN numurs
• Juridiskā adrese
• Bankas konti

Varat pievienot savas kolonnas vai noņemt tās, kuras neizmantojat, tāpat kā jebkurai citai dimensijai.

Kā dokuments tiek sasaistīts ar partneri

Kad Finpilo apstrādā dokumentu, tas nolasa darījuma partnera datus un meklē atbilstošo vērtību jūsu Partners dimensijā. Sākotnēji tas salīdzina pēc reģistrācijas numura vai PVN numura. Pietiek ar vienu no tiem.

Nosaukums un adrese apzināti netiek izmantoti. Praksē tie sakrīt slikti. Rakstība, pieturzīmes, vārdu secība un uzņēmuma formas saīsinājumi atšķiras starp to, kas ir uz dokumenta, un to, kas ir jūsu sarakstā, tāpēc salīdzināšana pēc nosaukuma atrod nepareizo uzņēmumu tikpat bieži kā pareizo.

Salīdzināšana pēc reģistrācijas numura vai PVN numura ir tā, ar kuru sākas katra entītija. Pašlaik to nevar mainīt no lietotnes.

Nosaukums, adrese un bankas konti tiek salīdzināti, bet pēc tiem nekad netiek meklēts. Dokumentā redzat, vai katrs no tiem sakrīt ar piesaistīto partnera ierakstu. Tā ir atzīme, krustiņš vai norāde, ka nav ar ko salīdzināt. Bankas konti tiek pārbaudīti pa vienam. Tie tiek rādīti, lai pirms maksājuma pamanītu neatbilstību, bet tie nekad nenosaka, kurš partneris tiek izvēlēts.

Kad partneris nav atrasts

Ja nekas nesakrīt, dokumenta partneris paliek tukšs un dokumentā tiek parādīts iemesls. Tas ir parastais gadījums uzņēmumam, ar kuru vēl neesat sadarbojušies. Pievienojiet to Partners dimensijai, un nākamajā dokumentā tas tiks atrasts.

Ja dokumentam atbilst divas vērtības, Finpilo nemin. Partneris paliek tukšs un tiek norādīts, ka atbilstība bija neviennozīmīga, lai jūs varētu izlabot dublikātu.

Dokumenta atkārtota apstrāde

Atkārtota apstrāde nolasa dokumentu no jauna. Ja atrastais partneris ir mainījies, mainās arī sasaiste. Ja tagad nekas netiek atrasts, sasaiste tiek notīrīta. Partneris darbojas tāpat kā jebkurš cits lauks, ko aizpilda AI.

Dimensiju apskate

1. Navigējiet uz Entity Management un noklikšķiniet uz uzņēmuma.
2. Atlasiet cilni Dimensions.

Dimensiju saraksts rāda visas dimensijas šim uzņēmumam ar šādām kolonnām:

• Dimension Name — dimensijas kategorijas nosaukums.
• Values — definēto vērtību skaits.
• Created By — kas izveidoja dimensiju.
• Created — izveides datums.

Jaunas dimensijas izveide

Nepieciešama Admin vai Owner loma.

1. Noklikšķiniet pogu Add Dimension labajā augšējā stūrī.
2. Aizpildiet dimensijas datus:
   • Dimension Name (obligāts) — aprakstošs nosaukums (piem., "Cost Center," "Department," "VAT Rate").
   • Description — neobligāts apraksts, kas skaidro, kā šī dimensija jāizmanto. Šis apraksts tiek nodots AI, lai tas precīzāk piešķirtu vērtības.
   • Reference ID — iekšējā atsauce. Ja atstāts tukšs, tiek ģenerēts automātiski (formātā: DL-00001).
3. Noklikšķiniet Create.

Pēc dimensijas izveides tiksiet novirzīts uz dimensijas detalizēto lapu, kur var pievienot vērtības.

Efektīvu aprakstu rakstīšana

Dimensijas apraksts tiek nodots AI, kad tas piešķir vērtības. Skaidrs, konkrēts apraksts uzlabo piešķiršanas precizitāti. Piemēram:

• Labi: "Classifies each expense line item into the functional area of the business that incurred the cost. Used for internal cost tracking and P&L analysis across operations, delivery, sales, and infrastructure."
• Vāji: "Cost center" (pārāk neskaidrs — AI jau zina nosaukumu).

Dimensiju vērtību pārvaldība

Noklikšķiniet uz dimensijas sarakstā, lai atvērtu dimensijas detalizēto lapu. Atlasiet cilni Values, lai redzētu visas vērtības.

Vērtības pievienošana

1. Noklikšķiniet pogu Add Value labajā augšējā stūrī.
2. Add Value dialogā aizpildiet:
   • Name (obligāts) — attēlošanas nosaukums (piem., "Marketing").
   • Description — neobligāts apraksts, kas palīdz AI saprast, kad piešķirt šo vērtību. Esiet konkrēti par to, kāda veida izdevumi šeit ietilpst.
   • Code — jūsu pašu īsais kods šai vērtībai, piemēram, konta vai izmaksu centra kods no grāmatvedības sistēmas. Tas ir neobligāts, un divām vērtībām var būt viens un tas pats kods. Tieši to cilvēki redz, izvēloties vērtību dokumentā, kur tā parādās kā "Marketing (5310)".
   • Reference ID — iekšējā atsauce. Ja atstāts tukšs, tiek ģenerēts automātiski (formātā: DIM-00001).
3. Noklikšķiniet Add.

Code un Reference ID nav viens un tas pats. Reference ID identificē vērtību importam un grāmatvedības sistēmas sinhronizācijai, tāpēc dimensijas ietvaros tas ir unikāls un pēc vērtības izveides nedrīkst palikt tukšs. Code ir jūsu izvēle, to var mainīt un atkārtot, un tieši tas tiek rādīts cilvēkiem.

Vērtību importēšana no faila

Ja jāpievieno daudz vērtību, tās var importēt no faila, nevis pievienot pa vienai.

1. Dimensijas detalizētajā lapā atveriet cilni Values un noklikšķiniet pogu Import.
2. Importēšanas dialogā noklikšķiniet Download Template, lai iegūtu CSV failu ar pareizajām kolonnām.
3. Aizpildiet veidni ar savām vērtībām. Katra rinda ir viena vērtība ar šādām kolonnām:
   • referenceId (obligāts) — vērtības iekšējā atsauce. Atšķirībā no vērtības pievienošanas manuāli, importējot Reference ID ir jāaizpilda.
   • name (obligāts) — attēlošanas nosaukums.
   • description — neobligāts apraksts, kas palīdz AI.
   • code — jūsu pašu īsais kods vērtībai. Ja kolonnu izlaižat vai šūnu atstājat tukšu, vērtība patur jau esošo kodu.
4. Saglabājiet failu CSV formātā un atlasiet to importēšanas dialogā. Vienā failā var importēt līdz 10 000 vērtībām.
5. Noklikšķiniet Import. Kad tas pabeigts, dialogs rāda, cik vērtību tika izveidotas, cik atjauninātas un cik rindu neizdevās.

Atjaunināšana ar importu: ja rindas referenceId šajā dimensijā jau pastāv, imports atjaunina šo vērtību, nevis izveido dublikātu. Tas nozīmē, ka var atkārtoti importēt izlabotu failu, lai vienlaikus atjauninātu vērtības.

Ja dažas rindas neizdodas (piemēram, trūkst nosaukuma), derīgās rindas tik un tā tiek importētas — tiek izlaistas tikai neizdevušās rindas, un tās tiek uzskaitītas, lai jūs varētu tās izlabot un importēt atkārtoti.

Vērtības, kas pievienotas, izmantojot importu, netiek piesaistītas konkrētam lietotājam, tāpēc kolonnā Created By tām nav norādīts vārds.

Vērtības rediģēšana

Noklikšķiniet uz jebkuras vērtības sarakstā, lai atvērtu Edit Value dialogu. Mainiet nosaukumu, aprakstu, kodu vai atsauces ID, pēc tam noklikšķiniet Save. Koda maiņa tiek atjaunota arī dokumentos, kuriem šī vērtība jau ir piešķirta, tāpēc tajos nekad nepaliek vecais kods.

Vērtības dzēšana

Atveriet Edit Value dialogu vērtībai, ko vēlaties noņemt, pēc tam noklikšķiniet Delete dialoga apakšējā kreisajā stūrī.

Kas notiek tālāk, atkarīgs no tā, vai vērtība tiek izmantota.

• Neviens to neizmanto — tā tiek dzēsta pavisam.
• Dokumentiem ir piešķirta šī vērtība — tā tiek arhivēta. Vērtība pazūd no izvēlnēm, vairs netiek meklēta automātiski un tiek noņemta no tā, kas tiek piedāvāts mākslīgajam intelektam. Dokumenti, kas jau klasificēti ar šo vērtību, to rāda tieši tāpat kā līdz šim.

Arhivēšana ļauj vērtību izņemt no lietošanas, nepārrakstot vēsturi. Izmaksu centram, ko slēdzāt pagājušajā gadā, joprojām jābūt saprotamam uz pagājušā gada rēķiniem.

Lai arhivētu vērtību atgrieztu, pievienojiet to no jauna ar to pašu atsauces ID. To var izdarīt reģistra ekrānā vai ar sinhronizāciju no grāmatvedības sistēmas. Vērtība atgriežas izvēlnēs un meklēšanā, un dokumenti, kas uz to atsaucās, visu laiku paliek neskarti.

Efektīvu vērtību aprakstu rakstīšana

Vērtību apraksti norāda AI, kāda veida izdevumi vai darījumi šai vērtībai jāsaņem. Konkrēti apraksti būtiski uzlabo AI precizitāti. Piemēram, dimensijai "Cost Center":

Dimensijas dzēšana

Dimensijas detalizētajā lapā (General cilnē) ritiniet uz leju līdz sadaļai Delete Dimension. Noklikšķiniet Delete This Dimension, lai neatgriezeniski dzēstu dimensiju un visas tās vērtības. Ja dimensija ir izmantota dokumentos, dzēšana var neizdoties.

Member lomas piekļuve

Member lomas lietotāji var skatīt dimensiju sarakstu un vērtības, bet nevar pievienot, rediģēt vai dzēst dimensijas vai vērtības. Kad Member noklikšķina uz vērtības, tā atveras tikai lasāmā "Value Details" skatā.