Lomas un tiesības

Finpilo nāk ar trīs lietotāju lomām, un jūs varat izveidot arī savas lomas. Owner un Admin lomām ir identiskas tiesības saskarnē, izņemot to, ka Owner lomu var piešķirt vai atņemt tikai Owner. Member lomai ir ierobežota piekļuve konfigurācijas un pārvaldības funkcijām.

Loma ir tiesību kopums, un katrs ekrāns rāda vai paslēpj pogas un cilnes atbilstoši tiesībām, ko aptver jūsu lomas. Finpilo pārbauda tās pašas tiesības, kad jūs saglabājat, un arī tad, kad jūsu vārdā darbojas AI asistents vai API. Tabulās zemāk redzams, ko redz katra loma.

Lomu pārskats

Lomas pa uzņēmumiem

Cilvēku pievieno konkrētiem uzņēmumiem, un katra viņa loma darbojas tur, kur tā dota:

• Visa darbvieta. Loma darbojas katrā uzņēmumā, arī tādā, kas pievienots vēlāk. Owner un Admin dod šeit.
• Viens uzņēmums. Loma darbojas tikai šajā uzņēmumā. Member ir Member katrā uzņēmumā, kuram viņš pievienots.

Kas SIA Alfa ir Apstiprinātājs un SIA Beta ir Skatītājs, tas Alfa dokumentus pārvieto, bet Beta dokumentus tikai redz. Cilvēks redz tikai tos uzņēmumus, kuriem viņš pievienots, ja vien viņam nav lomas visai darbvietai.

Darbvietas iestatījumi darbojas tikai no lomas, kas dota visai darbvietai: lauki, dzīves cikli, darbplūsmas, integrācijas, integrāciju žurnāli, grupas, lomas, cilvēki, API un AI piekļuve un lietojums. Dotas vienā uzņēmumā, šīs tiesības neko nedod.

Dokumenta vai dimensijas cilne History redzama tikai ar History › See tajā uzņēmumā. Dimensijas vērtību importam vajag Add un Edit, jo imports var mainīt jau esošas vērtības.

Grupai lomas ir tāpat, visai darbvietai vai uzņēmumā, un visiem grupas dalībniekiem tās ir tur. Kad statusa pāreja, apstiprināšana vai paziņojums nosauc lomu, tas nozīmē cilvēkus, kuriem šī loma ir dokumenta uzņēmumā.

Lomas, ko veidojat jūs

Owner, Admin un Member ir katrā darbvietā. Jums var būt arī savas lomas, piemēram, "Apstiprinātājs" vai "Tikai skatīšanās": nosaukums un tiesības, ko atzīmējat tabulā. Katrai jomai ir See, Add, Edit un Delete, un dokumentiem arī Move un Share. Atzīmējot jebkuru jomas rūtiņu, atzīmējas arī tās See, un tā paliek bloķēta, kamēr šī rūtiņa ir atzīmēta.

Lomas ir sadaļā Workspace Settings → People → Roles. Add Role izveido jaunu lomu. Lomas ⋮ sarakstā ir Duplicate, kas sāk jaunu lomu ar tām pašām atzīmētajām rūtiņām. Owner kopijai ir atzīmētas visas rūtiņas, izņemot tiesības piešķirt Owner. Tās paliek tikai Owner lomai. Atveriet lomu, lai to pārdēvētu vai mainītu rūtiņas, pēc tam noklikšķiniet Save. Tabulai ir divas daļas. Pirmā darbojas uzņēmumos, kuros loma piešķirta. Otrā darbojas tikai tad, ja loma piešķirta visai darbvietai. Delete Role ir ⋮ izvēlnē lomas lapas augšā. Owner atveras ar visām rūtiņām atzīmētām, un tur neko nevar mainīt. To visu var izdarīt arī jūsu AI asistents.

• Cilvēkam var būt vairākas lomas, katra visai darbvietai vai uzņēmumā. Uzņēmumā viņš drīkst visu, ko kopā atļauj viņa lomas šajā uzņēmumā un visas darbvietas lomas.
• Arī grupai var būt lomas. Tad visi grupas dalībnieki tur šīs lomas tur, kur tās ir grupai, tik ilgi, kamēr ir grupā (skatiet Grupas).
• Uzaicinājums jau no sākuma dod cilvēkam lomas visai darbvietai vai katram uzņēmumam atsevišķi un pievieno viņu grupām. Vēlāk tās maina cilvēka lapā (skatiet Workspace Settings). To var izdarīt arī jūsu AI asistents.
• Statusa pārvietojumu, apstiprinājumu, paziņojumu un dokumenta slēgšanu var ierobežot arī ar lomu, tajā pašā sarakstā, kur norāda cilvēkus un grupas. Pāreja, kas ierobežota ar dažiem cilvēkiem, ir tikai viņiem. Arī Admin, ko tā nenosauc, to nevar veikt.
• Owner lomu nevar mainīt vai dzēst, nevienai citai lomai nevar būt tiesības piešķirt vai atņemt Owner, un darbvietā vienmēr paliek viens Owner. Finpilo piegādātās lomas nevar dzēst.
• Lomai nevar dot tiesības, kuru nav jums pašam tur, kur tās dodat. Ziņojums nosauc trūkstošās tiesības. Lai pievienotu kādu grupai, jums pašam jābūt tam, ko dod grupas lomas. Lomas vai grupas pārdēvēšanai, rūtiņas noņemšanai vai cilvēka izņemšanai no grupas tas nav vajadzīgs.
• Lomu, kas kādam pieder vai ko vēl nosauc grupa, dzīves cikls vai darbplūsma, nevar dzēst. Ziņojums pasaka, kas to izmanto, lai jūs vispirms varētu to nomainīt tur.
• Izdzēsta loma tiek nolikta malā. Tā neko nedod un pazūd no visiem sarakstiem. Atlasiet lomas pēc Deleted, lai to atrastu. Tā atveras tikai skatīšanai, un Restore Role tās lapas augšā to atjauno.

Kāpēc kāds kaut ko drīkst

Pajautājiet savam AI asistentam, ko cilvēks drīkst darīt un kāpēc. Atbildē ir katra viņa tiesība, loma, no kuras tā nāk, grupa, caur kuru šī loma nonāk pie viņa, ja lomu dod grupa, un uzņēmums, kurā tā darbojas. Tā ir ātrākā atbilde uz jautājumu, kāpēc kaut kas tika atteikts.

Kurš redz kurus dokumentus

To nosaka trīs lietas, un nekas cits.

1. Lomas, katrā uzņēmumā atsevišķi. Loma, kas drīkst skatīt dokumentus uzņēmumā, redz šī uzņēmuma dokumentus. Bez tās cilvēks tur redz tikai dokumentus, kas viņam doti.
2. Dokumentam dota piekļuve. Solis Change Access statusa pārejā vai darbplūsmā dod nosauktajiem cilvēkiem, grupām vai lomām līmeni šim dokumentam: View, Edit, Manage vai līmeni, ko izveidojusi jūsu darbvieta. Piekļuve paliek pie dokumenta, līdz cits Change Access to šim cilvēkam maina. Līmeņa vietā izvēlieties No access, lai atņemtu to, ko šiem cilvēkiem šajā dokumentā deva Change Access un manuāla kopīgošana. Apstiprināšana un paziņojums dod View tiem, kuriem tie adresēti, lai viņi var atvērt to, par ko viņiem jautā. Dokumenta augšupielāde vai nosūtīšana e-pastā pati par sevi piekļuvi nedod. Grupai piekļuve tiek dota kā grupai, tāpēc arī tas, kurš grupai pievienojas vēlāk, dokumentu redz.
3. Statusa piekļuves noteikums. Statuss var noteikt, kurš redz tā dokumentus, pēc izvēles tikai tad, ja dokuments atbilst nosacījumam, piemēram, "piegādātājs ir Amber Housing". Kamēr dokuments ir šajā statusā un atbilst, to redz tikai noteikumā nosauktie cilvēki, ar noteikumā doto līmeni. Pārējie to neredz, arī tie, kuriem piekļuve dota iepriekš, un Admin, ko noteikums nenosauc. Kad dokuments pāriet tālāk vai tā dati vairs neatbilst, noteikums vairs nedarbojas.

Kurš drīkst kopīgot. Dokumenta kopīgošanai, kopīgojuma maiņai vai noņemšanai un piekļuves atjaunošanai pēc noklusējuma vajadzīga tiesība Share šim dokumentam. Tā ir Owner un Admin lomai. Member lomai tās nav, un tās nav arī tam, kurš dokumentu drīkst tikai skatīt vai labot. Share varat atzīmēt jebkurai savai lomai, un tā ir arī Manage līmenī, tāpēc tas, kam dots Manage vienam dokumentam, drīkst kopīgot šo dokumentu. Dokumentu kopīgo ar cilvēkiem un grupām, nekad ar lomu. Neviens nevar dot vairāk piekļuves, nekā pats drīkst, neviens nevar mainīt vai noņemt kopīgojumu, kas ir augstāks par viņa paša līmeni, un nevienam nevar dot piekļuvi uzņēmumam, kurā viņš nav. Apstiprināšana, kas nosauc cilvēku, kurš nav dokumenta uzņēmumā, neizdodas un nosauc, kurš tas ir. Apstiprināšana, kas nosauc grupu, jautā tikai tiem grupas dalībniekiem, kuri var atvērt dokumenta uzņēmumu, un pabeigtais solis nosauc pārējos.

Piemērs: cilvēki redz tikai savus dokumentus. Viņu lomai nedodiet piekļuvi dokumentiem un pirmajai pārejai pēc Uploaded pievienojiet soli Change Access, kas dod Submitted by līmeni Edit. Tad katrs redz dokumentus, ko pats augšupielādējis vai nosūtījis e-pastā, kā arī to, kas ar viņu kopīgots vai ko viņam lūdz apstiprināt.

Dokumentu kopīgo ar cilvēkiem un grupām. Loma piekļuvi dokumentam iegūst tikai ar soli Change Access. Lai kopīgotu dokumentu, atveriet to un tā izvēlnē ⋮ izvēlieties Share. Logā redzams, kam ir piekļuve un kāpēc. Sadaļā Share with pievienojiet cilvēkus vai grupas, izvēlieties viņu piekļuvi (Access) un izvēlieties Save. Rindai, kas kopīgota manuāli vai ar soli Change Access, līmenis ir sarakstā, kur to var mainīt vai izvēlēties Remove access. Nekas nemainās, līdz izvēlaties Save. Cancel visu atceļ. Save kļūst pieejams, kad kaut ko maināt. Pēc Save logs paliek atvērts un rāda, kam piekļuve ir tagad, un Close to aizver. Lai kopīgotu vairākus dokumentus uzreiz, atzīmējiet tos sarakstā un joslā izvēlieties Share. Share redzams tikai tad, ja jums ir tiesības kopīgot. Neviens nedod vairāk, nekā pats drīkst. To pašu var izdarīt arī jūsu AI asistents. Kopīgojuma noņemšana un atjaunošana noņem to, ko deva Change Access un manuāla kopīgošana, vienam vai visiem. Atbilde uz jautājumu, kurš redz dokumentu, arī saka, vai jūs drīkstat to kopīgot, kādus līmeņus drīkstat dot, kam drīkstat to dot un kurus kopīgojumus drīkstat mainīt vai noņemt. Tas, ko deva apstiprināšana vai paziņojums, paliek.

Iestatīšana. Atveriet statusu dzīves cikla redaktorā. Sadaļā Lock ieslēdziet bloķēšanu. Sadaļā Only When pievienojiet nosacījumu, ja jābloķē tikai atbilstošie dokumenti, un sadaļā Can Still Edit norādiet, kas joprojām drīkst labot. Sadaļā Who Sees It izvēlieties Add Rule un norādiet noteikuma nosacījumu, cilvēkus (People) un viņu piekļuvi (Access). Statusam var būt vairāki noteikumi. Dokumentu, kas atbilst vairākiem, redz katra noteikuma cilvēki. Pārejai vai darbplūsmai pievienojiet soli Change Access un izvēlieties tā People un Access.

Kurš drīkst labot dokumentu

Cilvēks var mainīt dokumentu, ja ir izpildīti divi nosacījumi.

1. Viņš drīkst to labot. Viņa loma ļauj redzēt un labot dokumentus tā entītijā, vai arī dokumentam viņam ir dota piekļuve Edit vai Manage (kopīgojot vai ar soli Change Access). Kamēr darbojas statusa piekļuves noteikums, skaitās tikai tā dotā piekļuve.
2. Dokumenta statuss viņam nav bloķēts. Statuss, kuram ieslēgts Lock, bloķē visus, arī administratorus, ja vien sadaļā Can Still Edit nav norādīti viņi paši, viņu grupa vai viņu loma. Citiem dokuments vispirms jāpārvieto prom no šī statusa, ja šī pāreja viņiem ir atļauta.

Jūsu darbvietas darbplūsmas joprojām var rakstīt bloķētā dokumentā.

Tiesības pa jomām

Sānjoslas navigācija

Dashboard

Nav tiesību ierobežojumu. Visas lomas redz vienādu saturu.

Dokumentu saraksts

Katrs redz dokumentus, kurus drīkst redzēt (sk. Kurš redz kurus dokumentus), un var tos meklēt, filtrēt, augšupielādēt un eksportēt.

Document View

Entity Management

Partners

Dimensions

Document Types

Skati

Workspace Settings

Entītijas Integrāciju cilne

User Settings (personīgie)