Darbplūsmas
Darbplūsma ir uzdevumu kopums. Piemēram, tā var lūgt vadītājam apstiprināt rēķinu, mainīt lauka vērtību vai nosūtīt informāciju citai sistēmai. Palaišanas veids nosaka, kad darbplūsma sākas. Savienojumi un nosacījumi nosaka, kuri uzdevumi seko.
Darbplūsmas pārvalda Workspace Settings → Workflows. Sāciet ar vienu skaidru rezultātu, izvēlieties palaišanas veidu, pēc tam izveidojiet un pārbaudiet soļus. Save saglabā melnrakstu. Publish padara derīgu versiju pieejamu jaunām izpildēm. Tālākās pamācības ļauj iepazīt īstās vadīklas ar lokālām piemēra vērtībām, nepalaižot darbplūsmu.
Kas ir darbplūsma
Name
Darbplūsma veic darbu ap dokumentu, piemēram, pieprasa apstiprinājumu. Name pasaka rezultātu.
- Tā var arī nosūtīt dokumentu tālāk
- Piemēram, Vadītāja pārbaude
How It Starts
How It Starts nosaka darbplūsmas aktivizētāju, vai arī to sāk dzīves cikla pāreja. Melnraksta saglabāšana to nekad neizpilda.
- Manual: kāds to palaiž no dokumenta, saraksta, statusa maiņas vai API
- On a Schedule: noteiktos laikos
- When a Document Matches a Condition: vienreiz katram atbilstošam dokumentam
- When an HTTP Request Is Received: to izsauc cita sistēma
- When Fields Change: saglabāšana maina sekotu lauku
- When Read by AI: katru reizi, kad AI nolasa atbilstošu dokumentu
Runs For
Runs For izvēlas vienības, kurām pieder grafiks vai ienākošs izsaukums. Katra vienība saņem savu izpildi.
Steps
Pēc izveides atveras darbplūsmas Steps shēma, kur pievieno darbības. Nekas nedarbojas, kamēr to nepublicējat.
Sākums pēc dokumenta datiem
When a Document Matches a Condition ļauj darbplūsmai pašai reaģēt uz dokumentiem.
- Tā sākas vienreiz katram atbilstošam dokumentam
Sākums pēc grafika
On a Schedule
On a Schedule pats izpilda regulāru darbu, piemēram, nakts sinhronizāciju.
- Tas sāk darbplūsmu noteiktos laikos bez dokumenta
- Laiki ir UTC
Runs for
Runs for nosauc vienības, kurām pieder grafiks. Katra vienība saņem savu izpildi.
Repeat
Repeat nosaka atkārtošanās veidu, un zemāk esošie lauki mainās līdzi.
- Every … minutes: noteikts intervāls minūtēs starp izpildēm
- Every … hours: noteikts intervāls stundās starp izpildēm
- Every day: jūsu norādītajos laikos
- Every week: izvēlētajās dienās izvēlētajos laikos
- In detail…: minūti, stundu, dienu, mēnesi un nedēļas dienu norādāt paši
On these days
On these days izvēlas dienas, kurās tā darbojas. Katrs laiks zemāk attiecas uz katru izvēlēto dienu.
At these times
At these times ir UTC laikā, nevis jūsu pulkstenī. Next Runs tos rāda jūsu laikā.
In detail…
In detail… ļauj pašiem norādīt minūti, stundu, mēneša dienu, mēnesi un nedēļas dienu. Next Runs rāda rezultātu.
Sākums no citas sistēmas
When an HTTP Request Is Received
When an HTTP Request Is Received ļauj citai sistēmai sākt darbu brīdī, kad tajā kaut kas notiek.
- Tas sāk, kad izsauc tās adresi
Runs for
Runs for nosauc vienības, kurām pieder izsaukums. Katra vienība saņem savu izpildi.
Address
Address ir vieta, uz kurieni cita sistēma sūta izsaukumus. Tā tiek izveidota, kad darbplūsma tiek saglabāta.
Hook key
Hook key ir katrā izsaukumā galvenē X-Hook-Key. Izsaukums bez tās tiek noraidīts.
Request body
Request body ir piemērs tam, ko sūta cita sistēma. Tā lauki kļūst pieejami soļiem zemāk.
Darbplūsmas soļu kārtība
Workflow diagram
Shēma parāda visu darbplūsmu vienā skatā, un līnijas no Starts nosaka, kas notiek un kad.
- Rūts vieta ekrānā neko nemaina
Add Action
+ aiz rūts pievieno darbību tur. + uz līnijas ievieto darbību pirms līnijas galamērķa.
Action card
Rūts, piemēram, Approval, šeit atver savu karti ar darbības iestatījumiem. Katram veidam ir savi lauki.
Which result
Which result izvēlas iepriekšējā soļa iznākumu, kuram šī līnija seko.
- Any result: līnija seko jebkuram soļa iznākumam
- A named result: līnija seko tikai šim iznākumam
- And only when: pievieno nosacījumu nākamajam solim
Continue with an existing action
Ķēdes beigās + piedāvā Continue with an existing action jaunas darbības vietā.
- Joins here: solis gaida arī šo ceļu
- Another round: ceļš atgriežas pie agrāka soļa
Finished when
Grupa izpilda soļus paralēli, un Finished when nosaka, kad tā uzskatāma par pabeigtu.
- All of them: ir pabeigts katrs grupas solis
- Any one: pietiek ar pirmo pabeigto soli
- A number of them: skaits, kas norādīts laukā How many of them
Izpildes vērtības
Viena ziņa der katram dokumentam, jo @ ievieto izpildes vērtības laukā What To Say.
- Parasts teksts paliek, kā rakstīts
- Document fields: paša dokumenta vērtības
- Earlier steps: pirms šī soļa esošo soļu rezultāti
Darbplūsmas publicēšana un uzturēšana
Unpublished changes
Darbplūsma mainās tikai pēc Publish, tāpēc izpildes nekad nesaņem nepabeigtas izmaiņas.
- Save: saglabā melnrakstu
- Publish: to pārbauda un padara par versiju jaunām izpildēm
- Unpublished changes: saglabāts melnraksts, kas vēl nav spēkā
- Could not publish: parāda, kāpēc melnraksts tika noraidīts
Discard Draft
Discard Draft noņem nepublicētās izmaiņas un atgriež publicēto versiju.
Pause Workflow
Pause Workflow neļauj sākties jaunām izpildēm, bet jau notiekošās beidzas. Resume Workflow ļauj jaunām izpildēm atkal sākties.
History
Katra publicētā versija ir uzskaitīta ar izmaiņām. Vecākai versijai ir Restore Version, kas to padara par jūsu melnrakstu.
Darbplūsmas izpildes
Run timeline
Katra izpilde tiek ierakstīta, tāpēc redzat, kas ir Completed un kas ir Upcoming.
- Dokumenta cilne Activity rāda to pašu laika joslu, jaunāko soli augšā
- Upcoming: šobrīd notiekošais solis un soļi, kas vēl gaida
- Completed: soļi, kas ir pabeigti
- Workflow started: kas izpildi sāka un kad
Failure reason
Neizdevusies izpilde parāda iemeslu zem soļa, kas neizdevās, pirms Retry Run.
Retry Run
Retry Run sūta neizdevušos izpildi vēlreiz no soļa, kas neizdevās.
Cancel Run
Cancel Run aptur notiekošu izpildi un aizver tās atvērtos apstiprinājumus.
Solis: Change Access
Change Access
Change Access ļauj piekļuvei sekot procesam, piemēram, atvērt apstiprinātu dokumentu grāmatvedībai.
- Tā piešķir cilvēkiem, grupām vai lomām dokumenta piekļuves līmeni
- Tā var piekļuvi arī atņemt
Cilvēki
People nosauc, kas saņem vai zaudē piekļuvi. Grupa vai loma paliek kā tāda, tāpēc arī vēlāk pievienotie to saņem.
Piekļuve
Access ir līmenis, ko cilvēki saņem. Līmeņus nosaka jūsu darbvieta, piemēram, View.
Nav piekļuves
No access atņem piekļuvi, ko šiem cilvēkiem dokumentam devusi kopīgošana vai Change Access solis.
Solis: Change Rows
Change Rows
Change Rows ļauj ikdienas rindu labojumiem notikt pašiem.
- Tā pievieno, labo, dublē, dzēš, apvieno vai sadala tabulas rindas
- Katra maiņa var sekot nosacījumam
Rindas no
Rows from ir tabula, kuras rindas mainās.
Which rows
Which rows nosaka, kuras rindas katra maiņa skar.
- All of them: visas tabulas rindas
- Only rows I pick: rindas, kas atbilst nosacījumam
Maiņa: Add
Add pievieno jaunas rindas tabulas beigās.
- New Lines tās uzskaita
- Kolonna, ko rinda neaizpilda, paliek tukša
Maiņa: Edit
Edit ieraksta jaunas vērtības atlasītajās rindās. Set uzskaita kolonnas, kas mainās, katrai ar savu jauno vērtību.
Maiņa: dzēst
Delete noņem atlasītās rindas. Ar All of them tiek noņemtas visas rindas, tāpēc svarīgs ir tvērums.
Rindu dublēšana, apvienošana un sadalīšana
Maiņa: Duplicate
Duplicate pārveido rindas nākamajai sistēmai bez roku darba.
- Tā kopē katru atlasīto rindu, un kopija saglabā vērtības, izņemot mainītās
Kopijai
On the Copy uzskaita kolonnas, kuru vērtības kopija saņem citas.
Maiņa: apvienot
Merge apvieno atlasītās rindas vienā rindā katrai grupai.
Group by
Group by nosauc kolonnas, kuru vienādās vērtības liek rindas vienā grupā, un katra grupa kļūst par vienu rindu.
- Column Rules: var noteikt vienas kolonnas noteikumu šai apvienošanai
Maiņa: Split
Split pārvērš katru atlasīto rindu divās vai vairākās daļās. Split by nosaka, kā daļas to sadala.
- Share: katra daļa saņem rindas daļu
- A column: katra daļa saņem summu no vienas dalāmās kolonnas
Daļas
Parts uzskaita daļas, kurās sadalās katra rinda.
- Katrai ir sava daļa vai summa
- Katra var iestatīt savas kolonnu vērtības
Solis: Delay
Delay
Delay ļauj darbplūsmai sagaidīt īsto brīdi, piemēram, dažas dienas pirms atgādinājuma.
- Tā aptur izpildi uz laiku vai līdz datumam
- Tad izpilde turpinās, un gaidīšana nav kļūme
Gaidīt
Wait ir laika ilgums. Dienas, stundas un minūtes saskaita, tāpēc 1 diena un 6 stundas ir trīsdesmit stundas.
vai līdz
or until gaida datumu, ko izpilde jau zina, piemēram, apmaksas termiņu. Jau pagājis datums ļauj turpināt uzreiz.
Solis: Read with AI
Read with AI nolasa dokumentu vēlreiz, kad to prasa jūsu process.
- Tā nolasa failu un aizpilda dokumentu ar atrastajiem datiem
- Lasīšana var patērēt kredītus
Solis: Read Record
Read Record
Read Record ļauj nākamajiem soļiem izmantot citur glabātus datus, piemēram, partnera datus.
- Tas atrod vienu ierakstu, un nākamie soļi izmanto tā laukus
Ieraksts
Record ir meklējamā ieraksta veids.
- Document: dokuments
- Dimension Value: dimensijas vērtība, piemēram, partneris
- Entity: vienība
Which one
Which one nosaka, kuru ierakstu nolasa.
- Found by: lauks, kas to identificē, atkarībā no ieraksta veida
- Value: meklējamā vērtība
- Tā ir fiksēts teksts vai izpildes vērtība, ko ievieto ar @
Dimensija
Dimension ir dimensija, kurā meklē dimensijas vērtību. Vienāds kods var būt dažādās dimensijās.
Solis: Update Field
Update Field
Update Field ļauj vērtības aizpildīt procesam, nevis cilvēkam.
- Tas ieraksta vērtības dokumenta vai saistīta ieraksta laukos
Uz
On ir ieraksta veids, kura laukus maina. Piedāvātie veidi ir šeit atļautie galamērķi.
Kurš
Which one izvēlas ierakstu, ko mainīt.
- The one this run is about: dokuments, kuram izpilde sākta
- The one where…: cits ieraksts, ko atrod pēc lauka un vērtības
Found by un Value
Found by ir lauks, kas identificē ierakstu, piemēram, tā atsauce.
- Value: meklējamā vērtība
- Tā ir fiksēts teksts vai izpildes vērtība, ko ievieto ar @
Dimensija
Dimension ir dimensija, kurā meklē dimensijas vērtību. Vienāds kods var būt dažādās dimensijās.
Ko mainīt
What to Change uzskaita laukus, ko ieraksta, katram ar savu jauno vērtību. Dokumenta vērtības var ievietot ar @.
Solis: Write Records
Write Records
Write Records uztur sarakstus, piemēram, dimensijas vērtības, saskaņotus ar citu sistēmu.
- Tas izveido vai atjaunina ierakstus no izpildes datiem
Write into
Write into ir saraksts, kurā nonāk ieraksti, piemēram, dimensijas vērtības.
Atjaunināt esošo ierakstu, kad
Update the existing record when nosauc lauku, kas izšķir atjaunināšanu vai izveidi. Sakritība atjaunina, bez sakritības pievieno jaunu.
Kas nonāk katrā laukā
What Goes in Each Field aizpilda katru ieraksta lauku no saņemto rindu vērtības.
Rindas nāk no
Rows come from ir saraksts izpildes datos, kura rindas kļūst par ierakstiem.
Solis: Send Notification
Send Notification
Cilvēki uzzina par svarīgo, pašiem nepārbaudot. Send Notification nosūta izvēlētajiem cilvēkiem paziņojumu lietotnē.
- Tas informē, neprasot lēmumu
Kam paziņot
Who To Tell nosauc, kas to saņem. Grupa vai loma paziņo katram savam cilvēkam vienu reizi.
Ko teikt
What To Say ir tas, ko viņi lasa. Dokumenta vērtības var ievietot ar @.
Solis: Send Processing Feedback to AI
Send Processing Feedback to AI ar jūsu labojumiem uzlabo turpmāko nolasīšanu.
- Tas nosūta AI dokumenta saglabātās vērtības
- AI no tām mācās
Solis: Start Workflow
Start Workflow
Start Workflow ļauj darbplūsmai nodot darbu citai, piemēram, atsevišķu apstiprināšanu katrai rindu grupai.
- Tas sāk citu darbplūsmu šim dokumentam
- Vienu reizi vai katrai grupai
Sākt
Start ir darbplūsma, ko palaiž. Tā darbojas tai pašai vienībai un dokumentam, un pati sevi nevar palaist.
Run one for each group
Run one for each group sāk vienu izpildi katrai lauka vērtībai sarakstā.
- Solis vienmēr gaida
- in: sadalāmais saraksts
- Run one for each: lauks, kas veido grupas
Cita darbplūsma katrai grupai
A different workflow per group nosauc citu darbplūsmu nosauktai grupai. Visas pārējās grupas palaiž to, kas norādīta pie Start.
Atkārtotas nosūtīšanas gadījumā jautāt vēlreiz
On a re-send, ask again nosaka, kam jautā, kad šis solis atkal darbojas ar to pašu dokumentu.
- Everyone: jautā visām grupām vēlreiz
- Only the ones that did not finish: pabeigtās netiek aiztiktas
Pabeigts, kad
Finished when nosaka, kad grupas uzskata par pabeigtām. Vēl strādājošās grupas tad aptur.
- All finish: jāpabeidz katrai grupai
- Any one finishes: pietiek ar pirmo pabeigušo
- A set number finish: jāpabeidz precīzam skaitam
Kas lemj
Approval
Approval nodrošina, ka īstie cilvēki piekrīt, pirms dokuments iet tālāk.
- Tā lūdz cilvēkiem, grupām vai lomām lemt
- Pieprasījumi viņus sasniedz sadaļā Actions un ikdienas e-pasta kopsavilkumā
Kas apstiprina
Who Approves nosauc cilvēkus, grupas vai lomas, kam jālemj. Grupa vai loma jautā katram savam cilvēkam.
How many must approve
How many must approve nosaka, cik apstiprinājumu pietiek, lai solis būtu izlemts.
- All of them: jāapstiprina visiem
- Any one: pietiek ar vienu apstiprinājumu
- Most of them: jāapstiprina vairāk nekā pusei
- A set number: precīzs skaits, kas norādīts laukā How many is that
Automātiski apstiprināt sūtītāju
Auto-approve the sender automātiski ieraksta sūtītāja apstiprinājumu, ja sūtītājs ir viens no apstiprinātājiem.
Datu sūtīšana uz citu sistēmu
Send HTTP Request
Send HTTP Request nogādā dokumentus tieši citā sistēmā, piemēram, jūsu grāmatvedībā.
- Tas izsauc sistēmu un saglabā tās atbildi nākamajiem soļiem
Sūtīt uz
Send to nosauc saglabāto savienojumu, kas dod adresi un piekļuves datus.
- Entity's Destination: katra izpilde iet uz savas vienības galamērķi
Method un Address
Method ir pieprasījuma veids: GET lasa un POST sūta.
- Address: ceļš savienojuma adresē vai pilna adrese
- Dokumenta laukus tajā ievieto ar @
Papildu dati
Extra details ir saņēmēja prasītās galvenes, katrai ar Name un Value.
What to send
What to send ir dati, ko gaida saņēmējs, un Preview rāda aizpildīto rezultātu. Skaitļi paliek skaitļi.
- Leave out empty values: izlaiž tukšos laukus, 0 un false sūta
Dokumenta fails
The document file nosaka, vai dokumenta fails tiek sūtīts līdzi pieprasījumam.
- Not sent: fails netiek sūtīts
- As an attachment: fails iet kā pielikums
- Inside the message: fails iet datu laukā
Manuāls sākums
Manual sākas, kad kāds to pieprasa: no dokumenta, saraksta, statusa maiņas vai API.
Sākums pēc lauku maiņas
When
When Fields Change sāk darbplūsmu, kad saglabāšana maina kādu no izvēlētajiem laukiem.
Fields
Fields nosauc laukus, kuriem sekot.
- To sāk jebkura saglabāšana: cilvēka, API, asistenta vai darbplūsmas
Which Fields
Which Fields satur nosacījumus, kas sašaurina, kuras izmaiņas skaitās. Nosacījums var salīdzināt lauku ar tā vērtību pirms labojuma.
Sākums pēc AI lasīšanas
When
When Read by AI sāk darbplūsmu katru reizi, kad AI nolasa atbilstošu dokumentu, arī atkārtotā nolasīšanā.
Which Documents
Which Documents ierobežo to ar atbilstošiem dokumentiem. Dokumenti, kas nolasīti pirms darbplūsmas izveides, netiek skarti.
Atkārtota izvilkšana
Re-extract ar AI vēlreiz nolasa dokumentu no jau nolasītā teksta, ņemot vērā tā pašreizējo tipu.