Apstiprināšanas iestatīšana

Apstiprinājums lūdz vienu vai vairākus cilvēkus izlemt par dokumentu, pirms tas virzās tālāk. Piemēram, "visam, kas pārsniedz 5000, vajadzīgs finanšu vadītāja apstiprinājums". Šajā lapā aprakstīti trīs veidi, kā to iestatīt, kā izvēlēties piemēroto un kā to izmēģināt uz īsta dokumenta, pirms tas sāk darboties.

Visi trīs izmanto vienu un to pašu pamatu: nosacījumus. Nosacījums pārejā izlemj, vai pāreja notiek. Nosacījums darbplūsmas solī izlemj, vai solis tiek izpildīts. Nosacījums var arī nolasīt, ko apstiprinājums izlēma.

Pirms sākat

Vispirms atbildiet uz šiem jautājumiem. No tiem atkarīgs, kurš veids der.

1. Kas apstiprina? Viens cilvēks, vairāki cilvēki pēc kārtas vai dažādi cilvēki dažādām nodaļām, projektiem vai kategorijām?
2. Kas nosaka maršrutu? Summa, dokumenta veids, dimensija dokumentā vai tā rindās?
3. Viss dokuments vai savas rindas? Vai katrs apstiprinātājs lemj par visu dokumentu vai tikai par savām rindām (piemēram, savu izmaksu centru)?
4. Limiti. Vai virs kādas summas pievienojas vēl cilvēki? Limits vienmēr skatās apstiprinātāja rindu kopsummu, tāpēc vienas izmaksas sadalīšana pa vairākām rindām to neapiet.
5. Noraidīšanas gadījumā. Vai dokuments atgriežas, vai kādam tiek paziņots, vai tiek aizpildīts lauks?
6. Ja neviens neizlemj. Vai pieprasījumam pēc laika jābeidzas un tad jāskaitās apstiprinātam, noraidītam vai jānodod augstāk?
7. Kam apstiprinājums nav vajadzīgs. Dokuments, kuram neatbilst neviens nosacījums, vienkārši nevienam netiek nosūtīts.

1. veids · Apstiprinājums pārejā

Vienkāršākais veids, bez darbplūsmas. Sadaļā Workspace Settings › Lifecycles atveriet dzīves ciklu, atveriet pāreju, piemēram, Send for Approval, un izvēlieties Add Action › Approval. Iestatiet Who approves un How many must approve. Pēc tam pievienojiet pārejas no apstiprinājuma statusa, kuru nosacījumi zem Outcomes nolasa tā rezultātu: apstiprināts, noraidīts vai beidzies laiks.

Der, ja viens noteikums aptver visu, piemēram, "vadītājs apstiprina katru rēķinu virs 500".

2. veids · Darbplūsma katram apstiprinājuma veidam

Katrai darbplūsmai ir sava loģika, piemēram, "Mārketinga apstiprinājums" un "Administrācijas apstiprinājums". Darbplūsma sākas, kad dokuments atbilst tās nosacījumam vai kad to sāk pāreja. Dzīves cikla pārejas zem Outcomes nolasa darbplūsmas rezultātu: pabeigta, noraidīta vai atcelta.

Der, ja jums ir daži atsevišķi noteikumi, par kuriem rūpējas dažādi cilvēki.

3. veids · Viena darbplūsma ar daudziem maršrutiem

Viena darbplūsma satur visus maršrutus. Soļi, pirms kuriem nekā nav, sākas vienlaikus, katrs ar savu nosacījumu (nodaļa, kategorija, partneris, dokumentā vai tā rindās). Vēlākie soļi pievieno cilvēkus virs limita, piemēram, kad apstiprinātāja rindu kopsumma ir vismaz 500. Dzīves cikls nosauc šo vienu darbplūsmu.

Der, ja maršrutu ir daudz un tos vēlaties uzturēt vienā vietā.

Ko redz apstiprinātājs

Apstiprinātāja pieprasījumā redzama jūsu uzrakstītā ziņa un rindas, uz kurām attiecas viņa lēmums, ar to kopsummu. Ko tajā rādīt, izvēlieties apstiprinājuma solī pie What they see. Nospiediet Preview, lai redzētu pieprasījumu tieši tā, kā to redzēs apstiprinātājs, uz kāda no jūsu dokumentiem. Kā cilvēki atbild, skatiet Darbības.

Izmēģināšana pirms darbības

• Pie jebkura nosacījuma izvēlieties Test on a Document un dokumentu. Pie katra nosacījuma parādās Matches, Does not match vai Cannot be decided ar iemeslu.
• Apstiprinājuma solī Preview parāda pieprasījumu, ko izraisītu izvēlētais dokuments.
• Saglabājiet izmaiņas kā melnrakstu. Nekas nedarbojas, kamēr nenospiežat Publish. Publicējot Finpilo pārbauda iestatījumus un nosauc katru problēmu kopā ar soli, kurā tā ir.
• Ar Finpilo savienots AI asistents var izveidot jebkuru no trim veidiem. Darbplūsmai tas vispirms parāda plānu īstam dokumentam: kuri soļi tiek izpildīti, kuri izlaisti un kāpēc, kam tiek jautāts, kādas rindas un kopsummu redz katrs cilvēks. Apstiprinājumam pārejā tas parāda, kam pāreja jautātu. Nekas netiek saglabāts, kamēr jūs nepiekrītat. Skatiet AI asistenti.

Pēc tam palaidiet vienu īstu dokumentu un atveriet tā pieprasījumu. Jābūt īstajiem cilvēkiem, īstajām rindām un dokumentam, kas virzās tālāk, kad viņi izlemj.

Biežākās kļūdas

• Maršruts, kura pirmais apstiprinātājs izkrīt, nevienam nejautā. Ja pirmais cilvēks ķēdē pats iesniedza dokumentu vai ir aizgājis, dokuments gaida uz nevienu. Katrai ķēdei paredziet aizvietotāju.
• Lēmums, kuram nav ceļa, aptur dokumentu. Pārliecinieties, ka katrs rezultāts (apstiprināts, noraidīts, beidzies laiks) kaut kur ved.
• Limits salīdzina skaitli, nevis valūtu. 5000 USD un 5000 EUR abi pārsniedz "virs 5000". Ja pieņemat vairākas valūtas, pievienojiet summai blakus valūtas nosacījumu.